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DFS : l’essentiel sur la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels
VRP, journalistes, artistes ou ouvriers du bâtiment… certaines professions profitent d’un abattement sur l’assiette des cotisations sociales, appelé « déduction forfaitaire spécifique » ou DFS.
Comment fonctionne cet abattement, quelles sont les dépenses concernées et quelles sont vos obligations en tant qu’employeur pour appliquer la DFS ? Tour d’horizon de la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels.
Quelles sont les dépenses concernées par la DFS ?
Plusieurs dépenses ouvrent droit à la DFS pour frais professionnels, notamment les dépenses engagées par les salariés exerçant une des professions listées à l’article 5 de l’annexe 4 du Code général des impôts ; mais aussi les dépenses supportées par vos salariés.
Depuis le 1er janvier 2023, date à laquelle la doctrine sociale concernant la DFS a évolué , en cas de contrôle de l’Urssaf, vous devez justifier que vos salariés supportent bien des frais professionnels. Pour cela, vous devez garder tous les justificatifs liés à ces dépenses. À défaut, vous risquez un redressement des cotisations.
Il faut également savoir que la DFS est plafonnée à 7 600 euros par an et par salarié !
Comment fonctionne la déduction forfaitaire spécifique ?
La DFS est un abattement appliqué sur le salaire brut de base du salarié concerné. Son taux varie selon la profession exercée. Il est par exemple de 20 % pour les musiciens, 10 % pour les scaphandriers et 30 % pour les pilotes de l’aviation marchande.
L’assiette des cotisations et contributions sociales (cotisations maladie, maternité, invalidité et décès, versement mobilité, cotisations de retraite complémentaire obligatoire, etc.) est ainsi réduite.
Toutefois, si vos salariés bénéficient de la déduction forfaitaire spécifique, l’abattement appliqué ne peut pas ramener leur assiette des cotisations sous l’assiette minimale des cotisations. Cette dernière correspond au montant cumulé du SMIC et des indemnités, primes ou majorations, prévu par une disposition législative ou réglementaire (article R. 242-1 du Code de la sécurité sociale).
DFS, quelles sont les obligations de l’employeur ?
En tant qu’employeur, vous pouvez opter pour la déduction forfaitaire spécifique :
- Si une convention collective le prévoit ;
- Si le comité social et économique (CSE) a donné son accord ;
- Si les salariés acceptent cette option (article 9 de l’arrêté du 20 décembre 2020 relatif aux frais professionnels), à défaut d’accord du CSE ou de convention collective. Pour cela, votre entreprise doit, chaque année, demander aux salariés concernés s’ils souhaitent ou pas bénéficier de la DFS, et les informer des conséquences de ce dispositif sur la validation de leurs droits aux assurances sociales. Si les salariés ne répondent pas, leur silence vaut accord pour l’application de la DFS.
A savoir : Il vous appartient en tant qu’employeur de prouver que vous avez interrogé et informé vos salariés sur la DFS. À défaut de justificatifs, le montant de la déduction est réintégré dans l’assiette des cotisations sociales.
La déduction forfaitaire spécifique dans les secteurs du BTP et de la propreté
Le Bulletin officiel de la Sécurité sociale (BOSS) prévoit une suppression progressive de la DFS dans cinq secteurs :
- La propreté : la DFS baisse depuis le 1er janvier 2022 et sera supprimée en 2029 ;
- La construction : les ouvriers du BTP ont droit à une DFS de 10 % jusqu’au 31 décembre 2023, puis le taux sera réduit jusqu’à sa suppression en 2032 ;
- Le transport routier de marchandises ;
- L’aviation civile ;
- Les journalistes.
En contrepartie, les professions visées par cette suppression bénéficient d’une tolérance. Ainsi, pour les salariés de ces secteurs, vous pouvez appliquer cette déduction sans avoir à justifier qu’ils supportent effectivement des frais professionnels.
En outre, si vous avez recueilli leur consentement pour l’application de la DFS avant le 1er janvier 2023 (ou courant 2023 pour les métiers de la propreté), il vaudra jusqu’à la suppression du dispositif.
Comment Silae aide les entreprises à gérer la DFS ?
La gestion des frais professionnels et de la DFS impose à votre entreprise de récolter tous les justificatifs des dépenses de vos salariés. Or, cette collecte peut être difficile (pertes des reçus, etc.) et le contrôle des dépenses de vos collaborateurs est fastidieux.
Pour vous aider à optimiser le traitement, le contrôle et l’analyse des frais professionnels, Silae propose une application dédiée. Celle-ci traite les notes de frais de vos collaborateurs instantanément et vous offre la possibilité de conserver dans un coffre-fort numérique les justificatifs nécessaires en cas de contrôles fiscaux ou de l’Urssaf.
Cette digitalisation des notes de frais est un véritable gain de temps pour vos équipes et une solution pour limiter les risques de fraudes et de pertes de justificatifs !