La gestion administrative du personnel : savoir anticiper pour éviter la catastrophe

Toutes celles et ceux qui ont de l’expérience au sein des Ressources Humaines le savent, la gestion de l’administration du personnel représente le principal défi qu’ils ont à relever au sein de leur entreprise.
Pour définir en quelques mots ce qui se cache derrière ce terme plutôt vague, il s’agit tout simplement de l’intégralité des tâches administratives relatives aux Ressources Humaines, qui comprennent plusieurs missions et objectifs à atteindre, mais aussi plus largement tout ce qui touche à la relation entre un salarié et son employeur.  

Qu’est-ce que la gestion administrative du personnel ?

Campagnes de recrutement, processus de démission d’un salarié, l’évolution des carrières en interne, management des temps de formation, gestion des absences… En somme, la gestion administrative du personnel invoque presque toutes les fonctions inhérentes aux Ressources Humaines, d’où l’importance capitale pour un Responsable des Ressources Humaines de connaître non seulement l’étendue des tâches qui lui incombent, mais aussi de les réaliser au mieux dans le respect des règles légales et, si possible, dans un laps de temps le plus court possible, le tout sans commettre d’erreur critique préjudiciables à l’une des parties.  Sans de grandes capacités d’organisation couplées à un échange fluide des informations au sein de l’entreprise, la gestion administrative du personnel peut sombrer dans l’inefficacité et sérieusement entamer la productivité et donc la compétitivité de l’entreprise.   

Un préalable essentiel à un cadre de travail serein et efficace

Si dans une TPE il est courant de voir le gérant s’occuper de toute la gestion administrative de son personnel, il en est tout autrement dès lors que l’on commence à atteindre une masse critique de collaborateurs qui impose de déléguer ces tâches. Il est alors possible de les confier à un service des Ressources Humaines nouvellement formé, ou bien de l’externaliser à une autre société. Nous nous intéresserons davantage au premier cas, car de nombreuses entreprises choisissent encore d’opter pour cette solution, bien que l’externalisation permette d’autres avantages non négligeables, comme faire appel à des professionnels sans avoir à en recruter en interne. Il convient cependant d’apporter une nuance dans le rôle des Ressources Humaines, qui ne sont pas uniquement limitées à un aspect purement administratif de traitement des données et des processus inhérents au fonctionnement d’une entreprise. L’autre volet étant plus centré sur un aspect relationnel, destiné à favoriser le bien-être des employés, en permettant notamment d’offrir un espace d’écoute active et d’assurer le maintien d’une communication de confiance avec les employeurs. Ces deux faces des Ressources Humaines se croisent plus intimement que l’on pourrait le penser au premier abord. La confiance, base de toute collaboration efficiente, passe d’abord par un respect de ses engagements, ce qui nous ramène aux aspects administratifs de la vie du salarié. Comment celui-ci pourrait évoluer dans un cadre de travail propice en étant face à une gestion chaotique de sa paie, de ses congés, de ses absences, de son contrat de travail et plus largement de tous ses documents ? La défiance s’installerait rapidement. Les promesses des Ressources Humaines n’auraient plus aucune valeur, car elles pourraient démontrer qu’elles sont incapables d’accompagner efficacement la vie administrative au quotidien. Ainsi, un employeur a tout intérêt à être irréprochable pour tous les processus administratifs du personnel pour offrir un cadre de travail épanouissant et favorable, conditions essentielles à une bonne productivité de sa masse salariale.  

La nécessité de centraliser et de rationaliser la gestion administrative du personnel

Pour éviter aux Ressources Humaines de sombrer dans des obligations chronophages, provoquant fatalement erreurs et oublis, il existe une solution qui permette à tous, employeur comme salariés, de travailler ensemble et d’anticiper. Il s’agit des SIRH, pour Systèmes d’Information Ressources Humaines, logiciels dématérialisés qui possèdent des modules en ligne qui servent de véritables auxiliaires aux Ressources Humaines. C’est ce que nous, Silae, proposons comme solution aux entreprises, de toute taille et de tout secteur d’activité. Avec cela, il ne s’agit pas de remplacer un RRH ( Responsable des Ressources Humaines), bien au contraire, mais d’augmenter sa productivité, sa fiabilité et sa productivité. Concrètement, comment cela fonctionne ? Il s’agit d’une interface en ligne, qui prend la forme d’un logiciel dit SaaS (Software as a Service) par abonnement, dont le tarif dépend de plusieurs facteurs, comme le nombre de comptes enregistrés pour une société qui fait appel à cette solution génératrice de productivité.  Chaque employé bénéficie d’un espace personnel, lui permettant par exemple de poser une demande de congés tout en vérifiant en quelques clics le solde qui lui reste, ou encore de télécharger ses fiches de paie et autres documents personnels. Quant au service des Ressources Humaines, Silae représente pour lui un puissant outil de diagnostic, sachant que toutes les données des salariés sont enregistrées, classées, suivies et peuvent être comparées. En somme, c’est à la fois un outil centralisé et une interface de communication entre un employeur et ses salariés, en se libérant totalement des défauts d’une gestion administrative par classeurs et feuilles volantes.  Un SIRH comme Silae possède plusieurs fonctionnalités principales,dont : 
  • La gestion de la paie automatisée, notamment avec le calcul des déductions et les différentes cotisations, tout en intégrant des remontées de données et statistiques pour l’employeur.
  • La gestion des prestations de travail.
  • La gestion des prestations sociales, comme l’assurance maladie ou encore pouvoir gérer le suivi des accidents du travail.
  • La gestion humaine des salariés, qui regroupe toutes les informations des employés (son adresse, sa date de naissance, son ancienneté, ses diplômes, son CV…).
Un service des Ressources Humaines est, avec un tel outil à sa disposition, capable de se libérer de ce qui est désormais considéré comme une perte de temps pour des tâches non qualifiées, comme la récolte disparate d’informations et le classement manuel et fastidieux des données. Son rôle peut ainsi davantage se centrer sur le relationnel et le suivi humain du personnel, mais aussi pouvoir en amont se centrer sur la prise de décisions, en accompagnant le chef d’entreprise dans ses choix stratégiques d’augmentation de la productivité et de la compétitivité de l’entreprise.   

Les SIRH comme outil d’attractivité et de rétention des talents

Cela passe avant tout par une bonne gestion interne de sa masse salariale, dont les meilleurs éléments sont à conserver, tout en s’assurant d’attirer à soi les profils les plus prometteurs sur le marché afin qu’ils ne partent pas vers la concurrence.  Aujourd’hui, les salariés ont davantage de mobilité professionnelle et n’hésitent plus à rejoindre l’entreprise qui saura leur démontrer qu’ils seront bien suivis, accompagnés, écoutés. Tâches qui incombent avant tout à une administration efficace, fiable et réactive, c’est-à-dire un service des Ressources Humaines ayant fait sien un outil SIRH parmi les plus performants, signe d’une transformation numérique réussie.

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