Annualisation du temps de travail : mode d’emploi 

Cela peut même aller jusqu’à 3 ans depuis la loi « Travail » de 2016. Aujourd’hui, la gestion des temps est un enjeu majeur pour toute entreprise. Cette dernière doit concilier ses contraintes de fonctionnement et ses obligations légales avec le souhait de ses salariés d’harmoniser vie professionnelle et vie personnelle.

L’annualisation du temps de travail constitue un aménagement profitable pour adapter les plannings des salariés à la fluctuation de l’activité de l’entreprise pendant l’année, en particulier en cas de travail saisonnier ou autre période à forte intensité. Ainsi, l’annualisation du temps de travail permet de répartir les heures de travail sur une année civile et d’adapter le travail en cas de phénomène imprévisible.

L’annualisation du temps de travail équivaut au nombre d’heures que chaque collaborateur devra effectuer sur l’année civile, en fonction du rythme de l’activité de l’entreprise. Les heures de travail de certaines semaines peuvent être supérieures à 35 h et d’autres, inférieures. Le temps de travail est modulé de manière à aboutir à une moyenne de 35 h hebdomadaires sur l’année (pour un total maximum de 1 607 h sur 12 mois). En effet, un collaborateur avec un temps de travail annualisé pourra passer d’une semaine de 35 heures de travail à une semaine de 42 heures de travail selon la période.
Ce procédé limite le recours aux heures supplémentaires, aux intérimaires ou aux CDD et prévient le chômage partiel lorsque l’activité est réduite.

Pour calculer l’annualisation du temps de travail, il faut prendre en compte les éléments suivants :

• La durée du travail est nécessairement décomptée sur une année civile entière,
• La durée du travail hebdomadaire d’un salarié ne doit pas dépasser 48 heures (sauf circonstances exceptionnelles où l’on peut aller jusqu’à une durée de 60 heure hebdomadaire)
• Le nombre d’heures hebdomadaires contractuelles : 35 h, 39h. etc.
• Les jours de récupération, les jours fériés de la période, les droits aux congés payés, …etc.

La modulation du temps de travail ne peut concerner qu’un seul salarié. En effet, elle doit porter sur l’ensemble de l’entreprise ou a minima d’un service et doit faire l’objet d’un accord avec les représentants du personnel ou d’une convention. L’Inspection du travail valide l’accord d’annualisation. Les salariés sont informés des horaires appliqués sur l’année.
La mission du service RH est de veiller au respect des règles encadrant l’annualisation du temps de travail. L’aménagement du temps de travail ne doit pas dépasser ni la période de référence de 12 mois ni la durée légale du travail.
Pour gérer au mieux la mise en place de l’annualisation du temps de travail, un logiciel de gestion des temps de travail est idéal. Cela vous permettra de suivre l’annualisation des temps de travail de vos collaborateurs afin d’adapter en temps réel les heures annualisées.

La gestion des temps, complexe, ne peut plus se faire sur papier ou sur un tableau d’annualisation des heures. Le recours à un logiciel SIRH complet devient indispensable. En effet, il vous permet de suivre le planning de travail prévisionnel de l’année :

• En paramétrant les calculs des heures supplémentaires à payer ou à récupérer (les heures effectuées au-delà de la limite haute hebdomadaire prévue étant des heures supplémentaires),
• En gérant les absences selon leur nature,
• En communiquant avec le salarié,
• En adaptant les heures de travail hebdomadaires du salarié annualisé.

Par conséquent, le suivi du temps de travail est facilité, le nombre d’heures travaillées et celles à effectuer sur le reste de l’année étant clairement repérables. Paramétré en fonction des dispositions légales en vigueur concernant le temps de travail, le logiciel RH sécurise les variables de paie en pointant les anomalies éventuelles. Par exemple, un dépassement du seuil d’heures travaillées par jour ou par semaine ou le non-respect de la pause minimum obligatoire.

Par ailleurs, il permet de calculer l’horaire mensuel moyen pour un lissage de la rémunération (s’il est prévu par l’accord collectif ou la convention). Cela permet d’éviter les possibles fluctuations de salaire trop importantes d’un mois sur l’autre.

Axe stratégique de la fonction RH, la digitalisation du suivi de l’annualisation du temps de travail se situe dans une démarche d’amélioration constante de l’organisation du travail. Cela apporte plus de souplesse et d’efficacité dans les méthodes de travail. Par conséquent, cette digitalisation participe ainsi au bon climat social au sein de l’entreprise.
Enfin, la flexibilité dans l’organisation des plannings de chacun et la possibilité de consulter ses compteurs de temps ou de suivre sa demande de congé dans le logiciel favorise l’esprit collaboratif et l’implication des collaborateurs.