Un logiciel de gestion des RH, la solution pour gagner en temps et en productivité en entreprise

Ils sont présentés comme étant des outils en ligne sous format SaaS (software as a service, ou logiciel en tant que service en français) qui permettrait à la fois de décupler l’efficience des tâches des Ressources Humaines en entreprise, mais aussi de renforcer les liens qui unissent ce service aux employés dans leur ensemble.

Mais que se cache-t-il derrière cette promesse d’un nouvel Eldorado pour les Ressources Humaines ? Au vu de l’ampleur des tâches qui leur incombent, comme la gestion de la paie, la communication interne entre l’employeur et ses collaborateurs, mais aussi la planification du recrutement ou encore la gestion des jours de congés – pour n’en citer que quelques unes – les logiciels SIRH semblent aujourd’hui indispensables dans un monde du travail de plus en plus numérisé et compétitif. Nous allons faire le tour des avantages qu’offrent ces outils, tout en voyant ce qu’ils apportent comme solutions.

De nos jours, Il existe sur le marché un large panel de logiciels qui cherchent à convaincre les services des Ressources Humaines d’opter pour l’une de leurs formules. Dans l’optique de décliner les nombreuses fonctionnalités qu’ils proposent, il convient de déterminer quels sont les avantages concrets qu’ils mettent en avant. Effectivement, si ces outils sont répandus, c’est parce qu’ils ont sû répondre efficacement à une demande communément partagée par les acteurs des Ressources Humaines, mais aussi plus largement d’une aspiration plus large de la part des employés.

C’est sans aucun doute l’argument le plus souvent mis en avant pour convaincre d’opter pour une solution SaaS de gestion des RH. L’aspect répétitif et peu valorisant intellectuellement de certaines prérogatives incombant aux Ressources Humaines est souvent cité comme une source de démotivation. Il convenait alors de répondre à cette attente, en procédant à la mise en place d’un logiciel permettant d’intégrer des fonctionnalités de collecte, de centralisation et de traitement rapide des informations.

On peut bien évidemment citer en premier lieu ce qui concerne la paie, qui autrefois fut l’apanage de personnes entièrement dédiées à dresser et diffuser les fiches de paie en entreprise. Il en va de même avec l’administration du personnel, ou encore la gestion des absences et des congés, ainsi que l’onboarding de nouveaux collaborateurs. Avec un SIRH, le temps nécessaire pour parvenir à réaliser ces tâches est considérablement réduit.

Avec le gain de temps qui découle de l’adoption d’un logiciel de gestion des RH, un Responsable des Ressources Humaines aura ainsi un tiers temps disponible pour se concentrer sur la véritable plus-value de sa formation et de son expérience. Il s’agit bien entendu de l’approche stratégique des Ressources Humaines.

Un tel service est au centre de la vie de l’entreprise, en se plaçant à la fois comme une courroie de transmission des communications entre les collaborateurs et l’employeur, mais aussi comme le service qui est garant du bon fonctionnement global de l’entreprise au niveau humain. Dans bien des sociétés, surtout dans le tertiaire, l’humain représente la véritable richesse qui ne doit surtout pas partir à la concurrence (surtout les talents clés et profils prometteurs).

Un RRH pourra ainsi se concentrer sur l’accompagnement de l’employeur dans ses décisions, en étant en outre doté grâce au logiciel SIRH de données triées qui n’ont plus qu’à être interprétées pour prendre les meilleures décisions face aux défis qui s’imposent.

Le service des Ressources Humaines n’est pas le seul heureux élu de l’adoption d’un logiciel de gestion des RH. Tout l’effectif de l’entreprise en profite, de l’employeur jusqu’aux employés. Tout simplement car avant d’être un outil de diagnostic ou d’automatisation de tâches autrefois ennuyeuses, un SIRH est une interface de communication globale. Ainsi, les employés pourront télécharger en un rien de temps leur fiche de paie, suivre l’évolution de leur carrière dans l’entreprise, préparer leurs entretiens annuels, ou encore consulter leur solde de jours de congés restants et poser (via un agenda ou un planning interne) une demande de congés payés, ainsi que de notifier rapidement leurs absences.

