Tout savoir sur le solde de tout compte

Comme son nom l’indique, le solde de tout compte est le document qui permet de “solder les comptes“ entre un employeur et un collaborateur sur le départ. Obligatoire, il devra être remis au salarié au moment de la fin de son contrat de travail, quel que soit son motif (démission, licenciement, rupture conventionnelle, départ en retraite ou en préretraite).

Il rassemble le dernier salaire ainsi que les éventuelles indemnités de départs, primes et avantages contractuels, sans oublier les reliquats de congés non pris qui restent dus par l’employeur envers son employé. En somme, il fait l’inventaire de toutes les sommes versées, qui devront l’être sous forme de chèque ou de virement (dans ce cas le reçu du solde de tout compte devra en faire mention).

Le solde de tout compte se calcule tout d’abord sur la base du temps de travail effectué lors du dernier mois et qui devra figurer en premier sur le document. Il se calcule en divisant le salaire mensuel par le temps de travail du contrat que l’on multiplie ensuite par le temps de travail effectué. Si des heures supplémentaires ont été réalisées durant la même période, on les additionne ensuite pour obtenir le résultat.

Il convient d’ajouter ensuite les éléments suivants si le collaborateur peut y prétendre :

• Les primes calculées au prorata du temps de travail effectué,
• L’indemnité compensatrice de congés payés, si des congés n’ont pas été pris durant l’année en cours. Sur ce plan, beaucoup d’employeurs choisissent d’accorder ces congés avant la fin du préavis pour ne pas avoir à les verser lors de l’établissement du solde de tout compte. Celle-ci se calcule de deux manières, soit 10 % de la rémunération brute au cours de la période de référence, soit la rémunération qui aurait été perçue normalement, la plus favorable au salarié devant être retenue,
• L’indemnité de départ (voir calcul plus bas), elle est versée en cas de rupture conventionnelle ou de rupture de contrat sur initiative de l’employeur, sauf si elle est justifiée par une faute grave ou lourde. Une démission du collaborateur le privera aussi du versement de cette indemnité,
• Une indemnité compensatrice de préavis, si le collaborateur est dispensé d’activité professionnelle pendant sa période de préavis de rupture,
• L’indemnité compensatrice de RTT non pris,
• Si un dispositif d’épargne salariale existe, au titre de la participation ou d’un PPE, la fin du contrat de travail est un motif de déblocage des sommes correspondantes. Cette opération nécessite une demande explicite de l’employé. Celui-ci doit s’adresser directement à la banque pour traiter sa demande, sans passer par le service de paie. Il est important de noter que les sommes débloquées ne sont alors plus soumises à la période d’épargne habituellement requise avant leur retrait. De plus, elles doivent être versées dans un délai de trois à six jours ouvrés suivant la date de la demande de retrait,
• Les autres avantages contractuels, comme le treizième mois, qui devra lui aussi être calculé au prorata du temps effectué dans l’année en cours par le collaborateur,
• La contrepartie éventuellement accordée en cas de clause de non-concurrence,
• Pour les CDD, les mêmes conditions s’appliquent à ceci près qu’aux indemnités de départ éventuelles s’ajoute une prime de précarité qui est égale à 10% des salaires perçus.

Les employés en CDD ou en CDI peuvent prétendre à une indemnité de départ, sous les conditions précédemment évoquées, calculée en fonction de leur niveau d’ancienneté et à partir du salaire de référence. 

Notons au passage que des dispositions incluses dans une convention collective ou d’entreprise, sous des formes contractuelles ou un usage peuvent prévoir une autre formule de calcul que celle de l’indemnité légale et plus avantageuse pour le salarié. Dans ce cas, le salarié devra percevoir l’indemnité la plus élevée.  

De plus, une indemnité majorée dite “ supra légale” peut également être négociée entre l’employeur et son collaborateur pour se cumuler à l’indemnité de départ.   

Le salaire de référence qui servira de base au calcul de l’indemnité de départ peut être obtenu selon deux formules, la plus favorable au salarié devant être retenue. La première s’obtient en calculant la moyenne mensuelle des salaires bruts des douze derniers mois précédant le licenciement.

