My Silae simplifie la gestion des entretiens obligatoires

Le choix sérénité qui accompagne le parcours du salarié

Digitalisez vos processus RH et pilotez vos entretiens sans effort, en toute conformité. Laissez-vous guider par les modèles d’entretiens règlementaires existants et donnez plus de place aux échanges entre évaluateur et évalué.

7,1 millions de salariés

de salariés éligibles à My Silae

Intégration facile

et déployable en quelques clics

Modèles d'entretiens

entièrement personnalisables

Planification et suivi

des entretiens

Notre promesse

Gagnez en efficacité et conformité

L’employeur est soumis à des obligations en termes d’entretiens à mener auprès de ses salariés. Sont considérés comme dits « règlementaires » : l’entretien professionnel, l’entretien forfait jours, l’entretien bilan à 6 ans, les entretiens de fin de période d’essai, de retour et de droit a la déconnexion.

My Silae vous apporte une solution simple pour mener vos entretiens, les planifier, les suivre et transforme cette obligation légale en levier de développement pour vos salariés.

My Silae met les bénéfices à portée de main ! Découvrez comment cette solution peut transformer votre quotidien !  

Pour les entreprises

  • Conformité légale
  • Simplification des échanges manager - salarié
  • Amélioration de la communication
  • Aide à la décision et performance

Pour les gestionnaires de paie

  • Productivité & Efficacité
  • Centralisation des informations
  • Intégration à Silae Paie
  • Amélioration de la satisfaction client
  • Complète l'offre de service du cabinet

Pour les salariés

  • Suivi professionnel
  • Respect de la législation
  • Expression de formation ou d'évolution
  • Transparence
  • Facilité d'utilisation sur PC, tablette ou mobile

Conformité légale

Le respect des obligations en termes d’entretiens règlementaires  

Ne manquez plus les échéances, soyez toujours en règle.

Le module Gestion des entretiens règlementaires vous permet de respecter les obligations légales tout en offrant une expérience utilisateur optimale et digitalisée. La réalisation des entretiens règlementaires est une tâche chronophage pour les managers et le service RH quand elle est réalisée manuellement.
My Silae vous permet d’optimiser ce travail et d’assurer la conformité de votre organisation du point de vue RH, et de réduire ainsi les risques financiers et prud’hommaux que font peser le non-respect de ces obligations.  

Réaliser un entretien, avec un outil Saas, accessible à tout moment et sur tous les supports permet de valoriser les compétences de vos managers. La phase de préparation des collaborateurs avec des trames d’entretien personnalisables, en distanciel ou en en présentiel et quel que soit l’équipement (mobile, ordinateur, tablette…) de vos collaborateurs est améliorée. La traçabilité est également assurée avec l’archivage automatique des données.

Maintenez l’employabilité de vos salariés avec My Silae !

Du temps gagné

Les modèles d’entretiens préétablis et personnalisables  

Optimisez la gestion de vos entretiens avec My Silae en vous basant sur les modèles d’entretiens préétablis. Conçus pour simplifier la gestion de vos entretiens, les modèles fournissent une structure claire et précise à suivre selon le type d’entretien sélectionné. Traduisible également en anglais. Ces modèles sont entièrement personnalisables afin de les adapter aux besoins, aux compétences, aux objectifs et aux aspirations de chaque collaborateur.

Piochez des questions dans la bibliothèque existante ou créez-en de toute pièce. Vous bénéficiez de toute la souplesse et l’adaptabilité de My Silae.

My Silae, une gestion efficace et personnalisée de vos entretiens.

Les entretiens règlementaires dans les temps

La planification des entretiens  

Programmez aisément vos entretiens. Définissez les échéances à l’avance (dates de début et dates de fin) pour permettre aux collaborateurs comme aux managers de se préparer en respectant la législation.

My Silae facilite la communication avec vos collaborateurs en automatisant l’envoi de notifications et de rappels pour les entretiens à venir. Cette fonctionnalité vous permet de gagner du temps et d’assurer le bon déroulement des entretiens. Une planification mieux maitrisée offrira un meilleur temps de préparation des entretiens aux collaborateurs et par la même occasion améliorera la conduite de l’entretien.

