Charte du télétravail, dans quel contexte la mettre en place ?

Une disposition importante, qui donne de facto aux salariés un droit quasiment acquis au télétravail, par le fait que tout refus doit être expressément motivé par l’employeur.

Si relativement peu de salariés et employés pratiquaient le télétravail il y a encore quelques années, la pandémie mondiale de COVID-19 a brusquement changé la donne. Aujourd’hui, cette nouvelle relation de l’organisation au travail semble être de plus en plus répandue, les employés donnant une place considérable à cette pratique, désormais solidement ancrée dans les habitudes de travail.

Si dans les TPE et certaines PME le recours au télétravail relève souvent d’un accord tacite entre l’employeur et son personnel, il convient de rappeler qu’une charte de télétravail devrait être de rigueur en entreprise pour éviter tout dysfonctionnement.

Pour aller à l’essentiel, le télétravail désigne toute forme de travail normalement exercé à l’intérieur des locaux de l’entreprise mais réalisé à l’extérieur. Cela inclut des lieux tels que le domicile, un espace de coworking ou même une résidence secondaire. Ces dispositions permettent une grande flexibilité mais nécessitent un encadrement clair par une charte de télétravail.

Le Code du travail définit également les obligations réciproques entre l’employeur et le télétravailleur. Par exemple, l’employeur doit garantir l’accès aux informations essentielles et fournir les équipements nécessaires à la réalisation des tâches.

Le télétravail peut être régulier, avec des jours fixes chaque semaine, ou occasionnel, lorsque le salarié travaille à domicile de manière ponctuelle. Une charte ou un accord collectif permet d’encadrer ces modalités pour assurer l’équilibre entre flexibilité et respect des règles de l’entreprise. Le caractère occasionnel peut être justifié par des besoins spécifiques, tandis que le télétravail régulier s’inscrit dans une stratégie organisationnelle à long terme.

• Clarifier les droits et obligations des télétravailleurs.
• Assurer une organisation transparente entre l’employeur et les collaborateurs.
• Prévenir les abus ou les litiges en définissant des règles précises.
• Éviter des situations discriminatoires en offrant des dispositions identiques à tous les salariés concernés.
• Limiter les refus individuels en s’appuyant sur un cadre commun.

Une charte de télétravail contient également des mentions obligatoires concernant les plages horaires, les frais et les lieux autorisés pour télétravailler.

Une charte de télétravail doit aborder :

• Les critères d’éligibilité, comme l’ancienneté ou l’autonomie requise pour télétravailler efficacement.
• Les modalités d’organisation, y compris la durée hebdomadaire ou mensuelle de télétravail autorisée.
• Les responsabilités partagées entre l’employeur et le salarié pour le respect des règles définies.

Elle peut également inclure des clauses spécifiques liées à l’évolution des technologies ou aux besoins particuliers des contrats de travail existants. En effet, cette intégration permet de concilier les règles générales et les ajustements pour chaque télétravailleur.

Signer une charte de télétravail n’est pas obligatoire pour toutes les entreprises, surtout si un accord collectif ou des négociations avec le CSE ont déjà établi des règles. Cependant, une charte reste recommandée pour éviter toute ambiguïté. Elle facilite l’acceptation par les salariés et renforce la transparence. L’absence d’une charte peut compliquer la gestion des situations de conflit ou de non-respect des règles établies.

Dans le cas où des contrats de travail incluent déjà des clauses de télétravail, une charte actualisée peut venir compléter ces dispositions pour répondre aux évolutions des pratiques professionnelles.

Le télétravail engendre des coûts, comme l’utilisation d’un ordinateur, d’une connexion Internet ou d’équipements spécifiques. L’entreprise doit clarifier dans la charte les frais remboursables ou les matériels fournis par l’employeur. Ces dispositions permettent d’assurer l’équité et de réduire les conflits.

En cas de recours au télétravail à domicile, les salariés peuvent également bénéficier d’indemnités pour couvrir les coûts annexes, tels que l’électricité ou le chauffage. Cette indemnisation, bien qu’elle ne soit pas systématiquement obligatoire, s’inscrit dans une démarche d’équité et de responsabilité sociale de l’employeur.

La charte peut également préciser les démarches à suivre pour que les salariés soumettent leurs demandes de remboursement. Cela garantit un processus clair et équitable pour tous les télétravailleurs. Les entreprises peuvent utiliser des outils numériques pour simplifier ce processus et conserver une traçabilité des échanges.

Les contrats de travail doivent également préciser si ces remboursements sont automatiques ou soumis à des justificatifs, garantissant ainsi une gestion transparente.

Depuis l’ordonnance Macron de 2017, le télétravail est devenu un droit quasi-acquis, à condition que le poste du salarié soit compatible. L’employeur doit motiver tout refus. En revanche, ce n’est pas un droit absolu, et il doit toujours être encadré par des dispositions spécifiques dans l’entreprise.

Il est important de noter que le télétravail n’est pas un privilège mais une option organisationnelle. Le salarié peut exprimer une demande, mais l’acceptation dépend de la compatibilité du poste et des accords internes. Une charte de télétravail claire et des contrats de travail bien rédigés sont essentiels pour formaliser ce droit et son application.

Modifier une charte de télétravail implique :

• Une consultation préalable du CSE.
• Une révision des mentions obligatoires pour intégrer les évolutions légales ou organisationnelles.
• Une communication claire aux salariés pour s’assurer de leur acceptation des nouvelles dispositions.

Les entreprises peuvent adapter les règles pour inclure de nouveaux outils numériques, modifier les conditions d’éligibilité ou préciser les frais remboursables. Ces modifications doivent être documentées et partagées avec les employés concernés. Par exemple, en réponse à une crise sanitaire, l’employeur pourrait décider d’ajouter des clauses spécifiques pour garantir la continuité des activités à distance.

L’intégration de ces changements dans les contrats de travail peut également garantir une meilleure adéquation entre les règles générales et les situations individuelles.

Les outils numériques facilitent la gestion du télétravail en centralisant les données des salariés. Ils permettent de suivre les demandes, d’organiser les plannings et d’assurer une conformité légale avec les dispositions de la charte de télétravail.

Ces plateformes offrent également une visibilité accrue sur les performances individuelles et collectives, tout en garantissant une flexibilité opérationnelle pour l’entreprise.

En fournissant un accès rapide à des documents tels que les contrats ou les plannings, ces outils renforcent l’efficacité des RH et garantissent une collaboration fluide entre les différents acteurs de l’entreprise. Ils permettent également d’automatiser les tâches administratives, libérant ainsi du temps pour des missions stratégiques.

Une charte de télétravail bien rédigée est essentielle pour encadrer une pratique devenue incontournable. Elle protège à la fois l’entreprise et les salariés, en garantissant des règles claires et des droits équitables.

Les outils numériques jouent un rôle clé dans l’adoption et le suivi des pratiques de télétravail. En misant sur des solutions adaptées, les entreprises peuvent optimiser leur gestion tout en respectant les attentes des collaborateurs et les dispositions légales. Dans un monde du travail en pleine transformation, investir dans une organisation flexible et transparente est un gage de succès durable.