Tout savoir sur les congés de vos collaborateurs

Ils sont encadrés par le Code du travail et les accords collectifs, mais sont également le fruit d’un dialogue constructif et transparent entre le collaborateur et son employeur. L’employeur est ainsi tenu de respecter des règles précises lorsqu’il souhaite fixer la période et la durée des congés, calculer les indemnités ainsi que répondre aux demandes de ses salariés.

Le nombre de jours de congés payés auxquels a droit un salarié dépend du temps de travail effectué pendant la période de référence, qui va du 1ᵉʳ juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours. Chaque mois de travail effectif ouvre ainsi droit à un congé de 2,5 jours ouvrables (du lundi au samedi), soit 30 jours ouvrables (cinq semaines) pour une année complète.

Ce qui est considéré comme du temps de travail effectif comprend le temps passé à travailler, mais aussi les absences qui lui sont assimilées, que sont :

• Les arrêts maladie,
• Les congés maternité ou paternité,
•  Les jours fériés chômés,
• Les congés payés,
• Les contreparties obligatoires en repos des heures supplémentaires,
• Les jours de repos acquis dans le cadre des RTT,
• Les congés pour événements familiaux (mariage ou Pacs, naissance, décès d’un membre de la famille),
• Les congés de formation (congé de bilan de compétences, projet de transition professionnelle (PTP) ex-Cif, congé de formation économique, sociale et syndicale),
• Le rappel ou maintien au service national (quel qu’en soit le motif),
• Les déplacements professionnels à l’extérieur de l’entreprise,
• Les déplacements liés à des interventions au cours d’astreintes,
• Les déplacements dans l’enceinte de l’entreprise dans le cadre du travail,
• L’arrêt de travail pour cause d’accident du travail, d’accident de trajet ou de maladie professionnelle :   Sur ce point précis, le salarié bénéficie depuis peu d’une amélioration de ces droits, en vertu de plusieurs arrêts de La Cour de cassation rendus le 13 septembre 2023.  Jusqu’alors limitée dans le temps, l’acquisition de congés payés lors d’un arrêt de travail pour ces motifs à désormais cours durant l’intégralité de l’arrêt (Voir détail dans le paragraphe ci-dessous).

La Cour de cassation a rendu le 13 septembre 2023 plusieurs arrêts dans lesquels elle améliore les droits des salariés aux congés payés pendant un arrêt de travail. Elle se conforme ainsi au droit de l’Union Européenne, qui reconnaît le congé annuel payé comme un droit fondamental des travailleurs. Selon la nouvelle jurisprudence, les salariés en arrêt de travail pour cause d’accident du travail, d’accident de trajet ou de maladie professionnelle continuent d’acquérir des congés payés pendant toute la durée de leur arrêt, sans limitation temporelle.

Auparavant, le Code du travail limitait cette acquisition à la première année d’arrêt ininterrompu. Cette mise en conformité avec le droit européen est donc beaucoup plus favorable aux salariés qui se trouvent dans une situation de vulnérabilité et qui ont besoin de se reposer après leur arrêt de travail.

Notons par ailleurs qu’elle permet désormais aux salariés concernés de bénéficier d’une indemnité compensatrice de congés payés en cas de rupture du contrat de travail.

Le nombre de jours de congés payés peut être calculé en jours ouvrables ou en jours ouvrés, selon le choix de l’employeur. Les jours ouvrables incluent tous les jours de la semaine, sont exclus les dimanches et les jours fériés non travaillés. Les jours ouvrés quant à eux sont les jours où l’entreprise est ouverte, généralement du lundi au vendredi. Le mode de calcul choisi doit garantir au salarié des droits à congés au moins égaux à ceux calculés en jours ouvrables.

Dans les cas ci-dessous, un salarié peut bénéficier de jours supplémentaires de congés payés :

