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Travail en équipe : 6 astuces pour l’organiser efficacement
Le travail d’équipe est important dans une entreprise, il peut être vu comme une crainte ou un atout selon les personnes. Ce n’est pas facile, une mauvaise organisation, des mauvaises méthodes ou une mauvaise entente entre les collègues peuvent rendre le travail d’équipe inefficace.
Le travail d’équipe permet de :
- développer l’entraide entre les collaborateurs,
- développer l’esprit d’équipe,
- rassembler les compétences autour d’objectifs communs,
- booster la créativité, la productivité et in fine l’efficacité.
Ainsi, il devient une véritable source de croissance pour l’entreprise qui le met en place.
Voici six astuces pour organiser activement le travail d’équipe et avancer en équipe sans débordement.
1. Rassembler des compétences en identifiant le bagage de compétence et le poste de chacun
Lors de la mise en place du travail d’équipe, chacun apporte ses compétences et ses connaissances à l’équipe. Il est essentiel de savoir les compétences et le poste de chaque membre de votre équipe pour connaître leurs profils. Définissez cela ensemble et à l’écrit. Ainsi, chacun peut s’y retrouver et savoir quel membre de l’équipe contacter pour des questions ou en cas de problèmes.
Le but du travail d’équipe est également de regrouper un grand nombre de compétences pour atteindre plus aisément l’objectif fixé. Sans connaissance des compétences de chacun, cela peut être compliqué de visualiser la force du groupe et la pertinence de travailler en équipe.
Attention à bien gérer les caractères, les idées et les compétences individuelles pour éviter tout conflit entre les membres de l’équipe.
2. Atteindre ses objectifs en fixant des objectifs clairs avec la méthode SMART
Définissez des objectifs. Les objectifs doivent être définis ensemble en groupe avant de commencer le projet, qu’ils soient à court, moyen ou long terme.
La définition des objectifs permettra de faire un tri progressif et précis des compétences et connaissances nécessaires à l’atteinte des objectifs.
Voici les critères des objectifs SMART, souvent utilisés par les entreprises, pour fixer des objectifs :
Spécifique
L’objectif commun doit être clairement défini, simple à comprendre et précis. De plus, il doit être compréhensible de tous et légitime au regard des membres de l’équipe. Chaque membre de l’équipe sait exactement les missions qu’il doit réaliser, pour quelles raisons, avec quels moyens, où et quand.
Mesurable
L’objectif doit être quantifié ou qualifié lors de sa définition. Sans cela, vous n’aurez aucun moyen de savoir si l’objectif a été atteint. En effet, définir un seuil permet de connaître le niveau à atteindre.
Atteignable
L’objectif doit être atteignable dans le sens où les moyens mis en place doivent être à la hauteur de vos ambitions. Vous devez disposer des ressources financières et humaines nécessaires (compétences, temps). En effet, si l’objectif est trop ambitieux, les membres de l’équipe auront du mal à l’atteindre. Cela impactera l’adhésion à ce dernier.
Réaliste
L’objectif doit être réaliste, réalisable et pertinent par rapport à la situation de l’entreprise. Celui-ci ne doit pas épuiser l’ensemble des ressources disponibles. C’est également un objectif qui motivera l’ensemble des membres de l’équipe, qui sera perçu comme un défi à réaliser.
Temporel
L’objectif doit être limité dans le temps pour engager l’équipe et l’atteindre plus facilement. Vous pouvez construire un rétroplanning de l’ensemble des tâches et missions à réaliser et estimer le temps à passer sur chaque tâche. De plus, définir une échéance permet d’éviter de dépenser plus de ressources que prévu au projet. L’objectif doit être rentable pour l’entreprise et non une perte d’argent.
3. Communiquer, la clé de la réussite
La clé d’un travail d’équipe est la communication. En effet, une équipe qui communique permet d’éviter les quiproquos et une mauvaise circulation de l’information. Que ce soit par mail, par téléphone ou lors de réunions quotidiennes ou hebdomadaires, chaque échange sera constructif.
Communiquer permet de favoriser une meilleure coordination des membres de l’équipe sur le projet. Il est préférable de trop communiquer que pas assez afin d’organiser au mieux le projet et atteindre les objectifs fixés.
Voici deux astuces pour communiquer lors d’un travail d’équipe :
- Planifier des réunions périodiques avec certains collaborateurs ou toute l’équipe (idéalement une fois par semaine) et prêter une oreille attentive aux autres lors de ces réunions.
- Mettre en place des outils collaboratifs : logiciel de gestion de projet, logiciel de planification, messagerie instantanée, boîte à idées, outil de visioconférence…
4. Définir un leader et non un manager
Il ne faut pas confondre un leader et un manager. Le leader fait partie de l’équipe. Il peut prendre des initiatives et mener ses coéquipiers mais, en aucun cas, fixer les objectifs du projet et prendre les décisions individuellement. Cependant, il facilite cette prise de décision en instaurant un vote de l’équipe ou met en place un consensus par exemple.
De plus, un leader doit être identifié par les membres de l’équipe afin d’organiser efficacement le travail d’équipe. Il doit être choisi par les membres de l’équipe et être légitime à leurs yeux. En effet, le leader doit avoir un rôle bien défini afin de ne pas accaparer les missions de ses collègues. Tout le monde doit se sentir utile au groupe.
5. Développer la cohésion d’équipe et la confiance
Lors d’un travail d’équipe, la cohésion et la confiance sont primordiales pour réussir. Une équipe soudée sera plus productive et plus efficace dans les missions à réaliser. Cela permet également d’éviter les conflits dans le groupe.
Le rôle du leader est essentiel. Il favorise la cohésion d’équipe.
En outre la mise en place d’activités de groupe pour souder l’équipe permet de développer cette cohésion et d’instaurer une confiance dans l’équipe. Organiser un team building est une solution pour créer du lien entre les membres de l’équipe et développe l’esprit d’équipe. Par exemple, faire une randonnée, participer à un espace game ou assister à un cours de cuisine. Détente et esprit d’équipe assurés !
De plus, pensez à impliquer chacun des collaborateurs pour développer le sentiment d’appartenance de chacun. Connaître et comprendre de façon individuelle chaque membre de l’équipe permet de former une équipe soudée.
6. Garder l’esprit d’équipe en cas de réussite ou d’échec
L’esprit d’équipe doit continuer si les objectifs sont atteints ou non. En effet, si l’objectif est atteint c’est l’équipe qui a réussi et pas uniquement le leader.
Chaque membre de l’équipe doit ressentir qu’il fait partie de cette réussite et qu’il a apporté sa pierre à l’édifice. N’hésitez pas à fêter votre victoire tous ensemble. La cohésion d’équipe n’en sera que plus grande et la joie partagée !
Faire le point sur l’atteinte des objectifs est indispensable. Dans le cas où l’objectif n’est pas atteint, essayez de comprendre tous ensemble pourquoi. Qu’est qui n’a pas fonctionné ?
Comment faire mieux lors d’un prochain travail d’équipe? Savoir à qui demander et mieux identifier les savoir faire. Il ne faut pas rejeter la faute sur un collaborateur en particulier. En effet, c’est toute l’équipe qui gagne ensemble mais perd ensemble également.