Changement de SIRH : comment mener à bien ce projet ?

Ce type de logiciel vous permet de gagner du temps et de vous recentrer sur des activités RH à plus forte valeur ajoutée. Les stratégies digitales développées par les DRH s’appuient sur plusieurs tendances : automatiser les processus RH, créer une expérience collaborateur, engager le collaborateur, protéger les données RH etc. 

 Vous êtes prêt à vous équiper d’un SIRH ou à en changer pour un SIRH plus performant ? Voici les facteurs-clés de succès dans la mise en œuvre d’un logiciel SIRH : choix d’un SIRH, adaptabilité, adhésion des collaborateurs etc. 

Il est essentiel de réfléchir aux moyens humains et financiers à allouer au projet, le but étant de définir le budget et de mobiliser une équipe pour mener le projet. L’idéal est que cette équipe projet soit constituée d’experts RH et d’un DSI. Une équipe doit être également dédiée à la gestion du logiciel pour répondre aux questions des utilisateurs et être l’interlocuteur lors de l’implémentation. 

Ensuite, il faut réfléchir au périmètre de l’application, c’est-à-dire au nombre d’utilisateurs, aux différents services ayant accès au logiciel afin d’avoir un logiciel performant au niveau technique pour le nombre d’utilisateurs. 

Puis, définir des priorités est important pour mener efficacement le projet. La question principale reste la suivante : Quels sont les processus à automatiser en priorité ? Pour quels établissements (si vous disposez de plusieurs sites) ? Pour ne rien oublier, créez un sondage diffusé auprès des différents services de l’entreprise pour identifier les insatisfactions concernant les processus mis en place. Cela permettra également de développer l’adhésion des collaborateurs au logiciel en prenant en compte les freins de tous. 

 Notre conseil : parfois, il peut sembler important d’optimiser tous les processus de l’entreprise mais nous vous conseillons de couvrir les besoins prioritaires, les processus à automatiser avant de perdre en productivité et de couvrir les autres besoins fonctionnels au fur et à mesure. 

De plus, faire un listing de vos conventions collectives et de vos spécificités RH (saisie de temps, RTT, congés compensateur, forfait jour) vous permettra de trouver le logiciel SIRH le plus adapté à vos contraintes réglementaires et opérationnelles. 

Enfin, si vous changez de SIRH, il faut prévoir une récupération complète de vos données pour les importer dans le nouveau SIRH. Vous devez alors rechercher des solutions interfaçables ou des solutions qui disposent de fonctionnalités d’import de données (grâce à des tableurs mis à disposition par exemple). 

Le type de SIRH choisi doit correspondre à la taille et au type de votre entreprise. En effet, renseignez-vous sur les éditeurs en amont afin de ne pas choisir un éditeur qui a l’habitude d’équiper des ministères ou des mairies si vous êtes une entreprise du secteur privé. Dans ce sens, évaluez si l’éditeur équipe toutes les typologies d’entreprise ou seulement les PME ou les grands groupes.  

Ensuite, il est essentiel de choisir un partenaire qui saura vous accompagner tout au long de la mise en place du logiciel : formation des utilisateurs, assistance au paramétrage, support technique dédié. Vous faire accompagner par un partenaire de confiance qui idéalement vous connait déjà vous permettra de gagner temps mais aussi de vous assurer le succès du projet : le partenaire intègre à vos côtés la solution tout en vous proposant des fonctionnalités adaptées à votre mode de fonctionnement.  

Voici une liste des autres éléments sur lesquels vous devez être attentif lors du choix d’un logiciel SIRH : 

• Formations adaptées au profil des utilisateurs : administrateur, collaborateur  
• Proposition de webinaires sur les évolutions, réglementaires ou fonctionnelles, du logiciel pour vous tenir informé 
• Choix d’une solution complète mais simple d’utilisation 
• Solution accessible sur tous supports : tablette, ordinateur, mobile 
• Sécurité des données RH avec l’existence d’une politique de sécurité par exemple  
• Solution évolutive en fonction de vos besoins en local soit via le paramétrage ou via de potentiels développements par l’éditeur  
• Solution qui s’adapte à la croissance de votre entreprise 
• Application mobile pour développer l’usage de vos collaborateurs 
• Hébergement du logiciel SIRH : Saas ou On-premise. Si vous avez la possibilité de choisir entre les deux, la solution On-premise est à envisager uniquement si vous disposez d’une équipe IT en interne pour gérer la maintenance et la mise à jour.