Pourquoi la cyber-sécurité est-elle importante pour la gestion des notes de frais ?

Alors que le digital devient notre nouvelle réalité, de plus en plus d’entreprises adoptent des technologies modernes, telles que les logiciels de gestion des dépenses.

Ces derniers contiennent des données telles que les noms et les coordonnées des employés, les informations sur les cartes de crédit des entreprises, les relevés de transactions et l’historique financier; autant de données utiles, mais sensibles.

Par conséquent, les entreprises doivent être prudentes lors du choix de leur solution. Identifier et évaluer les risques qui pourraient potentiellement exposer votre système à des cyberattaques est essentiel.

Alors, pourquoi et comment votre outil de gestion des dépenses professionnelles doit-il être protégé contre les violations de données ? Explications.

Qu’est-ce qu’une violation de données ?

Avant d’approfondir cette question, il convient d’expliquer d’abord ce que signifie exactement une violation de données.

Une cyber-attack de données se produit lorsque les données d’une entreprise subissent un incident de sécurité qui affecte la confidentialité, la disponibilité ou l’intégrité de ces informations. Elle peut être intentionnelle ou accidentelle.

Un cyber-criminel peut pirater la base de données d’une entreprise où vous avez partagé vos informations personnelles ou un employé de cette entreprise peut accidentellement exposer vos informations sur internet.

Dans les deux cas, les criminels peuvent accéder à vos données personnelles les plus importantes et en tirer profit à vos dépens ; et les violations de données sont plus fréquentes qu’on ne l’imagine. Selon un rapport publié en 2021 par IBM et le Ponemon Institute, le coût moyen d’une violation de données pour les entreprises interrogées atteignait 4,24 millions de dollars par incident en 2021, soit le niveau le plus élevé depuis 17 ans.

Quels sont les dommages d’une violation de données ?

Une violation de données peut avoir un effet dévastateur sur la réputation d’une entreprise, ainsi que sur ses résultats financiers. Une fois que des entreprises ont été victimes d’une violation de données, comme ce fut le cas avec Equifax, Target ou encore Yahoo, beaucoup de personnes ne semblent pas pouvoir leur pardonner. Ils ne voient plus que ces violations de données au lieu de prendre en considération les activités commerciales de ces entreprises.

Comme le montre un rapport d’IBM, les violations de données touchent davantage les petites entreprises que les grandes. Par ailleurs, la gestion d’une violation de données par employé coûte beaucoup plus cher aux petites entreprises qu’aux grandes.

Pour les entreprises de plus de 25 000 employés, le coût moyen total d’une violation de données est de 5,11 millions de dollars américains (soit 204 $ par employé). Pour les entreprises de 500 à 1 000 employés, le coût revient à 2,65 millions de dollars américains (soit 3 533 $ par employé).

On comprend donc facilement que les petites entreprises aient plus de mal à se remettre d’une violation de données et que beaucoup d’entre elles déclarent faillite dans les 6 mois suivant une violation de données.

Réfléchissons donc maintenant à ce que vous pouvez faire pour réduire la probabilité d’une cyber-attaque.

Comment éviter que votre gestion des frais ne soit victime d’une violation des données ?

Vous l’aurez compris : il est nécessaire d’assurer la sécurité de vos données !

C’est pourquoi vous devez vous rappeler que la prévention doit inclure tout le monde à tous les niveaux de l’entreprise ; des utilisateurs finaux au personnel informatique, en passant par toutes les personnes intermédiaires, car toute personne qui interagit avec un système peut représenter une faille potentielle.

Les pirates informatiques ou les cyber-criminels peuvent utiliser l’hameçonnage, les logiciels malveillants, l’ingénierie sociale ou des techniques connexes pour vous voler des informations.

Mais vous pouvez prendre des mesures pour renforcer votre gestion des dépenses contre les dommages qui pourraient résulter d’une violation de vos données en utilisant notre checklist comme point de départ.

Utiliser un logiciel anti-virus puissant

La première chose dont il convient de s’assurer est d’avoir un logiciel anti-virus sur son appareil, pour détecter notamment les logiciels malveillants provenant d’Internet et vous en protéger.

Il existe actuellement plusieurs programmes anti-virus offrant un large éventail de fonctions de sécurité comme des pare-feux et une protection contre les spams, le phishing ou les attaques lors de votre navigation sur Internet.

Ces fonctions de sécurité peuvent contribuer à protéger votre entreprise contre les attaques de pirates informatiques.

Sécuriser le matériel de votre entreprise

Bien que la plupart des violations de données se produisent par le biais d’attaques à distance, l’accès physique aux appareils pour voler des données reste évident. Vous ne devez donc pas oublier de protéger les équipements de votre entreprise.  

La perte ou le vol de ces appareils peut entraîner de graves problèmes et vous devez en être conscient.  

Une stratégie de base consiste à protéger les appareils avec des mots de passe forts. De plus, l’accès au logiciel de gestion des dépenses doit également être protégé par un mot de passe fort. 

Crypter vos données confidentielles

Lorsque vous avez accès à des informations confidentielles, telles que les données concernant les employés et l’entreprise, vous devez vous assurer qu’elles ne tombent pas entre de mauvaises mains.

Les données sensibles et privées doivent être sécurisées et protégées des cyber-attaques sur Internet. Pour ce faire, il faut crypter ces données. Le cryptage des données peut rendre les informations volées inutilisables pour un pirate informatique, même s’il y a accès.

Protéger vos données de gestion des frais professionnels

Comme nous l’avons déjà mentionné, la gestion d’une violation de données peut être une épreuve longue et stressante. Cela peut également être une expérience douloureuse et cauchemardesque pour l’entreprise et les parties prenantes associées.

Grâce à la checklist ci-dessus, vous pouvez prévenir ou essayer de contenir une violation de données avant qu’elle ne s’aggrave. Vous pouvez protéger votre logiciel de gestion des frais en utilisant des mots de passe forts, un antivirus puissant et une technologie de cryptage.

Heureusement, Silae Expense a pensé à tous les détails pour sécuriser vos données de gestion des dépenses et a créé un logiciel robuste et sécurisé qui garde les données de votre entreprise en toute sécurité !

Vous voulez en savoir plus ? N’hésitez pas à contacter notre équipe

Les derniers articles

Indicateurs RH & Performance

Pilotez efficacement vos RH à l’aide des tableaux de bord interactifs

Suivi du temps

Tout ce que vous devez savoir sur les RTT

RH - Gestion administrative du personnel

Quels sont les avantages d’un SIRH pour vos collaborateurs ?