Dématérialisation 2024 des note de frais & facture fournisseurs

Cyril Repussard : Je suis le dirigeant fondateur de l‘entreprise Mon Inspecteur. Ancien inspecteur du recouvrement à l’URSSAF PACA, j’ai eu l’occasion d’intervenir auprès de différentes tailles d’organisations. Puis en 2019, j’ai créé mon propre cabinet de conseil pour aider les entreprises à mieux préparer, gérer et anticiper les contrôles URSSAF.

Nicolas : Depuis janvier 2020, toutes les entreprises sont tenues d’envoyer leurs factures à destination du secteur public par voie électronique. En 2024, la transmission et réception de documents et factures électroniques s’appliquera à toute entreprise du secteur privé assujettie à la TVA pour tout type de services. En d’autres mots, elle devra reproduire un document au format numérique à partir d’un système d’informations tout en garantissant l’authenticité.

Les factures seront adressées aux clients via une plateforme de dématérialisation. Les entreprises auront deux choix :

• Recourir à une plateforme de dématérialisation partenaire immatriculée auprès de l’administration pour une durée de trois ans.
• Utiliser le portail public de facturation, Chorus , utilisé par les autorités publiques depuis 2007.
  Ces plateformes de dématérialisation se chargent ensuite d’extraire les données nécessaires à l’aide de technologies comme l’OCR (la reconnaissance de document).

Cyril : Les objectifs du gouvernement sont multiples, mais parmi les enjeux prioritaires on retrouve :

• Généraliser et uniformiser les processus de facturation électronique pour simplifier la gestion et alléger sa charge administrative.
• Améliorer la détection d’anomalies ou de fraudes.
• Obtenir des données administratives plus fines vers une meilleure traçabilité des informations.

Nicolas : Les entreprises ont déjà l’habitude de s’envoyer les factures fournisseurs dématérialisées. Le réel enjeu se trouve du côté des notes de frais, car ce sont les employés qui en sont à l’origine (le ticket de caisse du restaurant, le ticket du carburant, le ticket de péage). L’enjeu est alors de mettre en place une numérisation de masse, notamment en proposant de numériser sa note de frais via son smartphone avec une application performante, capable de capter les informations au fil de l’eau. Une fois la facture ou le ticket scanné avec l’appareil photo, la plateforme de dématérialisation contrôle et complète les informations avant de transmettre le document à l’entreprise en temps réel. Les données sont alors stockées dans un système d’archivage électronique. Au besoin, les administrateurs ou managers peuvent gérer et contrôler les informations grâce à des outils numériques dédiés.

Cyril : En ce qui concerne les grands groupes, oui. J’ai pu constater qu’ils étaient déjà bien équipés en termes de dématérialisation, notamment sur le côté note de frais. En revanche, le calendrier adressé aux PME me paraît très optimiste, car les innovations techniques se font plus lentement chez ces entreprises qui peuvent faire appel aux experts-comptables ou à un accompagnement spécifique pour accélérer leurs efforts de dématérialisation.

Cyril : Plutôt dans les entreprises de grande taille et les PME de plus de 150 salariés. En revanche, la dématérialisation est moins développée sur les petites structures. L’enjeu est de relier la note de frais au logiciel de paye qui détermine de la complexité du processus. Certains logiciels de paie proposent directement des solutions de numérisation de A à Z ou de se greffer à une plateforme de dématérialisation à la solution existante.

Cyril : Lié à la comptabilité, le contrôle de l’URSSAF s’attache à vérifier des facturations liées à des prestataires et à des sous-traitants, en cohérence avec l’obligation de vigilance. La dématérialisation du processus de déclaration de la facture fournisseurs accélère et encadre ce processus tout en sécurisant la relation entre les entreprises. La dématérialisation répond aussi à l’enjeu du contrôle des notes de frais et de la présence des justificatifs.

Nicolas : Lors de la numérisation, la loi impose à chaque organisation de conserver l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité du document. Un document à valeur probante est un document dont on peut prouver la légitimité et l’inaltérabilité. Dans le contexte de la dématérialisation obligatoire en 2024, il sera crucial d’assurer la même intégrité de valeur aux documents numériques créés par un système d’information (une facture fournisseurs électronique) et les documents numérisés à partir d’une version papier (une note de frais scannée).

Nicolas : Puisque la simple photo de smartphone d’une note de frais ne peut être considérée comme un reçu à valeur probante, on va se tourner vers une plateforme de dématérialisation qui donnera un caractère à valeur probante au document. Sur l’outil de dématérialisation, la photo prise par le smartphone sera mise au format PDF et liée à un ensemble de signatures électroniques et des preuves de dépôt. Cette pièce sera confiée à un tiers de confiance avant d’être stockée dans un coffre-fort d’archivage électronique. Cette chaîne garantit l’authenticité du document tout au long de sa durée de vie.

Nicolas : Normalement, on conserve un document numérisé dix ans pour la facture fournisseurs et 6 ans pour la note de frais. Par l’archivage électronique, la dématérialisation élimine les limites physiques du stockage, qui de plus coûte cher. L’intérêt est aussi d’automatiser des flux d’imports afin de classifier les documents avec efficacité. Ainsi, une grande entreprise peut facilement archiver ses données pour l’ensemble de son groupe, avec une classification par entité, par collaborateur tout en pouvant facilement accéder à ces données.

Cyril : Côté URSSAF, on se réfère aux durées de conservation pertinentes, à savoir 3 ans pour les prescriptions de contrôle “classiques” et 5 ans pour le travail dissimulé. Donc en conservant les documents un minimum de six ans, voire dix ans, dans un système d’archivage électronique, les entreprises couvrent très largement les périodes de prescription.