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Tout savoir sur le fonctionnement de l’avance et de l’acompte sur salaire
Il n’est pas rare qu’au cours de la vie d’un salarié, celui-ci vous demande un acompte ou une avance sur salaire. En tant qu’employeur, vous pouvez avancer tout ou partie du salaire de votre salarié. Toutefois, il est important de bien différencier l’avance et l’acompte. De plus, si un de vos collaborateurs vous demande un acompte ou une avance, êtes-vous dans l’obligation d’accepter cette requête ?
Acompte ou avance, quelle est la différence entre ces deux ?
Souvent l’avance et l’acompte sur salaire font l’objet de confusion, voire sont considérés comme étant des synonymes. Or, ce n’est pas le cas. Il existe bel et bien une différence entre l’acompte et l’avance sur salaire.
Avance sur salaire : un mini prêt
L’avance sur salaire est le fait de prêter une somme d’argent au salarié, que celui-ci devra rembourser à l’employeur. Finalement, l’avance sur salaire est une partie du salaire versé en amont, pour un travail que le salarié n’a pas encore effectué.
Par exemple, vous avez pour habitude de verser le salaire de vos employés en fin de mois, soit le 30 M. Aux alentours du 5 du mois M+1, votre salarié vous demande une avance sur salaire représentant la moitié de son salaire. Vous allez donc lui avancer une somme d’argent que le salarié n’a pas encore gagné puisqu’il reste trois semaines avant la fin du mois.
L’avance sur salaire est donc un paiement anticipé de tout ou partie du salaire pour un travail que le salarié n’a pas encore effectué.
L’avance sur salaire est un montant libre, qui peut être versé par virement bancaire, espèces ou chèque. Il est toutefois conseillé de préciser le montant de l’avance et de faire signer à votre salarié les modalités de remboursement prévues à cet effet. Ce document devra être édité et signé en deux exemplaires.
Acompte sur salaire : payer un travail déjà effectué
À la différence de l’avance sur salaire, l’acompte correspond au paiement par avance d’une partie du salaire correspondant au travail déjà effectué par le salarié. De ce fait, l’acompte ne doit pas dépasser la rémunération que le salarié a acquise en échange de son travail.
Reprenons l’exemple du versement des salaires en fin de mois : le 30 M. Le 17 du mois, votre salarié vous demande un acompte. Ce dernier correspondra à la rémunération perçue entre le 1er (ou le 31 du mois M) et le 17 du mois M+1.
L’acompte ne peut donc pas dépasser le montant de la rémunération de base de votre salarié. Si tel est le cas, ce dernier sera requalifié d’avance sur salaire.
L’employeur a t’il l’obligation d’accepter la demande d’acompte ou d’avance de son salarié ?
Une fois encore, entre l’avance et l’acompte, il existe une différence en matière d’acceptation ou non.
Avance sur salaire : l’accord ou le refus sont possibles
Comme l’avance correspond à un montant payé en avance d’un travail pas encore effectué, vous avez le choix d’accepter ou de refuser la demande de votre salarié. Il est tout de même nécessaire d’analyser les avantages et les inconvénients de votre réponse.
Dans le cas où vous décidez d’accepter, il est important de prendre en compte que si votre salarié quitte votre entreprise plus tôt que prévu, vous pouvez éventuellement vous exposer à des difficultés pour vous faire rembourser la somme empruntée. D’un autre côté, accepter la demande du salarié va lui démontrer que vous lui faites confiance, et donc va augmenter son sentiment d’appartenance au sein de votre entreprise, donc, en toute logique, sa motivation.
Dans le cas où vous refusez d’accéder à la requête de votre salarié, celui-ci pourrait mal le prendre et décider de diminuer sa productivité, voire de quitter votre entreprise. À contrario, si vous expliquez les raisons de votre refus à votre salarié, il sera plus facile de conserver une relation de confiance avec votre collaborateur. Sachez tout de même qu’en cas de refus, vous n’encourez aucune sanction.
Acompte sur salaire : une réponse favorable obligatoire pour l’employeur sauf cas exceptionnels
Si votre salarié vous formule une demande d’acompte sur salaire, vous êtes dans l’obligation de lui donner une réponse favorable. En effet, comme l’acompte représente un paiement anticipé d’un travail déjà fourni, vous ne pouvez refuser sa demande. Attention toutefois, l’acompte doit représenter au minimum 15 jours de travail accompli.
L’article L 3242-1 du Code du Travail précise que « le paiement de la rémunération est effectué une fois par mois. Un acompte correspondant, pour une quinzaine, à la moitié de la rémunération mensuelle, est versé au salarié qui en fait la demande. »
Toutefois, il existe certains cas dans lesquels vous pouvez refuser les demandes d’acomptes :
- les travailleurs à domiciles ;
- les intermittents ;
- les travailleurs saisonniers ;
- les travailleurs temporaires.
Quel est le montant maximum d’un acompte sur salaire ?
Des modalités explicitées dans l’article L3242-1 du Code du travail
L’article stipule que le montant d’un acompte sur salaire ne peut excéder la moitié de la rémunération mensuelle du salarié. Il est donc calculé sur la base du travail déjà effectué par le salarié au moment de la demande. En d’autres termes, si un salarié a travaillé 15 jours dans un mois, il peut demander un acompte ne dépassant pas la moitié de son salaire pour ces 15 jours.
Concernant le mode de versement, si le montant de l’acompte est inférieur ou égal à 1 500 €, il peut être versé en liquide. En revanche, si le montant de l’acompte excède 1 500 €, le versement doit être effectué par chèque ou par virement bancaire.