Tout savoir sur la gestion administrative du personnel

La gestion administrative du personnel regroupe l’ensemble des tâches administratives liées à la vie des salariés dans l’entreprise, depuis leur recrutement jusqu’à leur départ. Elle comprend notamment :

• La rédaction et la signature des promesses d’embauche
• La rédaction et la signature des contrats de travail
• Le suivi des périodes d’essai
• La création et la mise à jour des dossiers individuels des salariés
• Le calcul et l’édition des bulletins de salaire
• Le suivi des absences, des congés, des arrêts maladie, etc.
• La déclaration et le paiement des cotisations sociales
• La gestion de la formation professionnelle
• La gestion des évaluations et des entretiens annuels
• La gestion des compétences et des carrières
• La préparation et la réalisation des procédures de départ (démission, licenciement, retraite, etc.)

La gestion administrative du personnel implique donc de collecter, de traiter, de stocker et de diffuser une grande quantité d’informations relatives aux ressources humaines. Elle nécessite également de respecter la législation sociale en vigueur et de se tenir informée des évolutions réglementaires.

La gestion administrative du personnel présente plusieurs enjeux pour l’entreprise, tant sur le plan stratégique qu’opérationnel.

Elle contribue à optimiser le capital humain de l’entreprise, c’est-à-dire l’ensemble des compétences, des savoir-faire et des talents dont elle dispose. En effet, en disposant d’une vision globale et actualisée des données RH, l’entreprise peut :

• Adapter ses effectifs et ses besoins en recrutement
• Développer les compétences et les qualifications de ses salariés
• Fidéliser ses collaborateurs et renforcer leur engagement
• Anticiper les évolutions de carrière et les mobilités internes
• Prévenir les risques psychosociaux ainsi qu’ améliorer la Qualité de Vie au Travail et les conditions de travail

Ainsi, la gestion administrative du personnel permet à l’entreprise de disposer d’une force de travail qualifiée, motivée et performante.

Elle permet également de rationaliser les processus RH, c’est-à-dire de les rendre plus efficaces, plus rapides et moins coûteux. En effet, en automatisant certaines tâches répétitives et chronophages, l’entreprise peut :

• Réduire les erreurs et les risques de contentieux
• Simplifier le suivi et le contrôle des activités RH
• Améliorer la traçabilité et la sécurité des données RH
• Faciliter la communication et la collaboration entre les acteurs RH (direction, managers, salariés, partenaires sociaux, organismes externes, etc.)
• Gagner du temps et réduire les coûts

Ainsi, la gestion administrative du personnel permet à l’entreprise d’améliorer sa productivité et sa rentabilité.

L’efficacité d’une gestion administrative du personnel est primordiale pour une entreprise. Si la gestion n’est pas optimisée et soignée, les démarches peuvent être très chronophages. Par ailleurs, les obligations légales sont aussi très nombreuses et doivent être respectées de la meilleure des manières, qu’elles proviennent du Code du travail, de la CCN, etc.  

Pour améliorer l’efficacité, l’optimisation du travail et l’organisation sont donc deux valeurs fondamentales et nécessaires. 

Puisque l’on parle d’optimisation, il faut aborder la question des outils pour améliorer la gestion et la faciliter. Les logiciels Paie et RH permettent d’optimiser les processus administratifs certes, mais ils sont aussi très performants pour éviter les erreurs ou les oublis.

Les outils SIRH sont des logiciels informatiques qui permettent de digitaliser et de centraliser toutes les données d’une entreprise et de ses salariés. Un gestionnaire n’aura donc plus à chercher dans des plannings, des archives ou autres. Tout sera consigné méticuleusement sur cet outil. 

À l’heure du télétravail, la gestion administrative du personnel peut rapidement devenir chaotique. Il sera, de ce fait, possible de gérer toutes les données du personnel : arrêts maladie, congés, horaires, équipes, jours de travail en présentiel sans le moindre problème.

Il est possible de retrouver des logiciels qui combinent les deux volets que sont la GAP et la paie. Ce sont les deux modules les plus importants pour un responsable des ressources humaines. Avec des outils comme Silae, il est désormais possible d’éviter les erreurs en compilant les données du personnel et la paie pour plus de fluidité, de facilité et de visibilité. 

Grâce à la synchronisation entre toutes les données, que cela soit pour la paie ou les RH, les gestionnaires optimisent au mieux leur temps et leur efficacité.