La préparation des entretiens

L’étape de préparation des entretiens avec My Silae  

Définissez la trame de l’entretien et laissez les collaborateurs se préparer. La préparation de l’entretien est une étape cruciale pour son succès pour le manager comme pour le collaborateur. Pour le manager, c’est à ce moment qu’il définit les objectifs et la structure de l’entretien.

Avant la rencontre, le collaborateur est informé de la date et de l’heure de l’entretien par notifications. Il peut accéder au questionnaire et se pencher sur les sujets qui seront abordés pour se préparer en conséquence. Lors de la réalisation, les réponses préparées remonteront automatiquement pour en débattre le jour-J et valider les réponses.

My Silae facilite la gestion des entretiens dès les phases préparatoires et l’accompagnement des salariés dans ces moments d’échanges privilégiés avec le manager.

La place aux échanges constructifs

La conduite de l’entretien

Menez les entretiens en favorisant le dialogue. Pendant la conduite de l’entretien, l’évaluateur et l’évalué se retrouvent pour échanger sur les sujets prévus. My Silae offre un environnement propice à des discussions constructives ; L’évaluateur peut bénéficier des réponses préparées par le collaborateur, ce qui facilite grandement la discussion. Les deux parties peuvent dialoguer ouvertement et s’accorder…

My Silae favorise les débats enrichissants.

Le suivi de l'entretien

Suivi de l’état d’avancement de l’entretien  

Pilotez plus efficacement vos entretiens ! Le tableau de bord de suivi des entretiens de My Silae permet de suivre l’évolution de chaque campagne d’entretien, identifier les échéances à venir et vérifier l’état de préparation des collaborateurs et des managers. Vous avez un aperçu en temps réel de l’état d’avancement de chaque entretien.

  • Visualisation immédiate : Des indicateurs clés de performances (KPI) sont affichés pour vous donner une vision globale de l’avancée de vos entretiens.
  • Alertes automatiques : Des emails de rappels et de relances sont envoyées pour signaler les entretiens à venir et inciter chaque participant à avancer dans le processus d’entretien.
  • Accès rapide aux informations : En un clic, retrouvez toutes les données utiles de vos entretiens sur votre espace.

My Silae, le suivi précis et actualisé de l’avancement de vos entretiens.

La finalisation des entretiens

L’approbation par signature 100% digitalisée  

Mettez vous d’accord et finalisez les entretiens. Le processus de validation de My Silae permet au salarié d’accéder à l’entretien depuis son tableau de bord ou son e-mail de notification. Une fois sur la page de l’entretien, il peut relire le contenu, y compris le contexte de l’entretien, les questions posées, les réponses des deux parties, les commentaires ajoutés pendant l’entretien et le compte rendu final.

Le bénéficiaire a l’option d’approuver ou de désapprouver le compte rendu en apposant sa signature digitalisée datée qui clôturera l’entretien. Le manager vient signer à son tour, ce qui génère automatiquement un rapport final au format pdf.

My Silae, la gestion des entretiens bien maitrisée de bout en bout.

Archivage

Les rapports d’entretien  

Maintenez une traçabilité des entretiens. Après la réalisation des entretiens, l’ensemble des contenus de l’entretiens sont consignés dans un rapport. Vous conservez ainsi une trace de référence pour les futurs échanges avec les salariés. Les rapports d’entretien sont disponibles instantanément sur l’interface de la plateforme, accessibles aussi bien par les salariés que par les managers.

My Silae contribue à une meilleure communication et un meilleur suivi des collaborateurs.

Prêt à découvrir notre solution RH ?

Découvrez dès maintenant comment My Silae peut vous aider à gagner en efficacité et en productivité.

La FAQ de la gestion des entretiens  

Comment maintenir l’employabilité de vos salariés ?

Légalement, toute entreprise est tenue de faire passer des entretiens dits « règlementaires ».

