La DFS en paie 

La déduction forfaitaire spécifique (DFS) pour frais professionnels est une option offerte au salarié lui permettant de déduire automatiquement un pourcentage de son revenu brut pour couvrir les dépenses professionnelles. 

Elle ne peut être mise en œuvre par l’employeur seulement si ce dernier y a été autorisé par un accord collectif ou les représentants du personnel, ou, par chaque salarié concerné ayant donné son consentement en ce sens. 

Ce dispositif n’est applicable que pour certaines professions (comme par exemple, les journalistes, les VRP…). La liste complète est prévue à l’article 5 de l’annexe IV du code général des impôts dans sa rédaction en vigueur au 31 décembre 2000. 

Ainsi, dès lors que le salarié a donné son accord, l’employeur peut appliquer une déduction forfaitaire spécifique à l’assiette des cotisations sociales. Dans ce cas, les remboursements de frais professionnels ou les prises en charge directes par l’employeur doivent, sauf cas d’exceptions, être réintégrés dans l’assiette des cotisations. La DFS n’étant appliquée qu’ensuite. 

Cette déduction varie de 5 % à 40 % en fonction des professions, dans une certaine limite, à savoir, dans la limite de 7 600 € par salarié et par année civile. 

Pour rappel, cette mesure est prévue au chapitre 9 de la rubrique “Frais Professionnel” du BOSS. 

L’administration a apporté des modifications notables en matière de DFS, applicables depuis le début de l’année 2023, à savoir : 

• L’application de la DFS n’est pas admise en l’absence de frais réellement supportés par le salarié 

• Nouvelle procédure de recueil du consentement du salarié pour appliquer ou non une DFS 

• La réintégration de certains frais professionnels dans l’assiette des cotisations 

Désormais, le BOSS prévoit que la déduction forfaitaire spécifique ne peut s’appliquer dès lors que le salarié ne supporte aucun frais supplémentaire au titre de son activité professionnelle. En conséquence, l’appartenance à l’une des professions visées au sein de l’article 5 de l’annexe IV du code général des impôts, ne suffit plus, pour permettre le bénéfice de la déduction forfaitaire spécifique. 

Ainsi, pour appliquer la déduction forfaitaire spécifique, l’employeur doit disposer des justificatifs démontrant que le salarié bénéficiaire supporte effectivement des frais professionnels, conformément aux paragraphes 2130 et 2140 du BOSS. 

Le BOSS prévoit que l’employeur peut opter pour l’application de la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels lorsqu’une convention collective ou un accord collectif l’a explicitement prévue, ou lorsque, par tout moyen, le comité d’entreprise, les délégués du personnel ou le comité social et économique ont donné leur accord. A défaut, il appartient à chaque salarié d’accepter ou non cette option. 

Il est important de noter que l’employeur est tenu de s’assurer annuellement du consentement de ses salariés à l’application de la déduction forfaitaire spécifique, et ce, par tout moyen. 

Dans ce cadre, l’employeur met en œuvre une procédure consistant à informer chaque salarié concerné, par tout moyen donnant date certaine à cette consultation, de ce dispositif et de ses conséquences sur la validation de ses droits aux assurances sociales. Une réponse d’accord ou de refus doit ensuite être retourné par le salarié. 

Si le salarié indique vouloir bénéficier de la déduction forfaitaire spécifique ou y renoncer, sa décision prendra effet à compter de l’année civile suivante. 

A noter que, dans l’hypothèse où le salarié ne répond pas à cette consultation, son silence vaut accord, conformément au paragraphe 2190 du BOSS. 

L’employeur qui ne justifie pas avoir consulté ou informé au préalable ses salariés de l’option choisie pour la prise en charge des frais professionnels ne peut se prévaloir d’un accord de ceux-ci, même tacite. 

Par principe, en cas d’application d’une déduction forfaitaire spécifique, les indemnités versées au titre de remboursement de frais professionnels (frais réels ou allocations forfaitaires) ou les prises en charge directes par l’employeur entrent obligatoirement dans l’assiette des cotisations, préalablement à l’application de la déduction. 

Par exception, il existe des cas pour lesquels, même s’il est fait application d’une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels, ces frais n’ont pas à être compris dans la base de calcul des cotisations de sécurité sociale des salariés auxquels la déduction est appliquée, c’est par exemple le cas des indemnités de grands déplacements dont bénéficient les ouvriers du bâtiment, ou encore, des indemnités pour frais de mécanisation des ouvriers forestiers. 

La liste complète de ces exceptions se trouve à l’annexe de l’arrêté du 25 juillet 2005. 

Des règles spécifiques s’appliquent provisoirement à certains secteurs d’activité. Il s’agit des secteurs de la propreté, des casinos et cercles de jeux, de la construction, du transport routier de marchandises, de l’aviation civile, des journalistes, du spectacle vivant et du spectacle enregistré et des voyageurs représentants placiers (VRP).  

Plus précisément, les règles dérogatoires à ces secteurs sont les suivantes : 

• Suppression progressive de la DFS durant une période de transition, laquelle varie en fonction des secteurs visés. A titre d’exemple, pour le secteur de la construction, à compter du 1er janvier 2024, le taux de DFS est réduit de 1 point chaque année, et de 1,5 % les deux dernières années, jusqu’à sa suppression à partir du 1er janvier 2032, 
• L’application de la DFS reste possible même en l’absence de frais professionnels effectivement engagés par le salarié,  
• Cumul possible entre l’application de la DFS et le remboursement des frais professionnels, 

• En matière de consentement du salarié à l’application de la DFS il est admis que le consentement couvre la totalité de la période de transition. 

A noter que, le spectacle vivant et enregistré, les VRP et les casinos et cercles de jeux sont les nouveaux secteurs à avoir négociés l’application de ces tolérances au 1er janvier 2024. L’ensemble de ces dispositions sont disponibles au sein de la section 3 du chapitre 9 de la rubrique “Frais professionnels” au sein du BOSS. 

Des évolutions ont été apportées dans Silae Paie pour tenir compte de l’ensemble de ces changements. 

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