Entretien professionnel de retour d’absence : vos obligations légales et bonnes pratiques pour les ETI

Trop souvent sous-estimé, cet entretien joue un rôle clé dans la réintégration des salariés et le maintien d’une dynamique positive au sein des équipes. En parallèle, il contribue à prévenir les risques juridiques pour les entreprises. 

Dans cet article, nous vous proposons un guide détaillé pour comprendre les aspects juridiques et les meilleures pratiques autour de cet entretien, et pour en faire un levier d’engagement dans votre politique RH. 

L’entretien de retour d’absence est une discussion formelle ou informelle entre un salarié revenant d’une période d’absence et son manager ou responsable RH. Son objectif principal est de faciliter la reprise d’activité du collaborateur tout en identifiant ses besoins éventuels. Ce moment d’échange permet également de renforcer le lien de confiance entre l’entreprise et ses salariés. 

Exemples d’absences concernées : 

• Arrêts maladie (courts ou prolongés). 
• Congés maternité ou paternité. 
• Formations longues. 
• Absences pour raisons personnelles ou familiales prolongées. 

Bien qu’il ne soit pas obligatoire pour toutes les absences, cet entretien revêt plusieurs intérêts stratégiques : 

• Réintégrer le collaborateur : il assure un retour progressif et harmonieux du salarié à son poste. 
• Renforcer la communication : cet échange contribue à détecter les éventuelles difficultés ou besoins spécifiques liés à la reprise. 
• Prévenir les risques professionnels : après une absence prolongée, il permet de s’assurer que le salarié peut exercer ses fonctions en toute sécurité. 

1. Évaluation de l’état du collaborateur : vérifier son état de santé, sa motivation et sa capacité à reprendre pleinement ses fonctions. 
2. Identification des besoins spécifiques : proposer des formations, un accompagnement ou des aménagements de poste, si nécessaire. 
3. Fixation d’objectifs pour la reprise : planifier des étapes réalistes pour une réintégration réussie. 
4. Renforcement de l’engagement : montrer l’intérêt de l’entreprise pour le bien-être et l’évolution de ses salariés. 

Bien qu’ils puissent sembler similaires, ces entretiens répondent à des objectifs distincts. L’entretien de retour d’absence se concentre sur la réintégration du salarié après une période d’absence, tandis que l’entretien annuel porte sur l’évaluation globale des performances et des objectifs. L’entretien individuel, quant à lui, vise un suivi ponctuel ou spécifique, souvent pour aborder une problématique ou un besoin précis. Chaque type d’entretien s’inscrit dans une dynamique différente et complémentaire de gestion des ressources humaines. 

Le Code du travail ne prévoit pas explicitement l’obligation de réaliser un entretien après chaque absence. Cependant, certaines obligations légales et bonnes pratiques s’y rattachent indirectement : 

• Entretien professionnel biennal : selon l’article L.6315-1, tout employeur doit organiser un entretien professionnel tous les deux ans pour chaque salarié. Cet entretien peut être l’occasion d’évoquer des absences prolongées et leurs impacts. 
• Prévention des risques professionnels : en vertu de l’article L.4121-1, l’employeur doit garantir la sécurité et la santé des salariés. Cela peut inclure un entretien de retour après un arrêt prolongé pour évaluer l’aptitude du collaborateur à reprendre son poste. 
• Conventions collectives : certaines branches imposent des dispositions spécifiques, comme la tenue d’un entretien après des absences dépassant un certain seuil (ex. : arrêt maladie de plus de 30 jours). 

La visite médicale de reprise auprès du médecin du travail est obligatoire dans les cas suivants (article R.4624-31) : 

• Après un arrêt maladie de plus de 30 jours. 
• À la suite d’un congé maternité. 
• En cas d’accident du travail ayant entraîné un arrêt d’au moins 8 jours. 
• Après une maladie professionnelle. 

Cette visite doit avoir lieu dans un délai de 8 jours suivant la reprise et vise à s’assurer que le salarié est apte à reprendre ses fonctions. 

