Embaucher son premier salarié, ce n’est pas si compliqué !

Une fois le candidat idéal trouvé, place à la paperasse. La première question que se posent tous les nouveaux employeurs, c’est : « Quelles sont les formalités pour embaucher un salarié ? ».  

Vos obligations légales à l’embauche s’organisent autour de 3 socles fondamentaux :   

• annoncer l’embauche de votre salarié via la déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Elle déclenche des processus administratifs importants, comme l’immatriculation du salarié à la CPAM, au régime d’assurance chômage, etc. ;
• formaliser la relation de travail employeur-salarié par un contrat de travail : ce document obligatoire doit contenir au moins la qualification, la rémunération, la durée du travail, les conditions de la période d’essai et, pour les CDD, la date de fin du contrat.
• sécuriser la protection sociale de votre salarié par la souscription à une mutuelle d’entreprise obligatoire, une prévoyance (au minimum pour les cadres et si votre convention collective l’impose) et à la caisse de retraite complémentaire Agirc-Arrco. 

Par ailleurs, l’entreprise doit mettre en place un registre unique du personnel. C’est un document qui doit recenser tous les salariés en CDI et en CDD, dans l’ordre chronologique, avec leurs dates d’entrée et de sortie de l’entreprise. Les stagiaires, les apprentis et les contrats de professionnalisation doivent également y figurer. 

Enfin, il faudra organiser une visite d’information et de prévention médicale dans les 3 mois suivant l’arrivée du salarié dans l’entreprise.  

Par la suite, tout employeur aura l’obligation d’effectuer une déclaration sociale nominative (DSN) chaque mois, qui remplace plusieurs déclarations et qui permet de payer les cotisations sociales.  

A SAVOIR  : On parle souvent de mutuelle d’entreprise pour désigner ce qu’il faudrait appeler en réalité de « contrat collectif de complémentaire santé ». Les mutuelles, assureurs ou institutions de prévoyance, sont en effet les organismes qui gèrent ces contrats.

Plutôt que de chercher seul toutes les informations, appuyez-vous sur vos précieux alliés qui sont votre gestionnaire de paie et votre expert-comptable. Ce dernier vous suit depuis le début de votre aventure, connaît bien votre activité ainsi que toutes les obligations légales dont vous devez vous acquitter en tant que primo-employeur. 

Ils vous aideront à gérer vos formalités, vos déclarations et vos obligations tout en s’assurant que tout est bien conforme.  

En plus, avec mySilae Santé, vous avez tout pour aborder cette étape plus sereinement, gagner du temps et réduire votre charge administrative. Votre gestionnaire de paie s’occupe de tout, et vous, vous pouvez affilier votre premier salarié rapidement et simplement à la mutuelle et la prévoyance conformes à votre CCN. 

Si la solution de gestion de paie & RH My Silae simplifie la gestion des obligations légales pour votre gestionnaire de paie, elle vous simplifie aussi l’embauche grâce à une automatisation des processus à chaque étape. Ainsi, vous partagez la même plateforme, les mêmes informations, les outils avec la même simplicité. Même vos futurs salariés, mais avec des droits d’accès différents… 

• Demandez un modèle de l’aide à votre cabinet comptable qui peut vous transmettre un modèle de contrat de travail conforme à votre activité. 
• Ensuite, la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est générée et transmise automatiquement à l’Urssaf, ainsi qu’aux autres organismes sociaux (retraite, prévoyance…). 
• Une fois votre convention collective identifiée, les règles qui s’y réfèrent seront automatiquement intégrées dans la plateforme afin d’être toujours à jour de vos obligations quelle que soit la vie de votre entreprise (embauche, départ, augmentation temporaire de l’activité…).
• En quelques clics, vous souscrivez à un contrat de santé (mutuelle) et une prévoyance conformes à votre convention collective et au meilleur prix. Avec mySilae Santé, c’est automatique et automatiquement conforme !  
• Votre registre du personnel est disponible en ligne. Vous pouvez y inscrire votre premier salarié, puis le mettre à jour quand vous le souhaitez. 

Ainsi, chaque formalité est anticipée, sécurisée et tracée. Vous avez la garantie de répondre à toutes vos obligations légales d’employeur, vous évitez les oublis et vous gagnez en sérénité lors d’une nouvelle embauche. 

A SAVOIR 

Votre premier salarié bénéficie lui aussi d’un accès à la plateforme My Silae & mySilae Santé via une interface (web ou application) dédiée qui lui permet un onboarding en totale autonomie. Ce n’est ainsi plus à vous de faire le lien entre les différents organismes (mutuelle, prévoyance…) et les différents interlocuteurs (assureurs, gestionnaire de paie, expert juridique…) ! 

 

En tant que nouvel employeur, vous avez l’obligation de proposer une mutuelle dès le premier salarié et ce, quelles que soient la taille et l’activité de votre entreprise.  

Vous devez à ce titre :  

•  financer au minimum 50 % de la cotisation,
• offrir un panier minimal de garanties,
• informer le salarié sur ses droits. 

Quant à la prévoyance, qui couvre les risques d’arrêt de travail, d’incapacité, d’invalidité ou de décès, elle est obligatoire :  

• pour les cadres,
• lorsque la convention collective nationale (CCN) dont vous dépendez prévoit des dispositions spécifiques, selon le secteur.   

A SAVOIR 

Grâce à des partenariats avec des acteurs de la mutuelle comme CCMO Mutuelle, UNÉO et l’UNMI, My Silae devient la première plateforme RH à proposer une solution totalement intégrée à la paie et des contrats 100 % conformes à votre CCN pour gérer toutes les formalités liées à la mutuelle et la prévoyance, appelée mySilae Santé.  

Plus besoin de jongler entre plusieurs interfaces : cette solution vous facilite la gestion administrative de la protection sociale de vos salariés grâce à un processus automatisé et sécurisé.   

Si vous embauchez votre premier salarié, sachez que vous avez droit à toute une batterie d’aides, notamment pour le primo-employeur que vous êtes ! L’État vous propose en effet, selon votre profil, de bénéficier :   

• d’une réduction des cotisations patronales sur les bas salaires (ceux qui n’excèdent pas 1,6 fois le SMIC brut) ;
• d’aides spécifiques pour l’embauche d’un apprenti, d’un demandeur d’emploi ou d’un travailleur handicapé ;
• d’aides financières si votre entreprise est implantée dans une zone géographique en difficulté socio-économique et même d’exonérations de cotisations patronales si elle est située en zone France Ruralité Revitalisation (FRR). 

France Travail et l’Urssaf répertorient l’ensemble de ces aides.  

N’hésitez pas à vous renseigner auprès de votre expert-comptable pour identifier toutes les aides à l’embauche auxquelles vous pourriez prétendre. 

Embaucher son premier salarié n’est plus aujourd’hui un parcours semé d’embûches. Votre expert-comptable vous apporte ses connaissances de la réglementation et vous conseille de manière stratégique, tandis qu’une solution digitale comme My Silae permet, par le biais d’une automatisation des processus RH, de faciliter la vie de toutes les parties prenantes concernées : le gestionnaire de paie, vos salariés et vous, bien sûr ! 

Ainsi, vous avez l’assurance de respecter vos obligations légales d’employeur, de gagner du temps et d’éviter les erreurs. Vous pouvez aussi compter sur des accompagnements destinés aux primo-employeurs pour rendre cette étape plus simple.