Tout savoir sur les obligations de visites médicales

Cette loi confirme que l’employeur est responsable de la santé et la sécurité de ses salariés, s’agissant des risques liés au travail. Bien que ses dénominations aient changé au fil du temps, l’objectif reste le même :  “ Les services de prévention et de santé au travail (SPST) ont pour mission exclusive d’éviter tout atteinte à la santé des salariés du fait de leur travail.” 

Dans ce contexte, les employeurs doivent respecter un cadre réglementaire précis et intégrer l’inclusion des visites médicales dans leur gestion des RH.  

Les entreprises du secteur privé sont, à l’instar des Epic (Etablissement public industriel et commercial) et des EPA (Etablissement public administratif) qui emploient du personnel de droit privé, légalement tenues d’adhérer à un service de prévention et de santé au travail (SPST). C’est cette structure qui assurera pour elles le suivi médical de ses collaborateurs ainsi que les actions de prévention à mener.  

Chaque employeur doit mettre en place un service de santé au travail (SPST), qui peut être exclusif à son entreprise (Service de prévention et de santé au travail autonome, SPSTA) ou partagé avec d’autres entreprises (Service de prévention et de santé au travail interentreprises, SPSTI). 

Pour les entreprises ou établissements de moins de 500 employés, l’adhésion à un SPSTI est obligatoire. Pour celles comptant 500 employés ou plus, l’employeur a le choix entre créer son propre SPSTA ou rejoindre un SPSTI. 

Avant de pouvoir établir un SPST au sein de son entreprise, elle doit obtenir une autorisation de la part de la DREETS (directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités). 

Ce service devra obligatoirement être constitué d’une équipe pluridisciplinaire qui devra comprendre à minima :  

• Un médecin du travail,
• Un infirmier,
• Un intervenant en prévention des risques professionnels ,
• Un assistant de SPST. 

La législation précise que les heures consacrées aux visites et examens médicaux doivent être incluses dans le temps de travail. Ces visites médicales, lorsqu’elles se déroulent pendant les heures de travail, doivent être rémunérées normalement. Si ces examens se tiennent en dehors des heures de travail habituelles, ils doivent être comptabilisés et rémunérés comme du temps de travail effectif. 

Si la visite médicale ne peut se dérouler pendant les heures de travail habituelles du salarié, le temps y consacré doit être rémunéré comme du temps de travail ordinaire. En outre, si le salarié engage des frais, tels que des frais de transport pour se rendre à cette visite, l’employeur est responsable du remboursement de ces dépenses. 

Les obligations réglementaires concernant les visites médicales en France sont différentes en fonction du statut et de la situation de chaque actif.

Pour les salariés du secteur privé, on distingue différents types de visites médicales obligatoires au travail que sont :

1. La visite d’information et de prévention (VIP),
2.  Le suivi individuel renforcé (SIR),
3.  La visite médicale de pré-reprise, puis la visite médicale de reprise, qui s’effectue notamment après un arrêt de travail de longue durée, une maladie professionnelle ou un congé maternité,
4. La visite médicale de mi-carrière,
5. Des visites médicales effectués à la demande de l’employeur, du travailleur ou du médecin du travail.

Elle remplace la visite médicale d’embauche depuis le 1er janvier 2017. Elle doit se dérouler dans les trois mois suivants la prise de poste de l’employé. Elle devra ensuite être renouvelée selon une périodicité adaptée à l’état de santé du salarié et à son âge ainsi qu’aux conditions de travail et aux risques professionnels auxquels il est exposé.

Le médecin du travail peut accorder des dérogations générales à la visite médicale d’embauche dans certaines situations. Par exemple, les intérimaires, les travailleurs de nuit, les salariés désignés par le médecin du travail, ainsi que les collaborateurs reconnus comme handicapés ou invalides peuvent bénéficier de ces dérogations. Les conditions pour obtenir ces dérogations sont les mêmes que pour les autres salariés, mais les délais pour réaliser la visite médicale sont différents.

Dans les faits, les collaborateurs qui ne rentrent pas dans un des cas spécifiques précédemment abordés peuvent être dispensés d’une VIP lorsque la date de la dernière effectuée remonte à moins de cinq années avant son recrutement.

Cette dispense est conditionnée par ces trois points :

• Le précédent poste occupé par le salarié était similaire à celui qu’il occupe actuellement, et l’exposait à des risques équivalents,
• Le professionnel de santé en charge de son suivi détient en sa possession de la dernière attestation de suivi ou le dernier avis d’aptitude,
• Au cours des cinq années précédentes, le médecin n’a émis aucun avis d’inaptitude ni de mesure individuelle d’aménagement, d’adaptation, de transformation du poste ou du temps de travail à l’encontre du salarié.