• Si le salarié a plus de 55 ans, il peut bénéficier de jours supplémentaires de congés payés si un accord collectif le prévoit. C’est ce que stipule l’article L. 3141-10 du Code du travail, qui permet de majorer la durée du congé annuel en raison de l’âge, de l’ancienneté ou du handicap.
• Un salarié porteur de handicap peut également bénéficier de jours supplémentaires de congés payés si un accord collectif le prévoit, selon le même article L. 3141-10 du Code du travail. De surcroit, il peut bénéficier d’une dérogation à la durée maximale des congés pris en une seule fois, qui est normalement de 24 jours ouvrables, selon l’article L. 3141-17 du Code du travail. Il peut aussi acquérir des congés payés pendant un arrêt de travail pour maladie ou accident non professionnel, selon la jurisprudence de la Cour de cassation.
• S’il a des contraintes géographiques particulières (famille éloignée, etc.).  Et ce, en vertu de l’article L. 3141-17 du Code du travail, qui stipule que si le salarié a des raisons de devoir se déplacer loin de son lieu de travail pour prendre ses congés payés, il peut bénéficier d’une dérogation à la durée maximale des congés pris en une seule fois.  Qui pour rappel est normalement de 24 jours ouvrables. Cela peut être le cas, par exemple, si le salarié a sa famille qui habite dans un autre pays ou dans un territoire d’outre-mer. Attention, pour pouvoir prétendre à cette dérogation, le salarié devra justifier de ses contraintes géographiques particulières auprès de son employeur, qui peut accepter ou refuser sa demande.
• L’accord collectif de l’entreprise ou son contrat est d’un usage plus favorable que la loi
• Le salarié a des enfants à charge de moins de 21 ans ou handicapés. Dans les faits, si vous êtes salarié de plus de 21 ans au 30 avril de l’année avant vos jours de congés payés, vous pouvez bénéficier de 2 jours de congés payés supplémentaires par enfant à charge (ayant moins de 15 ans au 30 avril de l’année en cours ou enfant handicapé qui vit au foyer quel que soit son âge, dans la limite de 30 jours ouvrables).
• Les congés sont accordés par roulement dans le secteur d’activité dans lequel il officie (hôtellerie, restauration, etc.). Dans ce cas de figure, le salarié ne peut pas choisir librement ses dates de congés, mais doit respecter le tableau des départs en congé établi par l’employeur.  Ce dernier devra établir le tableau des congés en prenant en compte les nécessités du service, la situation de famille de chaque collaborateur, de l’ancienneté et après consultation des intéressés et des délégués du personnel. Le salarié doit prendre son congé principal entre le 1ᵉʳ mai et le 31 octobre de chaque année, sauf dérogation accordée par l’employeur ou prévue par un accord collectif. En compensation, le salarié peut, si un accord collectif le prévoit ou si son contrat est d’un usage plus favorable que la loi, bénéficier d’une semaine de congé supplémentaire, soit 6 semaines de congés payés par an. Ici, l’employeur devra être particulièrement vigilant afin de respecter le délai de prévenance imposé par le Code du travail s’il doit modifier les dates de certains congés.
• Son entreprise applique le régime des jours ouvrés et le salarié renonce à une partie de ses congés payés pour les reporter sur l’année suivante, en accord avec son employeur.
• L’entreprise au sein de laquelle le collaborateur exerce son activité a mis en place un compte épargne-temps (CET) et le salarié y transfère des jours de congés payés.

Ces jours supplémentaires de congés payés sont accordés en plus des jours de fractionnement, qui sont dus lorsque le salarié prend une partie de son congé principal en dehors de la période du 1ᵉʳ mai au 31 octobre. Précisons enfin que leur nombre comme les conditions d’attribution de ces jours supplémentaires sont susceptibles de varier selon les conventions collectives ou les accords d’entreprise applicables. Charge au salarié de les consulter ou de se renseigner auprès des représentants du personnel, de son responsable RH ou de son employeur avant d’en formuler la demande.

Le temps de travail hebdomadaire ne modifie en rien les conditions d’attribution et de durée des congés payés d’un salarié. En clair, un contrat à temps partiel offre les mêmes droits aux congés payés qu’un contrat à temps complet.

La période pendant laquelle les salariés peuvent prendre leurs congés payés est définie par un accord collectif (d’entreprise, d’établissement ou de branche), ou à défaut par l’employeur, après consultation du comité social et économique (CSE) s’il existe. Cette période doit être comprise entre le 1ᵉʳ mai et le 31 octobre de chaque année.

La date des départs en congés payés est fixée par l’employeur, en tenant compte des souhaits des salariés et des nécessités du service.

L’employeur doit informer chaque salarié par écrit au moins un mois avant la date prévue. Il doit également respecter un ordre des départs qui tient compte notamment : de la situation familiale du salarié (nombre d’enfants à charge, conjoint travaillant dans la même entreprise, etc.) de l’ancienneté du salarié dans l’entreprise, de la période de congés prise l’année précédente (priorité aux salariés qui n’ont pas pu prendre leurs congés pendant la période la plus favorable).

Le salarié peut demander à modifier la date de ses congés payés, mais l’employeur n’est pas obligé d’accepter.

Il peut également refuser une demande de congés payés si elle est incompatible avec les besoins de l’entreprise, à condition de motiver sa décision.

