Gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences (GPEC) : pourquoi et comment la mettre en place ?

Les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité, évoluent dans un environnement en perpétuelle évolution. Ceci est valable sur un plan technologique bien sûr, mais aussi économique, social et juridique.

Il faut, de plus, dans le même temps, mettre en pratique les actions nécessaires aux choix stratégiques qui ont été faits quant au développement de l’entreprise. Il convient alors de trouver et de mettre en place des solutions qui permettent de s’y adapter au mieux, de savoir épouser ces mouvements afin de maintenir un niveau de performance optimal.
La GPEC, acronyme pour Gestion Prévisionnelle de l’Emploi et des Compétences, est une solution qui permet aux services des ressources humaines de suivre cette évolution au mieux grâce à la mise en place de nouveaux processus, plus en phase avec les évolutions métiers.

Quelles démarches pour mettre en place la GPEC ?   

C’est la stratégie de développement de l’entreprise qui est au cœur de la GPEC. Le développement de cette dernière suit un processus relativement codifié qui s’articule selon 4 phases principales.

Un audit   

Il peut passer par divers diagnostics et bilans en interne comme l’étude de l’organisation de la société, des différents postes occupés par ses salariés, mais aussi des objectifs atteints ou non au cours des derniers mois ou mêmes années. Ces données constitueront une véritable cartographie de votre organisation et leur analyse vous permettra de mettre en place la meilleure stratégie possible pour votre entreprise et de définir avec précision les actions à mener.

La construction de la démarche GPEC à proprement parler   

Une fois les objectifs fixés, il revient aux ressources humaines de faire le point sur les métiers présents au sein de l’entreprise ainsi que sur ceux dont vous auriez besoin. Cela va vous amener à déterminer les actions à mettre en place : cela peut relever du domaine de l’évolution interne grâce à la formation, aussi bien que de la mise en place d’actions de recrutement. Cette phase revient à poser vos choix en mettant en relation les forces vives de l’entreprise et les besoins de cette dernière. Nous verrons un peu plus loin dans cet article quels outils vous pourrez solliciter pour ce faire.

La mise en application de cette démarche   

Cette partie du travail est tout à la fois dense et passionnante. Organisez des entretiens avec vos collaborateurs, interrogez-les, proposez-leur des évolutions, une formation… Et si la solution ne se trouve pas déjà au sein de vos équipes, n’hésitez pas à lancer un recrutement externe.

Une phase de bilan afin de mesurer les effets de la GPEC   

Cette notion de bilan n’est pas figée dans le temps. Bien au contraire, il est recommandé d’effectuer un point de manière régulière sur l’avancée de la mise en place de votre GPEC, tous les objectifs n’étant pas soumis aux mêmes contraintes de temps. Il n’en reste pas moins que savoir faire le point sur l’organisation et l’avancée du projet reste essentiel.

 

Les outils de gestion pour vous aider à la mise en place de la GPEC   

Vous l’aurez compris, mettre en place la Gestion Prévisionnelle de l’Emploi et des Compétences est une chose importante, encore faut-il que cela soit fait de manière efficace, c’est-à-dire grâce au développement d’outils et de solutions spécifiques qui ont fait leurs preuves. Cela peut être des pratiques vertueuses à mettre en place en interne, tout comme la création de fiches de poste ou encore l’usage d’un logiciel SIRH par exemple. Voici quelques options qui peuvent s’avérer intéressantes.

Cartographie des compétences et fiche de poste   

Ces deux éléments sont essentiels à une analyse pointue de vos effectifs. Ils vous permettent de mettre en regard les compétences dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs et celles de vos collaborateurs. Cela permet une évaluation précise à la fois de vos ressources et de vos besoins.

L’entretien annuel d’évaluation   

Cet outil qui consiste, comme son nom l’indique, en une rencontre annuelle avec chacun des collaborateurs de l’entreprise, est un moment d’échange privilégié dont vous pourrez tirer de nombreux enseignements. C’est le moment idéal pour parler évolution de carrière, formation, compétence ou plus prosaïquement, paie ou mobilité. C’est le moment pour vous de fixer des objectifs, mais aussi pour votre collaborateur, de vous faire part de ses aspirations. Il s’agit d’un outil précieux en matière de GPEC.

L’entretien professionnel   

Cette entrevue, rendue obligatoire en 2003, doit être programmée tous les 2 ans à l’initiative de l’employeur. Il convient de ne pas la confondre avec la précédente. De fait, c’est très précisément l’avenir professionnel du collaborateur qui en est l’objet : perspectives d’évolution, souhaits et possibilités en matière de formation, construction du parcours professionnel, mobilité interne et mutation sont autant de sujets qui y sont abordés. Elle constitue à elle seule, un élément particulièrement important de la Gestion Prévisionnelle de l’Emploi et des Compétences.

Le choix de la formation   

Proposer une formation à un collaborateur s’avère le plus souvent un choix gagnant. C’est lui permettre de s’épanouir dans son travail, lui donner les clés pour un meilleur avenir professionnel, offrir à ses talents de se développer pour le meilleur. Mais c’est aussi, pour l’entreprise, l’avantage d’un salarié plus motivé et qui connaît déjà très bien les rouages et les processus en place.

Le recrutement   

Si vous ne disposez pas des ressources humaines nécessaires à une mise en place optimale de votre GPEC, lancez des actions de recrutement. C’est sans conteste la meilleure façon d’amener vos effectifs à coller très précisément à vos aspirations ainsi qu’à votre volonté de développement.

Un logiciel SIRH   

Il serait dommage, de nos jours, de se priver d’un tel outil alors que le numérique est partout dans nos existences, tout particulièrement dans le domaine professionnel. Disposer d’un logiciel SIRH, c’est à la fois structurer et alléger le travail des ressources humaines en automatisant une grande part des processus. C’est simplifier les recherches ainsi que les recoupements d’informations, vous permettant ainsi de gagner un temps précieux.

Vous l’aurez ainsi constaté au cours de ces lignes, si la Gestion Prévisionnelle de l’emploi et des Compétences reste une notion quelque peu complexe, on peut, en la structurant avec rigueur et précision, la rendre tout à fait abordable. Et ce, quelle que soit la taille de la structure au sein de laquelle vous évoluez. C’est une raison parfaite pour vous lancer et la mettre en place au plus vite.

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