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Comment déployer votre logiciel SIRH ?
Un outil RH automatise les tâches chronophages et axe la gestion des ressources humaines vers une dimension collaborative. Digitaliser les RH, c’est ainsi adopter une nouvelle approche de travail utile à la stratégie de l’entreprise. Alors, voici quelques conseils pour savoir comment déployer efficacement votre logiciel SIRH.
Connaître les avantages d’un SIRH
Le SIRH apporte de nombreux avantages. Il permet de :
- Respecter les contraintes juridiques en mettant en place des processus qui aide à se conformer au code du travail et aux accords d’entreprise (hygiène et sécurité au travail, déclarations sociales, emploi des travailleurs handicapés),
- Optimiser la productivité en gagnant du temps grâce à la dématérialisation et à l’automatisation des tâches pour pouvoir se consacrer à son cœur de métier,
- Sécuriser les informations : le logiciel RH doit préserver les informations confidentielles et garantir la sécurité des données
Définir vos objectifs
Quels objectifs poursuivez-vous en utilisant un SIRH ? Informatiser la gestion des congés et absences ? Gérer les entrées et sorties de vos salariés ?
Bien délimiter les contours du projet implique de prendre des décisions concernant les processus RH qui seront soumis à une gestion informatique. Il est essentiel d’effectuer une analyse de vos besoins en comparant la situation actuelle avec celle souhaitée.
Le SIRH sera à même de répondre à de multiples besoins, tels que l’amélioration de la productivité du gestionnaire de paie grâce à la délégation de tâches sans réelle valeur ajoutée, que ce soit pour l’employeur ou les salariés. Cette augmentation de l’efficacité découle de l’intégration de la gestion de la paie au sein de la gestion des ressources humaines.
De plus, vous aurez la possibilité de déployer et de personnaliser votre SIRH en seulement quelques clics, tout en gardant un contrôle total sur la configuration. Cette autonomie dans la configuration vous permettra de gérer le SIRH par module, avec la flexibilité d’ajouter des options au fur et à mesure de l’évolution de vos besoins ou de l’implication de vos clients.
Communiquer grâce au logiciel SIRH
Toute l’entreprise est impactée par la mise en œuvre d’une solution RH. Tout le monde doit en être avisé, y compris les représentants du personnel. La communication est le maître mot pour mener à bien chaque étape de mise en place du logiciel SIRH. Le projet impliquant un changement, il doit obtenir l’appui de la direction mais aussi l’adhésion de l’ensemble des collaborateurs. Communiquez en interne en amont du projet afin d’impliquer chacun autant que possible, faites part des avancées du projet, puis prévoyez un accompagnement des salariés dans l’utilisation du SIRH pour prévenir les résistances au changement.
Mettre en place une équipe
L’intégration d’un SIRH étant toujours le fruit d’une réflexion collective, constituer une équipe dédiée au projet est essentiel pour une bonne coordination. Tandis que DRH et responsable informatique forment un tandem indispensable, les managers des différents métiers de l’entreprise doivent être associés pour des échanges toujours plus fructueux et faire accepter plus facilement le projet.
Désignez un responsable pour chapeauter le projet de logiciel SIRH, comme par exemple un représentant du service RH. Ce pilote endosse un rôle d’organisateur et d’animateur des sessions de travail, s’occupe de coordonner les échanges entre les acteurs du projet et effectue un reporting à chaque étape de la mise en place.
Organiser son temps efficacement
Le service RH doit pouvoir continuer d’effectuer ses missions quotidiennes en parallèle de la mise en place du projet. Pour ce faire, le calendrier doit être précis afin que les réunions consacrées au SIRH n’envahissent pas les plages de travail des gestionnaires.
L’intégration d’une solution informatique RH et paie prend plusieurs mois. Il est donc essentiel d’adopter une vision long terme au niveau de l’organisation autour du projet, mais aussi en ce qui concerne le choix du logiciel en lui-même, qui doit pouvoir s’ajuster au développement de l’entreprise. L’équipe du projet peut ainsi faire appel à des experts SIRH extérieurs à l’entreprise pour faire progresser le projet.