Cette obligation devient un moyen de renforcer votre marque employeur. Les entretiens ne sont plus seulement une charge de travail administrative mais aussi un outil de communication interne, de promotion de votre image de marque, de valorisation de votre organisation. Cela devient un acte managérial, un temps privilégié, qui participe au bon climat social au sein des équipes et plus généralement dans toute votre entreprise.

Quels sont les différents types d’entretiens règlementaires?

Les entretiens professionnels peuvent prendre plusieurs formes, chacune avec des objectifs spécifiques. Voici les principaux types d’entretiens que vous pouvez gérer avec My Silae :

  • L’entretien Professionnel.
  • Le Bilan à 6 ans.
  • Entretien de reprise d’activité : Ce type d’entretien est destiné à faciliter le retour au travail d’un salarié après une absence prolongée.
  • L’entretien de suivi du droit à la déconnexion.
  • L’entretien d’information forfait jour.
  • L’entretien de fin de période d’essai.
  • Entretien de fin de mission : Il est réalisé à la fin d’un contrat temporaire ou d’une mission spécifique pour faire le bilan.
  • Entretien de suivi du télétravail : Ce type d’entretien permet de faire le point sur les conditions de travail à distance et d’identifier les éventuels ajustements à apporter.

D’autres types d’entretien, qui ne sont pas liés à une obligation légale ou conventionnelles, peuvent être cités :

  • Entretien de recrutement : Il permet d’évaluer les compétences et la motivation d’un candidat pour un poste donné.
  • Entretien annuel : Il s’agit d’une rencontre annuelle entre le salarié et son supérieur hiérarchique. C’est un moment d’échange privilégié sur les réalisations de l’année écoulée et les perspectives pour l’année à venir.
  • Entretien d’évaluation des compétences.
  • Entretien d’évaluation des objectifs.
  • Entretien Annuel d’Evaluation (EAE) ou EA.

Chaque entretien nécessite une préparation et un suivi spécifiques, c’est pourquoi l’utilisation d’un logiciel comme My Silae peut s’avérer précieuse.

Comment gérer un entretien professionnel ?

Pour réaliser un entretien professionnel via My Silae, il faut suivre certaines étapes.

La préparation

La première étape est en effet la préparation. Dans cette phase, utilisez les modèles d’entretien disponibles dans le logiciel pour définir le contenu de l’entretien. Vous pouvez personnaliser ces modèles en fonction des besoins spécifiques du salarié et de l’entreprise.

Ensuite, la phase de Conduite de l’entretien

Lors de la conduite de l’entretien, My Silae offre la possibilité d’organiser des sessions en face à face ou à distance. Durant la discussion, le logiciel peut être utilisé pour noter les points clés et enregistrer des informations essentielles. L’interface user-friendly facilite la navigation et l’accès aux sections pertinentes du formulaire d’entretien. Le respect de la structure de l’entretien définie préalablement est crucial pour assurer la qualité du dialogue. De même, une écoute active et une communication ouverte sont nécessaires pour encourager le collaborateur à partager ses aspirations et ses préoccupations. Enfin, le respect de la confidentialité des échanges doit être garanti tout au long de l’entretien.

Suivi post-entretien

Le suivi post-entretien est une étape essentielle pour garantir l’efficacité du processus des entretiens professionnels. Avec My Silae, le suivi devient plus facile et intuitif. Les comptes-rendus détaillés peuvent être rédigés directement dans le logiciel, permettant d’enregistrer et de centraliser toutes les informations clés issues de l’entretien.

Grâce aux fonctionnalités de My Silae, le suivi post-entretien devient un processus simple et efficace, contribuant à la valorisation du salarié et à l’amélioration des performances.

Quelles sont les erreurs à éviter ?

Certaines erreurs peuvent être évitées lorsque vous menez vos entretiens avec My Silae. Vous garantissez ainsi l’efficacité des processus.
Découvrez ces erreurs :

Mauvaise préparation de l’entretien

Ne pas préparer l’entretien en amont est une erreur à éviter. Il est crucial de définir le contenu de l’entretien avant sa réalisation, que ce soit pour le salarié et/ou le manager.

