La signature électronique RH nativement intégrée à My Silae : Conformité, Simplicité, Sécurité !
Avec la signature électronique My Silae, signez les documents de sortie en un clic : solde de tout compte, certificat de travail et attestation employeur rematérialisée (AER). Plus besoin d’impressions, d’envois postaux ou de relances interminables. Et pour une gestion totalement dématérialisée, d’autres documents RH, comme la fiche de paie, restent accessibles via votre espace dédié. Chaque document de sortie est signé en toute conformité légale et avec un niveau de sécurité optimal.
Un processus de sortie toujours conforme et sans contraintes
La gestion des documents de sortie d’un salarié est souvent une tâche complexe pour les services RH. Entre la nécessité d’assurer la conformité légale, de collecter les signatures et d’archiver correctement les documents, le processus peut devenir chronophage.
💡 Grâce à la signature électronique My Silae, les documents RH tels que solde de tout compte ou certificat de travail peuvent être signés rapidement, à distance et en toute sécurité. Le salarié n’a plus besoin de se déplacer, et les entreprises s’assurent que chaque document est validé dans le respect des réglementations en vigueur.
Fluidifiez la gestion administrative et optimisez les processus RH
Les services RH passent trop de temps à relancer les salariés et à suivre manuellement les dossiers. La signature électronique leur offre :
✅ Réactivité : les documents sont envoyés automatiquement et signés en temps réel.
✅ Archivage sécurisé : les documents sont stockés directement sur My Silae, accessibles en permanence.
✅ Un véritable gain de temps : fini les tâches chronophages, place à l’automatisation.
Grâce à la signature électronique, les entreprises simplifient leur gestion documentaire tout en garantissant la sécurité et la conformité des documents.
Un processus de signature simple, rapide et 100% digitalisé
📑 Le Gestionnaire Paie
génère en quelques clics les documents de sortie RH (solde de tout compte, le certificat de travail et l’AER).
✅ Le Chargé RH
vérifie et valide les documents avant de les envoyer en signature au salarié.
📩 Le Salarié
reçoit un e-mail sécurisé avec un accès immédiat à ses documents dématérialisés, prêts à être signés.
Un process optimisé qui accélère la gestion des sorties, sécurise chaque étape et garantit une conformité totale !
🔐Une fois signé : chaque document est disponible à l’archivage, sans intervention supplémentaire, et reste accessible à tout moment.
Bénéfices communs
Facilité et sérénité pour l’employeur comme pour le salarié
✅ Signature à distance en quelques clics : le salarié signe son solde de tout compte directement depuis son smartphone, tablette ou PC, sans aucune contrainte.
✅ Conformité légale garantie : les signatures numériques sont conformes aux normes eIDAS et RGPD, garantissant une acceptation en cas de contrôle.
✅ Preuve de Consentement et Sécurisation des Données : chaque signature électronique est horodatée et sécurisée, offrant une valeur probante indiscutable.
Les entreprises bénéficient ainsi d’un gain de temps considérable et d’une expérience simplifiée pour leurs équipes RH et leurs salariés.
Bénéfices humains
Accélérez la clôture des dossiers RH, un offboarding réussi
Une fois signé, chaque document est accessible au téléchargement pour une durée déterminée, sans action supplémentaire.
✅ Le salarié peut télécharger et conserver ses documents RH, comme son solde de tout compte, dans la période de disponibilité du lien, qui varie entre 7 et 30 jours.
✅ Un gain de temps considérable pour les entreprises, qui évitent la gestion manuelle et les erreurs d’archivage.
Grâce à la signature électronique, la gestion administrative devient fluide, organisée et conforme.
Évitez les conflits et malentendus
Une mauvaise gestion des documents RH peut entraîner des contestations et des litiges. La signature électronique My Silae garantit :
- Une preuve incontestable : chaque signature est horodatée et cryptée, assurant une traçabilité parfaite.
- Moins de litiges : l’employeur et le salarié disposent d’un document signé juridiquement valable.
- Un engagement clair et sécurisé : les signatures sont stockées de manière inviolable, offrant une protection optimale.
Les entreprises sécurisent ainsi leurs échanges et réduisent les risques de contestation.
Passez à la vitesse supérieure pour la gestion des documents de sortie RH
Optimisez la gestion RH dès aujourd’hui avec la signature électronique My Silae !
Transformation digitale des entreprises
Dématérialisation des documents RH : une transformation stratégique
La dématérialisation des documents RH est un atout majeur pour les fonctions RH. Avec My Silae, elle devient encore plus efficace, sécurisée et conforme aux réglementations.
📌 Pourquoi digitaliser les documents RH ?
- Réduction des coûts : moins d’impressions, d’envois postaux et de relances papier.
- Automatisation des processus : moins d’erreurs humaines et gain de temps considérable.
- Sécurité et traçabilité : archivage numérique inviolable et accessible à tout moment.
- Conformité légale garantie : respect des normes eIDAS et RGPD.
🚀 Un pas de plus vers une gestion RH totalement digitalisée et performante !
FAQ : Les questions que se posent nos utilisateurs
Quelles sont les réglementations à respecter pour la signature électronique ?
La signature électronique My Silae est conforme aux normes eIDAS et RGPD, garantissant une valeur légale reconnue en cas de contrôle. Le règlement européen eIDAS définit le cadre juridique pour les transactions électroniques, assurant une reconnaissance uniforme dans toute l’Union européenne.
Quelles sont les erreurs à ne pas commettre avec une signature électronique ?
Les entreprises doivent s’assurer que :
• Le signataire est bien identifié et authentifié
• La signature est réalisée dans un cadre juridiquement valide
• Les documents sont archivés de manière sécurisée
• Le consentement explicite du signataire est obtenu
• La traçabilité complète du processus de signature est maintenue
• Les certificats de signature sont à jour et valides
Les signatures numériques sont-elles sécurisées ?
Oui, elles utilisent un niveau de sécurité élevé, avec un cryptage avancé et un horodatage garantissant leur authenticité. My Silae intègre des protocoles de sécurité conformes aux standards internationaux, assurant :
- La protection contre la falsification
- L’intégrité des documents signés
- Un système d’authentification robuste
- La conservation sécurisée des preuves
Quels sont les 3 niveaux de sécurité pour la signature électronique ?
- Signature simple : Identification de base, adaptée aux documents courants et peu sensibles. Idéale pour les communications internes.
- Signature avancée : Liée à l’identité du signataire avec un niveau de sécurité renforcé. Recommandée pour les contrats de travail et documents RH importants
- Signature qualifiée : Niveau maximal, équivalent à une signature manuscrite. Basée sur un certificat qualifié et un dispositif sécurisé de création de signature. Nécessaire pour les documents légaux les plus sensibles.
Comment garantir la conformité légale de mes signatures électroniques ?
Pour assurer une signature électronique conforme, My Silae propose :
- Une vérification de l’identité des signataires conforme aux exigences légales
- Un processus d’authentification sécurisé, pouvant inclure une authentification multi-facteurs selon le niveau de signature requis
- Un système d’horodatage certifié
- Un suivi des signatures garantissant la traçabilité des opérations
- Un archivage sécurisé conforme aux normes en vigueur