Qu’est-ce qu’un planning variable ?

Son adoption est aussi un défi organisationnel, avec de nombreux effets positifs à la clé, pour les collaborateurs comme pour les employeurs.   

Les horaires variables, ou horaires individualisés offrent la possibilité à un collaborateur d’adapter d’une semaine à l’autre son temps de travail à son activité ou ses contraintes. Elles s’opposent ainsi au régime d’horaires fixes traditionnel, dans lequel les heures d’arrivée et de départ sur le lieu de travail sont imposées. Ces horaires resteront cependant encadrés et inclus dans des plages horaires définies par l’entreprise elle-même.

Précisons enfin qu’en dehors des plages d’horaires variables accordées, les salariés doivent être présents à leur poste de travail.

Une société ayant récemment adopté les horaires aménagés pour l’ensemble de ses équipes fonctionnait auparavant avec un horaire de prise de poste à 8 h30. Désormais, ses collaborateurs sont autorisés à arriver au travail entre 7 h 30 et 9 h 30. Les horaires variables pouvant aussi s’appliquer aux heures de départ, elle a donc également décidé de les moduler, en remplaçant l’horaire précédent de 17 heures par une plage horaire comprise entre 16 h et 18 h.  

L’intérêt de la mise en place d’un planning variable est pluriel pour les collaborateurs, qui pourront ainsi mieux concilier leur vie personnelle et professionnelle.  Les employeurs en tireront de leur côté de larges profits indirects. Voici les principaux atouts à mettre au crédit de cette méthode d’organisation du travail :

• Les transports : un planning variable offre à un collaborateur la possibilité de mieux organiser ses déplacements, de pouvoir partir plus tôt ou plus tard afin d’éviter les embouteillages ou pour prendre les transports en commun, etc. Les bénéfices pour l’entreprise seront doubles. Elle constatera une diminution sensible des retards et un gain de productivité majeur, grâce à des collaborateurs moins éprouvés dès l’arrivée en poste par le stress et la fatigue des transports
• La vie de famille : Un planning variable permet à un collaborateur de mieux s’adapter aux horaires de l’école et aux activités extrascolaires de ses enfants. L’employé voit ainsi baisser sa charge mentale et gagne en confort de vie. Il peut aussi diminuer les frais de garde et donc préserver son pouvoir d’achat
• Les activités extraprofessionnelles : un planning variable permet à un collaborateur de mieux concilier sa vie sociale, ses activités sportives et culturelles… Il en résulte une meilleure santé mentale et physique, ainsi qu’un confort de vie amélioré. L’employeur dispose de collaborateurs plus épanouis, plus créatifs et plus ouverts aux opportunités d’affaires,
• La considération : se sentant mieux considéré par son employeur, le collaborateur y voit là une forme de gratification et de responsabilisation valorisante. Il entretient ainsi des rapports plus sains avec son manager et ses collègues. Mieux encore, il a été constaté que cela améliorait de façon notoire la productivité et le présentéisme au travail,
• L’attractivité : l’entreprise bénéficie d’une meilleure image auprès des candidats potentiels, qui accordent une importance toujours plus croissante à leur environnement et leurs conditions de travail. Elle réduit ainsi son turnover et se donne la possibilité d’attirer de meilleurs profils avec des leviers complémentaires à la rémunération.

En dehors des cas spécifiques, la validation de la mise en place d’horaires variables revient à l’employeur. Cette décision peut être à l’initiative des dirigeants eux-mêmes, comme d’une demande individuelle d’un collaborateur ou encore être issue d’un accord de branche.

Dans tous les cas, l’employeur doit, au préalable de sa mise en place, quérir l’avis du CSE de son entreprise pour approbation.

Sur le plan légal, la mise en place des horaires variables requiert d’obtenir un avis conforme des élus au CSE (article L.3121-48). Si une majorité des membres titulaires du CSE s’oppose à cette mise en place, l’employeur devra y renoncer.

Dans le cas où l’entreprise ne dispose pas en son sein de représentants du personnel, il faudra alors en faire la demande auprès de l’inspection du travail (article R.3121-29).  Cette administration devra ensuite délivrer une réponse sous un délai de deux mois, son silence passé ce délai valant acceptation de la demande.

Il existe deux exceptions pour lesquelles il s’agit d’un droit :  pour les travailleurs handicapés et leurs accompagnants.

L’employeur peut de sa propre initiative proposer ou non des horaires aménagés à un collaborateur porteur de handicap. Mais si c’est le travailleur handicapé qui en fait la demande, il s’agit là de son droit le plus strict, et l’employeur ne peut donc s’y opposer (article L. 3121-49 du Code du travail).

Les aidants familiaux et les proches d’une personne handicapée y ont également droit, pour faciliter l’accompagnement de cette personne, sans que l’employeur puisse ici aussi leur opposer un refus.

Dans le détail, ont droit à l’aménagement des horaires de travail variable :

• Les personnes handicapées,
• Les titulaires de l’AAH,
• Les personnes titulaires d’une rente ou d’une pension d’invalidité,
• Les personnes ayant la qualité de salariés aidants.

Pour pouvoir comptabiliser le nombre d’heures effectuées par chacun, et veiller que les durées maximales sont respectées, la mise en œuvre d’horaires variables s’accompagne d’un système de badgeage ou de pointage des horaires (article L3171-2). Ce système est obligatoire pour le salarié. Le non-respect de sa part du système de pointage constitue en effet une faute qui peut justifier des sanctions et le licenciement.

A contrario, les collaborateurs exerçant en forfait jours, en forfait heures (dès l’instant que l’accord collectif qui autorise le forfait fixe les limites du contrôle de la durée du travail) et les cadres dirigeants ne sont pas concernés par ces systèmes de badgeage.

L’instauration des horaires variables peut résulter d’un accord d’entreprise, ou à défaut d’un accord de branche. Dans ce dernier cas, il devra définir « les limites et modalités du report d’heures d’une semaine à une autre » (article L. 3121-51). En l’absence d’accord, l’article R 3121-30 détermine ces limites : le report d’heures d’une semaine à une autre ne peut excéder 3 heures et le cumul sur plusieurs semaines ne peut pas dépasser 10 heures. Précisons ici que le salarié en horaire variable reste soumis aux dispositions sur la durée du travail, en particulier sur les périodes de pause. Il en va de même concernant le respect des durées maximales de travail quotidiennes et hebdomadaires.

Il est tout à fait possible pour une entreprise de revenir à des horaires fixes après avoir fonctionné en horaires variables. À défaut d’accord, l’employeur peut dénoncer sa décision unilatérale portant sur les horaires variables. Il devra au préalable en informer le CSE (qui ne pourra s’y opposer), ainsi que chacun de ses collaborateurs, tout en respectant un délai de prévenance.   

Attention cependant : le retour à des horaires fixes suppose l’accord des salariés. En effet, selon la jurisprudence numéro 05-42688 de la Cour de cassation en date du 24 janvier 2007, le passage d’un horaire variable à un horaire fixe constitue une modification du contrat de travail que le salarié est en droit de décliner. 

Enfin, si l’application d’horaires variables résulte d’un accord collectif, la modification ou la suppression de cet horaire requiert la dénonciation ou la révision de ce même accord.