Sécuriser les processus RH : 4 questions pour assurer la conformité au RGPD

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en application le 25 mai 2018, avec pour objectif de protéger les données personnelles de toutes les personnes physiques au sein de l’Union européenne.

Les ressources humaines sont particulièrement concernées par cette évolution, en raison des nombreuses données personnelles qu’elles traitent au quotidien.

 

1) Le RGPD, qu’est-ce que c’est (CNIL) ?

Le RGPD signifie « Règlement Général sur la Protection des Données ». Il encadre le traitement des données personnelles sur tout le territoire de l’Union européenne et s’applique à tout organisme, quelle que soit sa taille ou son activité.[1]

Les sanctions pour non-conformité peuvent être sévères : une amende pouvant atteindre 20 millions d’euros ou 4 % de son chiffre d’affaires. Les sanctions peuvent être rendues publiques, mettant en jeu l’image de marque de ces entreprises.[2]

[1] RGPD : de quoi parle-t-on ? (Cnil.fr)

[2] Sanction (Cnil.fr)

 

2) Quels sont les principes clés du RGPD ?

Le RGPD repose sur six principes fondamentaux qui guident la collecte et le traitement des données personnelles.[3]

  • Finalité déterminée et minimisation de la collecte : Collecter uniquement les données nécessaires pour des objectifs précis.
  • Transparence : Informer clairement les personnes sur l’utilisation de leurs données.
  • Droits des personnes : Permettre l’accès, la rectification, la suppression ou l’opposition au traitement des données mais également la portabilité des données.
  • Limitation de la conservation : Ne conserver les données que pour une durée déterminée et conforme aux objectifs du traitement.
  • Sécurisation des données : Mettre en place des mesures de sécurité appropriées afin de garantir la confidentialité des données
  • Conformité continue : Vérifier et adapter régulièrement les pratiques.

[3] Les six grands principes du RGPD (Cnil.fr)

 

3) Quels impacts du RGPD sur les services RH en ce qui concerne les données RH ?

Les équipes des ressources humaines se trouvent au centre de la conformité au RGPD car elles traitent quotidiennement des données personnelles, que ce soit pour le recrutement, la gestion du personnel, la paie, l’évaluation des performances ou la gestion de carrière. Tous les processus RH doivent se conformer au RGPD. Par exemple, lors du recrutement, il est essentiel d’informer les candidats de l’utilisation de leurs données dès le premier contact.

Le personnel des Ressources Humaines doit être vigilant quant à la collecte et au traitement de ces données, en s’assurant que seules les données strictement nécessaires sont collectées et qu’elles ne sont utilisées que pour des finalités légitimes et clairement définies avec une durée de conservation limitée. De plus, les données sensibles comme le NIR doivent faire l’objet d’une vigilance accrue, leur utilisation étant strictement encadrée par décret.

 

4) Quels outils pour assurer la conformité au RGPD dans les processus RH ?

Pour faciliter une gestion conforme au RGPD, il est crucial d’adopter des outils adaptés, notamment des logiciels RH conformes aux exigences du RGPD. Cela implique notamment :

  • un environnement sécurisé où les informations sont stockées réduisant ainsi les risques de fuites de données ou d’accès non autorisés ;
  • une traçabilité complète des actions effectuées sur les données personnelles, ce qui est une exigence clé du RGPD ;
  • une prise en compte et documentation des consentements des employés pour traiter leurs données personnelles, un aspect important du RGPD ;
  • une collecte et un traitement de données ciblées, en lien direct avec le processus RH concerné, respectant ainsi le principe de minimisation des données du RGPD ;
  • une gestion facilitée des demandes d’accès, de rectification ou de suppression des données personnelles conformément aux droits prévus par le RGPD.

Par ailleurs, les plateformes spécialisées, comme les solutions Silae, permettent de centraliser les données RH à un seul endroit, ce qui réduit les risques liés à la dispersion des données. Enrichies de processus automatisés, elles permettent également de réduire les potentielles erreurs humaines, améliorant ainsi la conformité au RGPD.

Ainsi, en choisissant des solutions comme My Silae, les entreprises s’assurent qu’elles respectent les exigences du RGPD, tout en simplifiant leur gestion RH.

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