Négliger le suivi post-entretien :

Le suivi post-entretien est une étape essentielle. Ne pas le réaliser ou le faire de manière incomplète peut nuire à l’efficacité de l’entretien.

Ne pas fixer de plan d’actions :

Après chaque entretien, il est important de fixer un plan d’actions à suivre dans le temps pour le salarié.

Manque de communication :

La communication ouverte et l’écoute active sont essentielles lors de l’entretien. Ignorer cette recommandation peut entraver la qualité de l’échange.

Négliger la confidentialité :

Le respect de la confidentialité des échanges doit être garanti tout au long de l’entretien.

Comment un outil dédié peut vous aider dans la gestion des entretiens professionnels ?

L’utilisation d’un outil tel que My Silae joue un rôle crucial dans la gestion des entretiens professionnels. Il permet de centraliser toutes les informations liées aux entretiens, facilitant ainsi leur suivi et leur analyse.

 

My Silae offre les fonctionnalités qui suivent :

  • La récupération du profil pour chaque salarié (date d’entrée, matricule, ancienneté, poste, manager…). 
  • La planification des entretiens, permettant un suivi régulier et structuré des salariés.
  • L’archivage des données des entretiens, pour un historique complet et facilement accessible.

My Silae contribue à une gestion proactive des talents, en favorisant l’échange et le dialogue entre le manager et le salarié. Il aide également à respecter les obligations légales en matière de gestion des entretiens professionnels.

Automatisation des processus

L’automatisation des processus s’inscrit comme une solution incontournable pour optimiser la gestion des entretiens professionnels. Elle permet de rationaliser diverses tâches, de la planification des entretiens à leur suivi post-entretien.

  • Planification automatisée : Les logiciels d’automatisation, comme My Silae, permettent de planifier les entretiens de manière efficace, en définissant les dates des entretiens et en envoyant des rappels automatiques aux parties concernées.
  • Suivi automatisé : Ces outils facilitent aussi le suivi des entretiens en enregistrant les comptes rendus.
  • Automatisation des notifications : Les notifications automatiques peuvent être envoyées pour rappeler aux salariés leurs prochains entretiens.

La mise en place d’une automatisation des processus d’entretiens professionnels contribue à une gestion plus fluide et efficace, en libérant du temps pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

 

Suivi en temps réel

Dès que le suivi en temps réel est activé sur My Silae, vous avez une vue d’ensemble sur l’avancée de tous les entretiens. En un coup d’œil, vous pouvez voir le statut de chaque entretien : programmé, en cours, terminé.

C’est un outil précieux pour le service RH pour suivre l’efficacité du processus d’entretien.

 

Gestion documentaire

La gestion documentaire est un aspect crucial des entretiens professionnels. Elle permet de conserver une trace des discussions, des objectifs fixés et des actions à entreprendre.

Un logiciel comme My Silae facilite grandement cette tâche. Il assure la sauvegarde et l’archivage des documents relatifs aux entretiens. Ainsi, chaque compte-rendu, chaque grille d’entretien est conservée de manière sécurisée et structurée.

Il permet également de centraliser tous les documents dans un seul endroit. Cela facilite la recherche d’informations et la préparation des futurs entretiens.

En outre, My Silae propose une fonctionnalité de dématérialisation des documents. Cela signifie que les documents papier peuvent être numérisés et stockés dans le système.

Les avantages de cette approche sont multiples :

  • Accès rapide et facile aux documents
  • Réduction de l’espace de stockage physique nécessaire
  • Minimisation de l’impact environnemental

En somme, la gestion documentaire est un atout précieux pour la conduite efficace des entretiens professionnels.

 

Reporting et analyse

Ces données sont cruciales pour une analyse approfondie et pour prendre des décisions éclairées sur la gestion de la carrière des salariés. My Silae permet également de visualiser ces informations sous forme de tableaux de bord interactifs, facilitant ainsi leur interprétation. Grâce à ces outils, les responsables RH peuvent suivre en temps réel l’avancement des entretiens et ajuster leur stratégie si nécessaire.

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