Nouvelle embauche pour la rentrée ?
Le point sur vos obligations légales

Une embauche s’accompagne de plusieurs obligations légales fixées par le Code du travail, telles que la déclaration préalable à l’embauche, le contrat de travail, l’affiliation à une mutuelle d’entreprise. Pour accueillir votre nouvelle recrue avec efficacité dans le respect de la loi, voici 6 formalités obligatoires que vous ne devez surtout pas oublier. Et n’oubliez pas de solliciter votre expert-comptable qui reste votre meilleur allié pour vous accompagner dans toutes ces démarches !

Votre toute première obligation lors de l’embauche d’un salarié est la déclaration préalable à l’embauche, ou DPAE. Elle doit être réalisée dans les 8 jours qui précèdent la prise de fonction, quelle que soit la nature ou la durée du contrat. Son objectif est d’informer l’URSSAF de cette embauche. Elle déclenche automatiquement l’affiliation du salarié aux organismes essentiels comme la Sécurité Sociale. Un retard ou un oubli peut vous exposer à des sanctions administratives ou pénales pour dissimulation d’emploi salarié.

A SAVOIR
Avec mySilae, la transmission de la DPAE est automatiquement intégrée au processus d’onboarding pour éviter tout oubli.

 

Le contrat de travail est l’une des obligations de l’employeur à l’embauche afin de formaliser l’engagement, la relation professionnelle entre l’entreprise et le salarié, et de les protéger.
Il doit être rédigé avec une grande attention et doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires. Parmi elles :

• l’identité des parties,
• la nature et la fonction du salarié,
• le lieu de travail,
• le nombre d’heures de travail hebdomadaire,
• la rémunération,
• la convention collective applicable ou encore les conditions de la période d’essai.

Le contrat de travail n’est pas obligatoire dans le cas d’un CDI à temps plein, mais reste toutefois fortement recommandé. En cas de litige, ce document devient la référence juridique qui rappelle les droits et devoirs de chacun.

Par ailleurs, vous devez respecter la convention collective qui s’applique à votre secteur d’activité lorsque vous recrutez une personne. Celle-ci définit des règles spécifiques, qui peuvent concerner par exemple les salaires minimaux, l’organisation du temps de travail, la durée de la période d’essai, les congés ou encore l’obligation de mettre en place un régime de prévoyance. La convention collective s’impose à l’employeur et son non-respect peut entraîner des sanctions pénales.

Le Code du travail vous oblige à mettre en place un contrat de complémentaire santé collective dès votre premier salarié. Vous devez donc lui proposer une mutuelle à l’embauche.
Cette mutuelle santé est obligatoire pour l’employeur et le salarié doit y adhérer, sauf cas très spécifiques (par exemple, lorsqu’il est déjà couvert par la mutuelle de son conjoint…).
En matière de complémentaire santé, la mutuelle doit proposer de couvrir un panier de soins minimum et l’employeur doit financer au moins 50 % du coût de la couverture.
Votre convention collective peut d’ailleurs imposer des garanties plus élevées ou prévoir des régimes différents selon les catégories de salariés.

A SAVOIR
Avec mySilae, vous pouvez souscrire à un contrat conforme à votre convention collective, et les affiliations sont automatiques.

Cette formalité obligatoire à l’embauche consiste à rattacher le salarié aux différents organismes sociaux : URSSAF, la caisse de retraite complémentaire, les institutions des retraites complémentaires de l’Agirc-Arrco, France Travail, les services de prévention et de santé au travail (SPST), etc. Cette démarche permet de garantir l’ouverture des droits sociaux de l’employé, notamment en matière d’assurance maladie, de retraite et de prévoyance.
La prévoyance est facultative contrairement à la mutuelle, sauf pour les cadres ou assimilés. Si l’entreprise emploie des cadres, elle doit souscrire à un contrat de prévoyance spécialement pour eux.

Lors de l’intégration de votre premier salarié, vous devez l’inscrire sur votre registre unique du personnel. Tout employeur qui accueille des salariés a l’obligation de tenir ce registre, pour y faire figurer différentes informations sur chacun d’entre eux : nom, emploi, dates d’entrée et de sortie de l’entreprise. Ces données doivent être conservées jusqu’à 5 ans après le départ d’un salarié.
Le registre unique du personnel, qui permet de tracer l’historique des emplois dans l’entreprise, peut être demandé à tout moment par l’inspection du travail. En cas de manquement, l’employeur risque une amende pouvant atteindre 3750 €.

En tant que nouvel employeur, il est important de bien préparer ce tournant pour votre société. Et si vous avez un doute, rappelez-vous que votre expert-comptable reste l’interlocuteur le mieux placé pour vous aider et répondre à toutes vos questions… car il vous connaît bien !