Défraiement professionnel : définition et enjeux

Par définition, le défraiement désigne un processus de remboursement d’une personne physique pour tous frais de déplacement, d’hébergement ou encore d’alimentation. Dans la sphère professionnelle, c’est donc à l’employeur de défrayer l’employé.

Bon à savoir : Les déplacements professionnels sont un cas classique impliquant un défraiement a posteriori. Au-delà d’une journée de travail, on parlera de voyage d’affaires.

En effet, ce sont bien souvent aux services des Ressources humaines (RH) qu’il incombe de procéder à un tel remboursement des frais professionnels auprès des salariés, et ce, pour tous les niveaux hiérarchiques de l’entreprise.

Le défraiement est une pratique courante de bon nombre de sociétés et peut viser à rembourser aussi bien un individu qu’un groupe de collaborateurs à toute échelle géographique (département, région, territoire national ou international).

On distingue de nombreuses situations sujettes à un défraiement professionnel, parmi lesquelles :

• la pratique normale d’une profession (représentant, commercial, militaire, livreur, chauffeur routier…) ;
• la participation à un chantier ;
• la participation à un événement (salon, congrès, séminaire, formation…) ;
• la visite d’un client, d’un prospect, d’un partenaire ou d’un fournisseur ;
• la création d’un nouveau point de vente ou d’une nouvelle filiale.

Cette procédure de remboursement des frais engagés par le salarié sur ses propres fonds (par exemple grâce à une carte affaires) est à la fois obligatoire et chronophage.

Plusieurs étapes jalonnent le processus de défraiement, à savoir :

• la validation d’un budget de dépenses en accord avec la politique de l’entreprise, convenu entre employé et employeur ;
• la récolte sur demande de factures et de pièces justificatives au nom de l’entreprise durant le déplacement professionnel ;
• la transmission et la conservation (sous format papier ou digital) des pièces justificatives par la société ;
• le remboursement des frais professionnels occasionnés et reconnus.

Juridiquement parlant, l’entreprise a un devoir d’information et de protection vis-à-vis de ses employés dans le cadre du défraiement professionnel.

Concrètement, cela engage l’entreprise (notamment sous peine de sanction après contrôle de l’URSSAF) non seulement à procéder au remboursement du collaborateur dans des délais raisonnables afin de ne pas nuire à sa stabilité financière, mais aussi à le couvrir en cas de danger sanitaire, climatique ou politique.

À noter : Même dans le cas d’un licenciement prochain du salarié à défrayer, la procédure de remboursement demeure obligatoire pour l’employeur.

L’une des dépenses professionnelles les plus fréquemment concernées par le défraiement (ainsi que par les contrôles fiscaux de l’URSSAF) est le défraiement kilométrique.

En effet, celui-ci a pour but de couvrir les dépenses du salarié selon deux critères, à savoir :

• la distance totale parcourue ;
• la puissance fiscale du véhicule.

Concernant ce dernier paramètre, notons que le barème kilométrique de 2021 prend en considération tous les niveaux de puissance jusqu’à 7 chevaux ; les types de véhicules pris en charge sont les automobiles et les deux-roues.

Le barème kilométrique calculé par l’administration fiscale dépendra du type de véhicule en question et opère une distinction selon la puissance du deux-roues ainsi que pour les véhicules électriques.

Attention : Il est strictement interdit de gonfler ou de réduire le nombre de kilomètres parcourus, et ce, aussi bien pour le bénéfice de l’entreprise que pour celui du collaborateur. Dans ces circonstances, faire appel à une solution de notes de frais adaptée vous permettra donc d’éviter toute fraude grâce au calcul automatique des kilomètres parcourus.

Lors de trajets plus conséquents (comme les voyages d’affaires), des indemnités de déplacement ou de grand déplacement peuvent être imputées à l’entreprise.

Deux conditions impliquent un tel défraiement, à savoir :

• le lieu en question se situe à plus de 50 kilomètres du lieu de résidence du salarié ;
• le lieu en question se situe à plus de 90 minutes de trajet en transport en commun.

Bien que le prix de l’hôtel doive être justifié par les besoins du salarié, il incombe à l’employeur de prendre en charge les dépenses d’hébergement de ce dernier.

Bon à savoir : Si d’aventure, l’impossibilité du salarié à rentrer chez lui était due au manque de transports en commun ou à des horaires de travail décalés, il serait possible pour la société d’être indemnisée pour le défraiement en question.

Deux méthodes de défraiement permettent à l’entreprise de prendre en charge l’hébergement et les repas du salarié :

• un calcul sur la base des notes de frais conservées par le collaborateur ;
• un paiement d’une base forfaitaire fixée par l’URSSAF et variant selon le pays (en cas de déplacement à l’étranger).

Tant par souci de gestion que par souci de protection des données personnelles des collaborateurs, l’employeur se doit de conserver tous les justificatifs comme trace du défraiement une fois ce dernier effectué.

Dans cette optique et en cas de contrôle fiscal, l’archivage numérique donne depuis l’arrêté du 22 mars 2017 une valeur probante aux notes de frais sous format digital aussi bien que sous format papier.

Afin de réduire le temps de traitement du processus de défraiement tout en conservant une trace légale et exploitable à des fins d’analyse des flux de trésorerie, de multiples portails et applications sont à disposition de l’employeur.

Notre logiciel de note de frais prend par exemple en charge aussi bien vos dépenses standards (sous forme de reçu papier ou de facture numérique) que vos frais kilométriques et vos forfaits de défraiement. Photo, importation ou email suffisent à synchroniser vos justificatifs et à les conserver ad eternam sur un compte sécurisé.

Pour aller plus loin et dire adieu aux risques de perte et de détérioration propres au format papier, le coffre-fort Jenji Vault donne une valeur probante électronique à vos notes de frais tout en les conservant et en les rendant accessibles pour un pilotage précis de votre gestion des dépenses d’entreprise.

Sources :

[1] Le marché du voyage d’affaires – Étude EPSA

Article rédigé par Maria Khizhniakova • 17 sept. 2021