L’essentiel des bulletins de paie dématérialisés

Depuis, la simplification opérée par la loi El Khomri (loi travail n°2016-1088) entrée en vigueur depuis le 1er janvier 2017, ainsi que la large démocratisation des tablettes, smartphones et ordinateurs connectés a permis une plus large dématérialisation des fiches de paie.

Opter pour cette méthode de remise comporte de nombreux atouts pour l’employeur comme pour ses collaborateurs. Cependant cela doit répondre à des règles précises, à l’instar des fiches de paie classiques sous format papier.

La dématérialisation des bulletins de paie permet à l’employeur de remettre ce document à ses collaborateurs par voie numérique. Et ce sans devoir quérir l’autorisation préalable de ces derniers depuis la réforme de 2017. Néanmoins, l’employeur est tenu d’informer ses équipes de cette forme d’envoi au minimum un mois avant l’envoi de la fiche de salaire dématérialisé. Le salarié reste cependant en droit de s’y opposer et de continuer à recevoir ce document par voie classique, de plus, l’employeur doit l’informer de ce droit.

Nullement obligatoire, ce choix est entièrement à la discrétion des entreprises.

Sur le plan de la valeur juridique, rien ne change. Un bulletin de salaire dématérialisé possède en effet la même valeur qu’un bulletin papier, à condition que :

• Il soit signé électroniquement afin de pouvoir avoir la valeur d’original au sens du code civil,
• Il soit remis au salarié dans des conditions à garantir son intégrité (l’utilisation d’un coffre-fort numérique certifié NF203CCFN garantit la remise, l’intégrité et la conservation sur la durée de 50 ans tel qu’exigé par le code du Travail)

Les informations obligatoires qui devront y figurer sont exactement les mêmes, citons pêle-mêle l’identification de l’employeur, la quantité d’heures de travail effectuées avec les éventuelles heures supplémentaires, le salaire et les congés payés …

Les avantages de la dématérialisation du bulletin de paie sont pluriels pour les entreprises :  

• 1-  Economie des frais de traitement (édition, mise sous pli, affranchissement) en constante augmentation 
• 2-  Conservation facilitée de l’exemplaire employeur car il est sous forme numérique. Ceci réduit les frais d’archivage règlementaire pour l’employeur et permet un accès immédiat au document en cas de besoin (duplicata, contentieux,.)
• 3–  Suppression des risques de fraude, car il est impossible de falsifier un bulletin de paie électronique signé
• 4–  Preuve de remise au salarié du bulletin de paie tel que l’exige le code du Travail 

Les collaborateurs actuels ou passés de l’entreprise tirent, eux aussi, plusieurs bénéfices de ce vecteur de remise du bulletin de salaire :

• 1– Garantie de conservation du bulletin de paie jusqu’à sa retraite, y compris lors des divers déménagements
• 2- Accès facilité et en temps réel à leurs fiches de paie depuis leur ordinateur, smartphone ou tablette, sous réserve de disposer d’une connexion internet. Un vrai plus lors d’un déplacement, de congés
• 3– Trouver un bulletin est infiniment plus rapide et simple, il suffit de quelques clics pour y parvenir.

Au-delà des avantages évoqués, la mise en place de la dématérialisation des bulletins de salaire induit des obligations spécifiques pour les entreprises sur le plan de la protection des données et de la préservation des documents délivrés.

Concrètement, l’employeur est tenu de remettre les bulletins de paie dématérialisés au salarié par un moyen permettant de garantir la remise au salarié, l’intégrité et la conservation sur 50 ans (comme par exemple par un coffre-fort numérique certifié). C’est là une obligation légale que de nombreuses structures n’appliquent toujours pas. Les contrevenants s’exposent à des sanctions pénales.

L’employeur doit également garantir leur disponibilité pour une durée de 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié.

Par ailleurs, obligation est faite aux entreprises de conserver un double du bulletin de salaire (sous forme papier ou électronique) pendant une durée de cinq ans.

Pour rappel, voici les sanctions et recours auxquels s’expose un employeur qui ne remplit pas ses obligations légales de délivrance :

• La saisine du CPH par le salarié, si l’employeur ne remet pas régulièrement la fiche de paie dématérialisée.
• La non-remise d’une fiche de paie, version papier ou électronique, est punie d’une amende pénale de 450 € par fiche de paie.
• L’employeur qui ne respecte pas les conditions de dématérialisation des fiches de paie peut être sanctionné pour délit d’entrave. Il s’agit là d’une infraction pénale punie d’un an d’emprisonnement et de 3 750 € d’amende.

Pour assurer la validité juridique et la sécurité des bulletins de paie dématérialisés, l’employeur doit respecter certaines conditions. Il peut notamment proposer à ses salariés l’utilisation d’un coffre-fort numérique pour leur remettre les bulletins de paie. Un tel coffre-fort doit être certifié (NF203 CCFN qui garantit la conformité à la norme NFZ 42-020) par un organisme accrédité afin de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la traçabilité des documents.