DSN et CRM : garantir la conformité des données sociales

Avec le développement des Comptes Rendus Métiers (ou CRM) et des DSN, et notamment avec l’instauration des CRM de rappel et des DSN de substitution, les entreprises doivent être plus rigoureuses et proactives.

En anticipant les anomalies et en traitant régulièrement leurs CRM et leurs DSN, les entreprises peuvent non seulement éviter des sanctions, mais aussi préserver les droits sociaux de leurs salariés et renforcer leur sécurité juridique.

Décryptage des enjeux et des bonnes pratiques à adopter pour s’assurer de la conformité de la DSN.

La DSN centralise les données sociales des salariés (rémunération, activité, etc.) et des entreprises et les transmet aux différents organismes sociaux (Urssaf, Assurance Maladie, France Travail, etc.).

La DSN remplace plusieurs anciennes déclarations : DADS-U, DOETH, etc. Elle simplifie ainsi considérablement les démarches administratives des entreprises.

Mais, pour que cette déclaration soit efficace, la justesse et la qualité des données transmises via la Déclaration Sociale Nominative sont primordiales.

Une Déclaration Sociale Nominative conforme permet :

• D’attribuer les droits sociaux aux salariés (droit au chômage, indemnités journalières, droit à la retraite, etc.) ;
• De garantir la justesse des cotisations et des contributions sociales dues par les entreprises ;
• De repérer et de corriger les erreurs et les omissions dans les déclarations ;
• D’assurer la fiabilité et la qualité des données transmises aux organismes sociaux ;
• De réduire les risques de redressements et de pénalités pour l’employeur en cas de mauvaise déclaration ;
• De gagner du temps et d’être plus efficace pour les futures DSN.

La conformité de la DSN n’est donc pas seulement une obligation réglementaire : elle est également un levier stratégique de maîtrise des coûts pour les entreprises et de sécurisation des droits des salariés.

Pour garantir la conformité de la DSN, plusieurs étapes clés sont nécessaires :

Les employeurs doivent remplir et envoyer la Déclaration Sociale Nominative sur le site Internet net-entreprises.fr ou sur celui de la MSA.

La transmission de la DSN doit respecter les dates d’échéance fixées par la loi. Ces dates varient, pour la DSN mensuelle, selon l’effectif de l’entreprise :

• Au plus tard le 15 du mois suivant la période de travail rémunéré, pour les entreprises de moins de 50 salariés,
• Au plus tard le 5 du mois suivant la période de travail rémunéré, pour les entreprises de plus de 50 salariés.

La DSN signalement d’événement doit, quant à elle, être transmise dans les 5 jours qui suivent l’événement.

Les informations des DSN (DSN périodique ou DSN signalement d’événement) sont intégrées par les organismes de protection sociale concernés.

Les différents organismes destinataires des déclarations contrôlent la cohérence et la fiabilité des données DSN transmises.

Chaque organisme destinataire des DSN transmet aux entreprises un bilan des anomalies et des erreurs détectées, par le biais d’un CRM.

Rappel : Depuis 2025, l’Urssaf a mis en place des Comptes Rendus Métiers de rappel, ou CRM de rappel, qui précisent aux entreprises les anomalies détectées et non corrigées l’année précédente.

Si des anomalies ont été mises en évidence dans les CRM, les employeurs doivent les corriger afin de ne pas renouveler les erreurs dans les futures DSN et d’éviter les sanctions.

À partir de 2026, certaines anomalies (liées aux droits à la retraite) seront automatiquement corrigées dans les DSN de substitution, si les entreprises ne réagissent pas après la réception des CRM de rappel. Ces DSN de substitution seront émises par l’Urssaf avec des valeurs recalculées et corrigées par l’UCN (Urssaf Caisse Nationale).

Cette automatisation des corrections des DSN vise à garantir les droits sociaux des salariés. Toutefois, elle prive l’entreprise d’une certaine autonomie dans ses déclarations et lui impose de réagir rapidement.

Avec l’arrivée de la DSN de substitution en 2026, certaines anomalies mises en évidence dans les CRM de rappel vont être corrigées et les valeurs de correction seront automatiquement substituées. Pour garder la main sur leurs déclarations, les entreprises doivent donc redoubler de vigilance et être proactives dans le suivi DSN afin de s’approprier leurs données et d’adapter leur processus de déclaration. Pour cela, plusieurs axes d’amélioration sont à envisager :

• Mettre en place une méthodologie de contrôles en interne : ces contrôles doivent être effectués en amont du dépôt des déclarations, au niveau des services qui s’occupent de la paie et de la DSN.
• Exploiter les aides en ligne : ces aides sont disponibles sur les portails des organismes comme Net-entreprises.fr ou l’Urssaf, mais aussi sur les sites de logiciels RH et de paie reconnus comme mySilae. Ce dernier propose des ressources variées (articles, livres blancs, webinaires, etc.) pour mieux appréhender les évolutions réglementaires, les obligations des entreprises et bénéficier de conseils pratiques.
• Intégrer un suivi DSN régulier dans les processus de l’entreprise : ce suivi passe par un traitement mensuel des CRM, afin d’effectuer les corrections nécessaires dès leur signalement par les organismes sociaux.

Important : Il ne faut pas attendre le CRM annuel pour faire les corrections. Un suivi de la DSN mensuel permet de réagir rapidement et de limiter les conséquences de déclarations erronées ou incomplètes.

Les règles relatives à la DSN changent régulièrement. Il est donc essentiel de former les équipes RH et paie afin qu’elles :

• Restent à jour des dernières évolutions réglementaires et légales,
• Prennent connaissance des éventuelles nouvelles fonctionnalités des logiciels de paie qu’elles utilisent,
• Adaptent leur traitement des anomalies dans les déclarations futures afin d’optimiser leur gestion de la DSN.

Pour améliorer le traitement des CRM et des DSN, des logiciels paie et RH compatibles DSN existent, comme Silae. Celui-ci facilite la conformité des déclarations en permettant de :

• Détecter automatiquement les anomalies dès la saisie des données. Les entreprises peuvent ainsi anticiper les éventuelles erreurs avant l’envoi des DSN.
• Accompagner les gestionnaires de paie tout au long du processus de déclaration pour limiter les omissions et les erreurs, éviter l’intervention de l’Urssaf et les éventuelles pénalités.
• Gagner du temps et éviter une surcharge de travail pour les gestionnaires.

Avec l’introduction de la DSN de substitution en 2026, les entreprises doivent redoubler de vigilance pour maîtriser leurs données sociales. Un logiciel adapté et conforme aux normes DSN comme Silae permet non seulement de fiabiliser les Déclarations Sociales Nominatives, mais aussi d’anticiper les erreurs avant même qu’elles ne soient remontées par les organismes. Les entreprises gardent ainsi la main sur leurs déclarations