Comment améliorer la gestion de votre personnel ?

La gestion du personnel peut être fastidieuse suivant la taille de votre entreprise mais aussi suivant les outils que vous utilisez.

Embauche, contrat, salaire, paie, formation, les relations avec chacun de vos salariés donnent lieu à de multiples tâches, tout en générant quantités d’informations qu’il convient de pouvoir gérer au mieux sans s’y perdre.
Avant tout, il faut pouvoir dans un premier temps ordonner et structurer votre gestion du personnel, par exemple en organisant un véritable service de ressources humaines, pour, dans un second temps, pouvoir en simplifier et en améliorer l’administration.

La création d’un listing des membres du personnel

Tout commence par la création d’un listing de votre personnel. En effet, lister le personnel, en plus d’être un précieux outil pour le management, permettra de visualiser en un même endroit leurs données professionnelles et personnelles, des informations telles que numéro de téléphone, adresse mail, RIB, poste, nom, prénom, etc.
Ainsi, centraliser les collaborateurs en un même endroit et avoir une gestion administrative du personnel sur un logiciel d’administration du personnel comme un SIRH permettra de s’assurer un gain de temps considérable. Afin d’optimiser ce gain de temps, il sera possible au gestionnaire d’établir un système de filtre : rechercher directement, par exemple, par nom de l’employé ou encore par le type de poste que le collaborateur occupe. Ceci est possible uniquement si vous avez centralisé votre personnel en un même endroit.

La simplification de la gestion des absences et des congés de votre personnel

La gestion des absences et des congés est un des grands champs auquel le service des ressources humaines est confronté au quotidien. C’est pourquoi, il est intéressant de pouvoir améliorer et simplifier la gestion des absences et des congés.

Souvent, on s’aperçoit que certaines pratiques ne répondent pas à un processus précis. C’est notamment le cas des demandes de congés qui se font par mail, voire oralement. Le responsable du salarié concerné doit donc les noter ou bien les mémoriser suivant les situations. Ce système rencontre très vite des limites : oubli, manque de temps, charge cognitive décuplée, etc.

Il est important de pouvoir centraliser toutes les demandes en un seul endroit afin de ne pas devoir être partagé entre plusieurs supports, sinon vous favorisez de manière considérable le manque et la perte d’information. Il faut donc fluidifier le processus et optimiser le gain de temps. L’avantage de centraliser les demandes ce n’est pas uniquement une charge cognitive en moins mais aussi une meilleure visualisation, surtout si vous couplez votre outil de travail avec un planning des absences ! Le planning des absences étant très utile pour connaître l’effectif total de votre entreprise ou du service en question avant de valider un congé payé par exemple.

Dernier point, la connaissance du compteur des jours de congés de votre personnel autant pour vous que pour lui. Si le collaborateur n’a pas connaissance de son compteur, cela peut provoquer des demandes administratives supplémentaires. Cette gestion peut être laborieuse si elle est mal entretenue. Il est donc très important d’automatiser ceci comme par exemple à l’aide d’un logiciel RH et ses nombreux bénéfices.

 

La fidélisation de votre personnel

C’est un des points souvent négligé : la fidélisation de votre personnel. En effet, une gestion efficace du personnel, c’est aussi pouvoir garder ses collaborateurs au sein de l’entreprise, qu’ils soient satisfaits de leur environnement pour véhiculer par la même occasion une bonne image de votre entreprise.

Vous disposez pour ce faire de plusieurs leviers :

  • Interactions salariés-responsable de service
  • Diffusion de messages fluide et efficace
  • Simplification des demandes administratives
  • Favorisation d’actions de formations

Ainsi, pour avoir un personnel satisfait, la simplification des interactions est de mise.
La qualité de vie au travail est primordiale pour le bon fonctionnement de votre société. Une bonne qualité de vie au travail est synonyme de productivité mais aussi d’une relation saine au sein de votre entreprise. Vous pouvez également jauger la qualité de vie de travail directement auprès de vos employés, pourquoi pas en leur proposant un formulaire à remplir ?
Ainsi, vos employés se sentent considérés, vous font plus confiance et par conséquent s’investissent davantage. La qualité de vie au travail est un des plus grands champs à ne pas laisser de côté.

 

L’amélioration de la gestion de votre plan de formation

Un des grands champs de votre gestion RH est la gestion des formations. Comme nous l’avons vu précédemment, un personnel satisfait ne souhaitera pas changer d’entreprise et diffusera un message positif de votre société. Les formations sont un des atouts majeurs à cet effet, là encore un moyen de conserver les talents au sein de votre entreprise.

Il conviendra donc pour vous de fluidifier et simplifier la gestion de votre plan de formation : quel employé, à quelle formation, quand, où et le coût sont les éléments à prendre en compte impérativement.

Il est donc important de pouvoir centraliser toutes ces données et de prévoir la formation d’un employé en fonction des disponibilités de chacun si vous ne voulez pas vous retrouver submergé par la quantité d’informations vous faisant face.

 

L’utilisation d’outils d’automatisation RH pour la gestion du personnel

Des outils d’automatisation des ressources humaines existent afin de vous faire gagner du temps, afin de pouvoir mieux ordonner les différents champs RH qui vous font face. Il permet notamment de simplifier et de fluidifier les différentes pratiques ayant cours au sein de l’entreprise, d’alléger les lourdeurs administratives, de gagner du temps et augmenter la productivité, de mieux s’organiser pour la gestion de votre personnel. Le management gagne ainsi en efficacité.

Par exemple, un logiciel SIRH est tout à fait adapté pour organiser la gestion de votre personnel : pouvoir centraliser les collaborateurs et leurs demandes administratives afin d’éviter au maximum les données éparpillées. Vous y gagnez en temps mais surtout avec une charge cognitive grandement réduite.

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