Badgeage virtuel : que dit la loi ?

Outil permettant à vos salariés d’enregistrer en ligne leurs heures d’arrivée et de départ, le badgeage virtuel permet aux RH et managers de suivre plus facilement les temps de travail de leurs équipes depuis un outil dédié.

Le contrôle du temps de travail est cependant une obligation légale, qui se doit de respecter une certaine réglementation.

 

L’obligation de contrôle du temps de travail

Le badgeage virtuel  

En France, le Code du travail oblige les employeurs à encadrer le temps de travail au maximum. Avec l’apparition du télétravail, cet encadrement et ce contrôle ont été complexes à entretenir. Pour cela, un modèle se démocratise : le badgeage virtuel. Toutefois, qu’importe le choix, la loi n’exige l’employeur qu’à contrôler les heures réalisés par ses employés, qu’importe le support. 

Le badgeage virtuel possède le même concept qu’une badgeuse classique : il permet de comptabiliser les heures de chaque salarié indépendamment, grâce à un badge propre à chacun. La comptabilisation des heures se fait en quelques secondes à peine. Le salarié doit, dans un premier temps, se connecter à l’outil et faire savoir lorsqu’il commence sa période de travail. Le collaborateur se doit de mentionner toutes ses pauses dans sa période de travail, pauses qui sont, bien entendu, comprises dans son contrat. 

Par ailleurs, il est important de noter qu’un collaborateur n’a pas le droit d’être sanctionné s’il ne réalise pas ce pointage, que cela soit intentionnel ou par simple oubli. La seule réprimande qui pourra être imputée sera la récupération des heures « non badgées ». 

Badgeage virtuel et Code du travail  

Pour qu’une badgeuse soit considérée comme légale, elle doit : 

  • Être fiable et infalsifiable pour assurer, quoi qu’il arrive, un comptage des heures au plus proche de la réalité, 
  •  Permettre l’accessibilité des informations pour tout le personnel (agents de contrôle, collaborateurs, etc.), 
  •  Garantir la protection des données personnelles, conformément au RGPD. 

Par ailleurs, selon l’article L3171-3 du Code du travail : « le système de badgeage virtuel doit être en mesure d’éditer un récapitulatif des informations enregistrées. Ces documents doivent ainsi être mis à disposition de l’inspection du travail ». La non-présentation de ce système pourra entraîner des sanctions plus ou moins importantes, imputées à l’entreprise. 

 

Encadrement et sanctions

Badgeage virtuel et RGPD   

Il est crucial de protéger les données sensibles. L’article 5 du RGPD admet que l’utilisation de ces données « doit être adéquate, pertinente et limitée à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ». 

Détail important, depuis 2018, les systèmes de pointage ne sont plus soumis aux formalités de la CNIL. De nos jours, les fichiers relatifs à la comptabilisation des heures et autres données personnelles doivent être inscrits au registre des traitements de l’entreprise. 

Quels risques si la badgeuse n’est pas réglementaire ?  

Dans le Code du travail, il est inscrit que des sanctions adaptées peuvent être mises en place si une des règles n’est pas respectée. Dans le cas précis où la badgeuse virtuelle ou analogique ne respecte pas les paramètres légaux, des sanctions pénales peuvent avoir lieu. 

Cette sanction pénale peut prendre la forme d’une amende de 750 euros pour une personne physique et plus de 3 700 pour une personne morale. Dans certains cas précis, une peine de prison peut être admise par le tribunal de commerce. 

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