Bien d’autres aspects positifs sont à mettre au crédit de ce véritable avatar de la transformation numérique en entreprise, comme la gestion des talents au sein du personnel, ou encore la gestion du processus de recrutement. Dans le premier cas, un RRH sera plus à même de diagnostiquer les jeunes perles rares dans l’entreprise et leur proposer par exemple des formations pour qu’ils gagnent encore en compétences. Dans le second, une campagne de recrutement pour étoffer le personnel de l’entreprise pourra être bien mieux planifiée et surtout suivie avec plus d’acuité.

Tous les logiciels de gestion des RH promettent une amélioration de la productivité du services des Ressources Humaines, tel que nous l’avons déjà évoqué. Il est important de bien connaître toutes les fonctionnalités proposées par un SIRH, tout en étant vigilant sur trois points essentiels.

Comme pour chaque logiciel, qu’il soit en mode SaaS ou non, il est impératif qu’un SIRH soit ergonomique à l’utilisation et aisément déployable dans une entreprise. Il faut que son UX (expérience utilisateur) soit parfaitement adaptée à son public, en l’occurrence d’abord le service des Ressources Humaines, mais aussi pour l’ensemble de l’effectif d’une entreprise. Il serait catastrophique d’opter pour une solution certes alléchante, mais dans la mise en œuvre a été bâclée ou si elle n’obtient pas rapidement l’adhésion de ses utilisateurs, faute d’une préparation ou formation suffisante de ces derniers.

Nous touchons à une question rarement évoquée pour les SIRH : pourquoi sont-ils accessibles uniquement en ligne ? Tout simplement parce qu’ils sont sujets à de constantes mises à jour, afin de suivre le plus rapidement possible les aspirations de ses utilisateurs. Le monde du travail évolue dans sa globalité, avec des demandes communes à toutes les entreprises, mais ce n’est rien face à la vitesse des changements qui peuvent opérer à l’intérieur même d’une entreprise (croissante rapide, nouveau service, start-up qui pivote son activité au bout de quelques années d’existence, transformation de divers processus internes…). Les éditeurs d’un logiciel de gestion des RH se doivent d’être particulièrement réactifs et à l’écoute.

Avec le renforcement des Lois contraignant les entreprises à être davantage vigilantes sur la sécurité de leurs données (RGPD), il serait imprudent d’opter en toute hâte pour un SIRH certes alléchant dans ses promesses, mais dénué d’une protection assez solide contre les activités malveillantes. En effet, une entreprise doit sanctuariser les données personnelles concernant ses employés, ses clients et plus généralement tous ses partenaires. Ainsi, un logiciel de gestion RH doit notamment être une plateforme en ligne à connexion SSL sécurisée, permettant un bon chiffrage des informations échangées ou stockées.

Chez Silae, nous avons justement développé un SIRH respectant ces trois grandes règles essentielles. Les processus d’amélioration de notre outil se font toujours dans une optique d’une meilleure expérience utilisateur, tout en assurant une sécurité à toute épreuve.

Au vu des fonctionnalités que proposent un logiciel SIRH, on pourrait être tenté de penser qu’une telle solution ne s’appliquerait qu’aux entreprises ayant déjà une masse salariale de plusieurs centaines d’employés. Pourtant, l’esprit d’un logiciel RH est justement l’adaptabilité à ceux qui en ont besoin.

Quant aux grandes entreprises, leur situation est par nature complexe et spécifique. C’est pourquoi un SIRH se doit de proposer une formule de personnalisation, qui va exiger le déploiement de modules spécifiques pour répondre à des besoins ciblés.

Quoi qu’il en soit, un logiciel de gestion RH s’adresse à tout le monde sans distinction en entreprise, quelle que soit sa taille (TPE, PME, groupes de sociétés…). Nous l’avons vu, un SIRH s’adresse déjà au service des Ressources Humaines qui se doit d’être soulagé de tâches chronophages et peu valorisantes, afin que les DRH et RRH puissent se concentrer sur leur cœur de métier, la gestion de l’humain. Ensuite, les employés seront davantage autonomes et auront via leur compte personnel accès à tout ce qui leur concerne en quelques clics, tout en pouvant communiquer rapidement avec leur manager, les RH ou même le chef d’entreprise.

Pour conclure, vous avez l’embarras du choix pour choisir parmi les logiciels de gestion des RH, dont Silae qui coche toutes les cases pour répondre aux besoins évolutifs des entreprises, quels que soient leur secteur d’activité ou le nombre d’employés qui y travaillent. Nos processus de développement des outils Silae et les solutions que nous apportons sont intimement liés à la compréhension des défis que rencontrent les entreprises au quotidien.