Les 6 grandes étapes d’un onboarding réussi

L’onboarding, ou intégration, est le processus qui permet à un nouveau salarié de s’adapter à son poste, à son équipe, à son manager et à sa culture d’entreprise. C’est une phase essentielle pour fidéliser les talents et optimiser leur performance.

Selon une étude de Go2nextlevels et OfficeVibe en 2017, 70% des salariés bien intégrés restent en moyenne plus de 3 ans dans leur entreprise, et sont 70% plus productifs que ceux qui ont vécu une mauvaise intégration.
L’onboarding ne se limite pas au premier jour du salarié dans l’entreprise, même s’il est déterminant pour créer une bonne première impression. Il s’agit d’un parcours qui s’étend sur plusieurs semaines, voire plusieurs mois, et qui comporte trois grandes périodes : le pré-boarding, l’arrivée dans l’entreprise et le suivi. Toutes ces étapes sont primordiales et doivent être respectées.

Période 1 : le pré-boarding

Le pré-boarding commence dès la signature du contrat et se poursuit jusqu’à l’arrivée du salarié dans l’entreprise. C’est une période où il faut maintenir le lien avec le salarié et lui transmettre les informations utiles pour faciliter son intégration.

Étape 1 : de l’entretien d’embauche à la signature du contrat

La marque employeur joue un rôle clé dans l’attraction et la fidélisation des candidats. Dès les entretiens, le candidat doit se sentir respecté, considéré et séduit par l’environnement de travail qu’il va potentiellement rejoindre. Il doit également avoir une vision claire du poste, des missions et des objectifs qui lui seront confiés.

Etape 2 : de la signature du contrat à l’arrivée dans l’entreprise

Entre la signature du contrat et l’arrivée du salarié, il faut éviter de le laisser dans le flou ou l’inquiétude. Il faut au contraire lui montrer que vous êtes impatient de le voir rejoindre vos rangs, et lui donner toutes les informations pratiques dont il aura besoin le jour J. Par exemple :

  • envoyer un message de bienvenue personnalisé
  • présenter son équipe et son parrain ou sa marraine (si vous avez mis en place ce dispositif)
  • envoyer un livret d’accueil numérique avec les informations essentielles sur l’entreprise, le poste, les horaires, les règles de sécurité, etc.
  • indiquer les modalités d’accès aux locaux, le matériel dont il disposera, le dress code éventuel, etc.

Période 2 : l’arrivée dans l’entreprise

L’arrivée dans l’entreprise est le moment où le salarié va découvrir son environnement de travail, ses collègues, ses managers et sa culture d’entreprise. Il faut donc lui réserver un accueil chaleureux et lui proposer des activités pour faciliter son intégration.

Etape 3 : le premier jour

Le premier jour est crucial pour donner une bonne image de l’entreprise et rassurer le salarié sur son choix. Il faut donc lui consacrer du temps et de l’attention, et lui faire vivre une expérience positive. Voici quelques idées d’activités à mettre en place :

  • faire visiter les locaux et présenter les différents services
  • remettre son badge, son ordinateur, son téléphone et tout autre équipement nécessaire
  • expliquer les outils informatiques, les procédures administratives et les modes de communication internes
  • organiser un déjeuner avec son équipe et son manager
  • présenter son plan de formation et ses objectifs à court et moyen terme
  • faire participer à une réunion d’équipe ou à un projet en cours

Etape 4 : la première semaine

La première semaine est une période d’apprentissage et d’observation pour le salarié. Il faut donc lui donner les moyens de se former à son poste, de comprendre les attentes de ses interlocuteurs et de s’adapter à la culture d’entreprise. Voici quelques bonnes pratiques à suivre :

  • assigner un parrain ou une marraine qui l’accompagne dans ses premiers pas et répondra à ses questions
  • proposer des formations en ligne ou en présentiel sur les aspects techniques ou comportementaux de son poste
  • faire rencontrer les personnes clés de l’entreprise, comme les dirigeants, les clients, les partenaires, etc.
  • faire un feedback régulier sur ses réalisations et ses axes d’amélioration
  • faire part des valeurs, de la vision et de la stratégie de l’entreprise

Période 3 : le suivi

Le suivi est la période qui suit la première semaine et qui peut durer jusqu’à plusieurs mois, selon la complexité du poste et le niveau d’autonomie du salarié. C’est une période où il faut continuer à accompagner le salarié dans son développement, à évaluer sa performance et à renforcer son sentiment d’appartenance.

Etape 5 : le premier mois

Le premier mois est un moment clé pour faire le bilan de l’intégration du salarié et identifier ses besoins et ses attentes. Il faut donc lui proposer des points réguliers avec son manager, son parrain ou sa marraine, et les ressources humaines. Voici quelques points à aborder :

  • Son ressenti sur son intégration, son poste, son équipe, son manager, sa culture d’entreprise
  • Ses difficultés rencontrées, ses demandes d’aide ou de formation
  • Ses réussites, ses contributions, ses suggestions d’amélioration
  • Ses objectifs à court et moyen terme, ses perspectives d’évolution
  • Son niveau de satisfaction, de motivation, d’engagement

Etape 6 : les premiers trimestres

Les premiers trimestres sont une période où le salarié va progresser dans son poste, gagner en confiance et en autonomie, et s’épanouir dans son environnement de travail. Il faut donc lui offrir des opportunités de développement, de reconnaissance et de participation. Voici quelques actions à mettre en œuvre :

  • proposer des formations complémentaires, des certifications, des mobilités internes
  • reconnaître ses efforts, ses résultats, ses initiatives
  • solliciter son avis, son feedback, sa créativité
  • impliquer dans des projets transverses, des groupes de travail, des événements internes
  • célébrer ses réussites, ses anniversaires, ses événements personnels

En conclusion, l’onboarding est un processus qui vise à placer le salarié dans les meilleures conditions possibles pour exprimer tout son potentiel, en lui permettant notamment de s’approprier la culture d’entreprise. Il nécessite une préparation en amont, un accueil soigné et un accompagnement personnalisé. Il représente un investissement rentable pour l’entreprise, qui bénéficie ainsi de collaborateurs plus performants, plus fidèles et plus engagés.

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