Même si l’entretien de retour n’est pas strictement obligatoire, son absence peut entraîner des conséquences importantes pour l’employeur : 

1. Sanctions financières : le non-respect des obligations légales en matière de santé et sécurité (par exemple, absence de visite de reprise ou d’aménagement du poste) peut entraîner des amendes ou des condamnations. 
2. Litiges avec les salariés : un collaborateur pourrait invoquer un défaut de suivi ou de réintégration, notamment en cas de discrimination ou d’inadaptation à son poste. 
3. Dégradation de l’image employeur : l’absence d’une politique claire concernant les retours peut nuire au climat social et à l’attractivité de l’entreprise. 

Exemple concret : en 2023, une entreprise a été condamnée à verser 15 000 € à un salarié pour ne pas avoir organisé un suivi adéquat après un arrêt maladie prolongé, entraînant une rechute liée au stress. 

La réussite de l’entretien repose sur une préparation minutieuse : 

1. Analyse de l’absence : comprendre les raisons et la durée de l’absence pour adapter le contenu de l’entretien. 
2. Consultation des précédents entretiens : examiner les documents liés aux entretiens professionnels ou de performance antérieure. 
3. Planification de l’entretien : prévoir un cadre calme et structurer les points à aborder. 

L’entretien doit être un moment d’écoute et de dialogue. Voici les étapes essentielles : 

• Accueil bienveillant : mettre à l’aise le collaborateur dès le début de l’échange. 
• Évaluation des besoins : poser des questions ouvertes pour identifier d’éventuels besoins spécifiques (formation, aménagements). 
• Définition d’objectifs : travailler avec le salarié pour établir un plan d’intégration progressif, si nécessaire.

Que dire après une longue absence, quelques exemples : 

• Comment vous sentez-vous à l’idée de reprendre votre poste ? 
• Avez-vous des attentes particulières pour faciliter votre retour ? 
• Quels sont vos objectifs pour les semaines à venir ? 

Consignation écrite : documenter les points abordés et les décisions prises dans un compte rendu. 

Mise en œuvre des actions : Planifier les formations ou ajustements identifiés. 

Suivi régulier : Prévoir des points de suivi pour évaluer la progression du salarié. 

Les entreprises de taille intermédiaire (ETI), en raison de leur structure et de leurs effectifs, peuvent tirer un grand bénéfice d’une politique proactive en matière d’entretien de retour. Voici quelques recommandations : 

• Intégrer l’entretien de retour dans la politique RH : institutionnaliser ces entretiens pour les absences supérieures à 30 jours. 
• Former les managers : leur fournir des outils et formations pour mener ces entretiens efficacement. 
• Utiliser des outils numériques : centraliser les données liées aux entretiens dans des logiciels comme Silae pour automatiser la gestion et le suivi. 

Exemple de cas pratique : une ETI industrielle met en place une politique systématique d’entretien de retour après tout arrêt supérieur à 15 jours. Grâce à une formation des managers et à l’utilisation d’un logiciel RH, elle constate une réduction de 25 % des litiges liés aux retours. 

1. Manque de préparation : ne pas anticiper les besoins spécifiques du salarié peut donner une impression de désorganisation. 
2. Absence de suivi : ne pas mettre en œuvre les actions décidées lors de l’entretien risque de démotiver le collaborateur. 
3. Ignorer les obligations légales : négliger une visite médicale de reprise obligatoire peut exposer l’entreprise à des sanctions. 

L’entretien de retour d’absence n’est pas seulement une bonne pratique : il est essentiel pour assurer la réintégration harmonieuse des collaborateurs et prévenir les risques juridiques. Pour les ETI, il constitue également un levier stratégique pour renforcer l’engagement et la productivité des salariés. 

En adoptant une approche structurée et en s’appuyant sur des outils comme Silae, les entreprises peuvent transformer ce moment en une opportunité d’amélioration continue, à la fois pour les collaborateurs et pour l’organisation.