La seconde s’obtient en calculant la moyenne mensuelle des trois derniers mois. Dans ce dernier cas, les primes et gratifications exceptionnelles ou annuelles sont prises en compte en proportion du temps de travail effectué. De plus, si une prime annuelle a été perçue, il faudra ajouter au total 1/12e du montant de la prime à chacun des trois derniers mois de référence.

Pour le calcul de l’indemnité de départ minimum, voici les barèmes à prendre en compte pour un CDI :

• ¼ de mois de salaire de référence par an pour les dix premières années d’ancienneté,
• ⅓ de mois de salaire de référence par année d’ancienneté supplémentaire à dix ans.
• Si le salarié dispose d’une ancienneté inférieure à un an, l’indemnité sera calculée au prorata.

Pour illustrer le calcul de l’indemnité de départ et du salaire de référence, prenons l’exemple d’un salarié en CDI licencié pour motif économique après 15 ans d’ancienneté.  

Son salaire mensuel moyen sur les 12 derniers mois est de 2500 euros, et il a perçu une prime annuelle de 3000 euros.  

Le salaire de référence sera le plus élevé entre les deux formules suivantes :  

• La moyenne mensuelle des 12 derniers mois : 2500 euros 
•  La moyenne mensuelle des 3 derniers mois, en ajoutant 1/12e de la prime annuelle chaque mois : (2500 + 3000/12) x 3 / 3 = 2750 euros  

Le salaire de référence retenu sera donc de 2750 euros.  

L’indemnité de départ minimum sera quant à elle calculée selon le barème suivant :  

• 1/4 de mois de salaire par an pour les 10 premières années d’ancienneté : (2750 / 4) x 10 = 6875 euros,  
• 1/3 de mois de salaire par année d’ancienneté supplémentaire à 10 ans : (2750 / 3) x 5 = 4583,33 euros  

L’indemnité de départ minimum sera par conséquent de 6 875 + 4583,33 = 11 458,33 euros. Si le salarié et l’employeur négocient une indemnité majorée supra légale, celle-ci viendra s’ajouter à l’indemnité minimum. Par exemple, si l’employeur accepte de verser une indemnité équivalente à un mois de salaire par année d’ancienneté, soit (2750 × 15) = 41 250 euros, le salarié percevra au total une indemnité de départ de 11 458,33 + 41 250 = 52 708,33 euros. 

Un reçu de solde de tout compte devra être établi en double exemplaire et être daté. Le premier exemplaire devra être remis au collaborateur avec sa dernière fiche de paie, son certificat de travail et l’attestation pôle emploi, lors de la fin effective de son contrat, en main propre ou envoyé sous pli recommandé. Dans le cas d’une dispense de préavis, le salarié peut recevoir ce document le jour de son départ physique de l’entreprise.  Le second exemplaire sera quant à lui conservé par l’employeur.

Point important, le reçu devra impérativement être daté, ce qui servira ensuite de point de référence pour les délais de contestation. Il sera également demandé au collaborateur de signer le document, ce qu’il est en droit de refuser, un détail important qui conditionne les délais dont il disposera ensuite pour exercer son droit de recours. Que le reçu soit signé ou non, les sommes dues devront être versées par l’employeur, dans l’attente d’un recours éventuel de la part de l’ancien employé.

Un collaborateur est en droit de contester le solde de tout compte, il doit cependant respecter des délais légaux, au-delà desquels sa demande ne sera plus recevable. De son côté, l’employeur dispose lui aussi d’un droit de contestation portant sur un éventuel trop-perçu, soumis à un délai maximum de trois ans.

Dans les faits, si le solde de tout compte a bien été signé par le salarié, il dispose de six mois suivant la date de signature pour en contester le reçu. Précisons que l’employeur n’est nullement astreint de le mentionner sur le document. De plus, si le recours porte sur des montants non mentionnés dans le reçu, le délai s’allonge à trois ans.

Si le collaborateur refuse de signer le reçu de solde de tout compte, comme la loi l’y autorise, il peut contester le reçu devant le conseil des prud’hommes. Ce faisant, il dispose des délais de contestation suivants selon les causes qui les motivent :

• Un an si le montant concerne la rupture du contrat de travail
• Deux ans si cela concerne un litige intervenu pendant l’exécution du contrat de travail
• Trois ans pour tout ce qui concerne les salaires.