Ce suivi renforcé de l’état de santé est dédié aux collaborateurs exposés à des risques particuliers, tant sanitaires que sécuritaires. Et ce pour leur personne propre, mais aussi pour celle de leurs collègues ou des tiers pouvant être présents sur ou à proximité du poste de travail concerné.

Ce suivi inclut un examen médical d’aptitude avant l’embauche qui entraine la délivrance d’un avis d’aptitude ou d’inaptitude par le médecin du travail. Renouvelable, cet examen offre l’assurance que le salarié qui bénéficie de ce suivi est médicalement apte au poste de travail auquel son employeur projette de l’affecter. Il devra ensuite être suivi d’examens périodiques dont la réglementation impose qu’ils soient effectués tous les quatre ans au maximum.

L’objectif est d’accompagner et préparer le retour au travail du collaborateur dans les meilleures conditions. Elle peut être demandée par les personnes suivantes :

• Le médecin du travail,
• Le médecin traitant,
• Le médecin conseil des organismes de sécurité sociale,
• Le salarié lui-même.

Au cours de cette visite il est possible que le médecin prévoie des aménagements et adaptations du poste de travail, des préconisations de reclassement, des formations professionnelles à organiser en vue de faciliter le reclassement ou réorientation professionnelle du salarié.

Non systématique, cette visite est rendue obligatoire par la législation après certains arrêts de travail. Elle doit impérativement être réalisée dans les 8 jours calendaires qui suivent la reprise de travail du collaborateur ou lors d’une visite de “pré-reprise” rendue possible depuis le premier avril 2022. Cette seconde possibilité est offerte aux salariés ayant été absents plus de trente jours, à leur demande, de celle du médecin-conseil ou encore de la CPAM. Elle pourra être effectuée dès lors que le retour du salarié à son poste est prévu.

Dans les deux cas, cette visite permet au médecin du travail d’évaluer si le salarié est apte à retrouver son poste, dans le cas contraire des mesures d’aménagement du travail ou de reclassement pourront être proposées par le praticien de santé.

Le caractère obligatoire de cette visite est conditionné aux motifs d’arrêt de travail qui suivent :

• Congé maternité,
• Arrêt maladie ayant entraîné un arrêt d’au moins trente jours, ayant débuté avant le premier avril 2022,
• Accident ou maladie d’origine non professionnelle, ayant entraîné un arrêt de travail de plus de soixante jours et ayant débuté à compter du premier avril 2022,
• Accident du travail ayant entraîné un arrêt d’au moins trente jours,
• Arrêt maladie professionnelle, indépendamment de sa durée.

Un nouveau dispositif a été mis en place par la loi n°2021-1018 du 2 août 2021 pour renforcer la prévention en santé au travail. Cette visite est organisée l’année civile des 45 ans du salarié. Toutefois, un accord de branche peut fixer une autre périodicité. Elle a pour objectif de renforcer la prévention de la santé au travail en prenant en compte l’âge et l’état de santé du salarié.

Plus précisément, cette visite permet notamment d’établir un état des lieux de l’adéquation entre le poste de travail et l’état de santé du salarié, d’évaluer les risques de désinsertion professionnelle et la prévention des risques professionnels, sensibiliser le salarié aux enjeux du vieillissement au travail et à la prévention des risques professionnels.

Au cours de cette visite, le médecin peut proposer des mesures individuelles d’aménagement, d’adaptation ou de transformation du poste de travail ou des mesures d’aménagement du temps de travail.

La gestion des visites médicales est une tâche complexe et chronophage pour les services RH des entreprises. Elle implique notamment de respecter les obligations légales, de coordonner les agendas des salariés et des services de santé au travail, de suivre les aptitudes et les inaptitudes, de contrôler les factures et les déclarations, etc.

Face à ces défis managériaux et organisationnels, l’optimisation de la gestion des visites médicales avec un logiciel RH offrira de nombreux gains à l’entreprise qui l’emploie :

• Un gain de temps grâce à l’automatisation et à la simplification des actes liés aux visites médicales.  On pense ici à la planification des rendez-vous, la transmission des convocations, le suivi des fiches de santé, des rappels, etc.
• Avec un logiciel RH, l’entreprise qui l’utilise s’assure du respect des délais et des fréquences des visites médicales en fonction du type de poste, du risque professionnel, de la situation du salarié, etc. Cela permet d’éviter ainsi les oublis, les annulations, les sanctions légales et garantit la sécurité et la santé des collaborateurs.
•  Un tel logiciel fournit enfin un suivi clair et transparent, obtenu via un reporting régulier des actions réalisées et de la conformité des visites médicales. Il permet d’analyser les indicateurs clés que sont le taux d’aptitude, le coût moyen par visite, le nombre de visites effectuées, etc. Il facilite par ailleurs le contrôle des factures et des déclarations d’effectifs.