Le salarié peut prendre ses congés payés de manière fractionnée, c’est-à-dire en plusieurs fois, à condition que l’une des périodes soit au moins égale à 12 jours ouvrables consécutifs (ou 10 jours ouvrés soit 2 semaines). Le fractionnement doit être demandé par le salarié et accepté par l’employeur. Il peut donner droit à des jours de congés supplémentaires (au maximum deux jours par an : voir notre article dédié aux jours de fractionnement).

NB :  Le salarié ne peut pas travailler pendant ses congés payés, sauf s’il s’agit d’une activité différente de celle exercée dans l’entreprise. Il ne peut pas non plus renoncer à ses congés payés contre une indemnité, exception faite en cas de rupture du contrat de travail lors du règlement du solde de tout compte.

Durant les congés payés, le salarié perçoit une indemnité qui doit être au moins égale à la rémunération qu’il aurait perçue s’il avait travaillé. L’indemnité est calculée selon deux méthodes :

• La règle du dixième : l’indemnité est égale au dixième de la rémunération brute perçue par le salarié pendant la période de référence.
• La règle du maintien de salaire : l’indemnité est égale à la rémunération que le salarié aurait touchée s’il avait travaillé durant la période correspondant aux congés payés.

Ici, l’employeur doit impérativement choisir la méthode la plus favorable au salarié. Il doit par ailleurs tenir compte des primes, des heures supplémentaires et des avantages en nature dont le salarié bénéficie habituellement. Le versement de l’indemnité de congés payés s’effectue au moment du départ en congés, sauf si un accord contraire est établi entre l’employeur et son collaborateur. Elle est soumise aux cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu comme le salaire.

Rappelons enfin qu’en cas de rupture du contrat de travail, le salarié a droit au paiement des jours de congés payés qu’il n’a pas pu prendre, désignée sous le terme d’indemnité compensatrice de congés payés. Les règles de calcul qui la régissent sont identiques à celles qui prévalent pour l’indemnité de congés payés.

En plus des congés payés “classiques”, les salariés peuvent être éligibles à des congés spéciaux, afin d’être en mesure de faire face à certaines situations personnelles ou professionnelles. Ces congés sont prévus par la loi ou par des accords collectifs, et peuvent être rémunérés, ou non, selon chaque cas.

Parmi les congés spéciaux, on peut distinguer :

• Les congés pour raisons familiales : ils permettent au salarié de s’occuper de sa famille en cas de naissance, d’adoption, de maladie, de handicap ou de décès d’un proche. Par exemple, le congé parental d’éducation permet au salarié de suspendre son contrat de travail pour élever son enfant jusqu’à ses 3 ans (ou 6 ans en cas d’adoption). Le salarié ne perçoit pas de salaire pendant ce congé, mais peut bénéficier d’une allocation versée par la Caisse d’allocations familiales (Caf) sous conditions de ressources.
• Les congés pour raisons professionnelles : ils permettent au salarié de se former, de créer ou de reprendre une entreprise, ou encore de participer à des activités syndicales ou représentatives. Par exemple, le congé pour création d’entreprise permet au salarié de s’absenter pendant un an (renouvelable une fois) pour créer ou reprendre une entreprise. Le salarié ne perçoit pas de salaire durant ce congé, mais conserve son ancienneté et sa protection sociale,
• Les congés pour convenances personnelles : ils permettent au salarié de réaliser un projet personnel, de voyager ou de se reposer. Par exemple, le congé sabbatique permet au salarié de s’absenter pendant 6 à 11 mois (non renouvelable) pour réaliser un projet personnel. À l’instar de l’exemple précédent, le salarié ne perçoit pas de salaire lors de ce congé, mais conserve cependant son ancienneté ainsi que sa protection sociale,
• Les congés liés à une formation : ils permettent au salarié de se former tout au long de sa vie professionnelle. Par exemple, le compte personnel de formation (CPF) permet au salarié d’accumuler des droits à la formation qu’il peut utiliser pour suivre des actions de formation qualifiantes ou certifiantes. Ici, le salarié est en droit de demander à son employeur l’autorisation d’utiliser son CPF pendant son temps de travail. Dans ce cas, il perçoit sa rémunération habituelle,
• Les absences pour activités civiques et sociales : elles permettent au salarié de s’engager dans la vie publique ou associative. Par exemple, le congé pour activité politique permet au salarié qui est élu local ou national de s’absenter pour exercer son mandat. Le salarié perçoit une indemnité compensatrice versée par l’employeur et remboursée par l’État.

Les conditions et les modalités d’octroi des congés spéciaux sont susceptibles de varier selon les situations et les conventions collectives applicables. Il est ainsi recommandé au salarié de se renseigner auprès de son employeur ou des organismes compétents afin de connaitre les différents dispositifs de congés spéciaux existants avant d’en faire la demande.