Le logiciel de gestion des compétences, un outil de pilotage précieux pour les RH

Une véritable plus-value qui sert de moteur dans tous les services, des employés affectés à la production jusqu’aux cadres dirigeants. Mais le monde du travail n’est désormais plus articulé autour de carrières longues dans la même entreprise, comme ce fut le cas il y a une génération.

Comment assurer la rétention de ses talents, en recruter de nouveaux et gérer dans le même temps l’évolution et l’évaluation des performances de ses collaborateurs, dans un environnement professionnel de plus en plus volatil ? Un logiciel de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (ou GPEC) représente aujourd’hui un outil incontournable pour anticiper et planifier ces tâches essentielles pour maintenir un niveau global satisfaisant de performance de la masse salariale dans une entreprise.

Outre les tâches administratives, qui peuvent être en grande partie automatisées par un logiciel de SIRH, un service des Ressources Humaines se doit d’assurer des missions de prospection et d’anticipation.

Sur le premier point il s’agit bien entendu du recrutement, en devant être en mesure de répondre le plus rapidement possible à des besoins précis de compétences au moment où son entreprise en a le plus besoin.

Dans le second point il s’agit principalement d’une dimension stratégique qui vient s’ajouter, pour être en mesure de comprendre l’évolution à venir de l’entreprise et de pouvoir répondre, par exemple, à la croissance prévisionnelle pour l’année à venir, ou encore anticiper l’évolution technologique et les possibles bouleversements qui s’accompagnent pour l’emploi. En 2023, nous pensons par exemple à l’irruption fracassante de l’IA (intelligence artificielle) qui vient déjà bousculer certains métiers. Sur ce point, les Ressources Humaines ont, pour résumer, un rôle de veille stratégique de concert avec les instances dirigeantes pour ne pas se laisser distancier.

Un logiciel de GPEC propose d’accompagner les Ressources Humaines via plusieurs avantages, en prenant ainsi en compte les nécessités de planification du recrutement et la dimension stratégique d’anticipation au niveau des compétences internes.

Ces avantages sont nombreux :

• Permettre de fluidifier les processus de recrutement.
• Savoir anticiper le départ des talents internes qui partent à la retraite pour les remplacer par des profils plus jeunes.
• Organiser les formations nécessaires au sein de l’effectif, pour répondre aux aspirations de collaborateurs désirant évoluer dans leur carrière, tout en faisant coïncider cette dynamique avec les besoins de l’entreprise.
• Savoir maintenir un équilibre sain des effectifs, pour ne pas sombrer dans un sous-effectif ou au contraire recruter trop tôt, ou encore recruter des collaborateurs dont on n’a pas réellement l’utilité au regard de leurs compétences actuelles.
• Être en mesure, comme nous l’avons aussi évoqué, de mieux comprendre les enjeux de l’évolution technologique et savoir y répondre au niveau du recrutement ou de la gestion des carrières.

Ce sont l’essentiel des avantages objectifs d’un logiciel de GPEC, sachant que son adoption permettra par ruissellement de bénéficier d’autres bienfaits, comme une meilleure motivation de ses salariés. Effectivement, en voyant qu’ils sont encadrés plus efficacement (gestion des compétences et de la carrière) et que la Direction renforce intelligemment leurs équipes avec des talents adéquats (recrutement) leur bien-être et leur satisfaction s’en verront améliorés.

Comme de nombreux SIRH (Système d’Information Ressources Humaines) un logiciel de GPEC est en mode SaaS. C’est-à-dire qu’il s’agit d’un service évolutif et utilisable exclusivement en ligne, avec un hébergement des données sur internet sur un serveur à distance. Cependant, la GPEC peut également être intégrée comme module d’un SIRH, ce qui permet de regrouper ces deux ensembles au sein d’un même logiciel.

De prime abord, cela pourrait sembler être un désavantage, vu que l’entreprise ne possède pas a priori la main sur sa base de données ou sur le développement global de l’application.

Sauf dans le cas où une entreprise décide de créer son propre logiciel, ce qui représente un coût très important et ce qui exclut d’emblée la grande majorité des sociétés comme les TPE et les PME. Sans oublier la nécessité de faire appel à toute une équipe dédiée avec de nouvelles compétences à acquérir ! Autant capitaliser sur des spécialistes du domaine des SIRH, comme Silae.

Pour toutes les raisons évoquées précédemment, il est recommandé de choisir son logiciel de GPEC par abonnement, auprès de spécialistes du développement experts en Ressources Humaines. Parmi les dizaines de logiciels qui existent, Silae est un acteur reconnu et expérimenté qui a développé sa propre solution SaaS de SIRH.

Toutes les fonctionnalités inhérentes à la GPEC y sont intégrées : gestion de la formation des collaborateurs, management des talents et des compétences internes, outils pour déterminer et affiner sa stratégie de recrutement, nombreuses données sur l’état du personnel, ou encore le pilotage des entretiens annuels et professionnels.

Lorsque le service RH semble ne plus être en mesure d’assurer sa mission d’anticipation au niveau du recrutement, de répondre aux aspirations internes au niveau de la formation, ou encore de faire correctement l’évaluation des compétences d’un collaborateur, le recours à un logiciel de GPEC se fait alors sentir.

Afin de ne pas rater la transition vers un fonctionnement interne soutenu par un logiciel SIRH, il est recommandé de dresser un état des lieux avec l’éditeur du logiciel, qui est à même de pouvoir aider à faire un diagnostic des besoins réels. Ainsi, l’entreprise pourra choisir la bonne formule par abonnement et préparer ses équipes, les RH comme le reste des collaborateurs, à cette évolution positive pour l’intégralité de l’effectif.