Le coffre-fort numérique, une solution pérenne pour un archivage sécurisé de vos e-documents   

 En effet, le travail à distance impose de se doter d’outils pour distribuer et archiver numériquement et en toute sécurité, les documents à vocation probatoire. Ainsi, le coffre-fort numérique s’impose comme la solution Tiers de confiance pour répondre à ces nouveaux échanges digitaux et impératifs organisationnels.  

Le coffre-fort numérique (CFN) est généralement vu comme un espace de conservation sécurisé, pour protéger et restituer ce qui y a été déposé sans altération (garantie d’intégrité). 

Un coffre-fort numérique, ou coffre-fort électronique, est un service permettant d’assurer la conservation sécurisée et à vocation probatoire des documents électroniques archivés.  

La valeur juridique d’un document électronique versé dans le coffre, sera conservée tout au long du cycle de vie de l’archivage au sein du coffre-fort, par les mécanismes du coffre-fort numérique qui lui assureront la garantie d’intégrité et de traçabilité, avec la capacité de pouvoir en apporter les preuves en cas de litige ou contentieux. 

Le composant coffre-fort numérique (CCFN) fait référence à la norme NF Z42-020 et la certification NF 203 CCFN permet d’en garantir le parfait respect des exigences associées. 

Par ailleurs, la certification NF203 atteste du respect de la norme internationale ISO 25051 en matière de conception logicielle.   

Utiliser un coffre-fort électronique, c’est bénéficier d’une solution innovante pour sécuriser le patrimoine documentaire de l’organisation. Avec un coffre-fort numérique fini l’archivage papier et ses risques de perte ou de dégradation des documents ! Les bénéfices sont multiples : productivité, gain de place, gain de temps, économie financière, et capacité juridique d’apporter des preuves en cas de litige ou contentieux. 

Les coffres-forts numériques sont utiles tant pour l’entreprise qu’à titre personnel. Ainsi l’entreprise comme le particulier pourra y conserver l’ensemble des documents électroniques produits ou reçus nécessitant une conservation. Le particulier pourra à ce titre recevoir comme salarié l’ensemble des documents adressés sous forme numérique par son employeur (Bulletin de paie, contrat, entretien individuel,.) mais aussi y verser ses propres documents, les copies de pièces type identité, acte notarial, garantie électroménager,.) ou encore les faire collecter automatiquement (factures télécoms, Amelie, impôts,), et y avoir accès de n’importe quel accès Internet, en toute mobilité. 

Une solution de Gestion Électronique de Documents (GED) est un outil collaboratif de gestion de contenu qui permet de créer, numériser, modifier, indexer, éditer un document numérique. En général la GED centralise les documents utilisés au sein d’une organisation. La GED peut d’ailleurs être interconnecté à un Coffre-fort numérique en vue d’y verser un document finalisé, validé, ou d’accéder à des documents versés y compris par d’autres applications (contrats signés,…). La GED permet de les mettre à disposition de l’organisation (par exemple l’accès une assistance qui peut accéder au contrat et factures d’un client). 

Un Coffre-fort numérique (CFN) ou un Système d’Archivage Électronique (SAE) quant à eux assure l’intégrité des documents versés qui ne sont plus modifiables.  

Un SAE est un service d’archivage électronique intégrant des règles de gestion archivistique (gestion cycle de vie du document, durée de conservation, typologie des documents, Etc.) garantissant la pérennité du document dans le temps.  

Le SAE fait référence à la norme NF Z42-013 : 2020 (équivalence internationale de la norme ISO 14641-1) qui définit les mesures techniques et organisationnelles nécessaires à un Système d’Archivage Électronique pour l’archivage pérenne et à vocation probatoire de documents numériques. La certification NF 461 SAE permet d’en garantir le parfait respect des exigences associées. 

En résumé, un coffre-fort numérique ne peut pas remplacer une GED car il ne permet pas la gestion courante d’un document et sa modification. Mais le coffre-fort numérique est un espace d’archivage numérique hautement sécurisé pouvant faire partie intégrante du Système d’Archivage Electronique qui permet d’assurer la meilleure conservation des documents, normée et sécurisée, garantissant leur intégrité et leur pérennité. 

Les usages métiers sont multiples, car ils concernent toute l’organisation de l’entreprise tant sur les aspects administratifs, juridiques, RH, commerciaux, etc, notamment dans le cadre de la digitalisation des échanges. À titre d’exemple non exhaustifs : 

• Administratif et commercial : Contrats & avenants, bons de commande, factures, bon de livraison, etc. des fournisseurs et des clients, notes de frais et leurs justificatifs 
• RH : Contrat & avenant, bulletins de paie, intéressements, entretiens individuels,..  

L’évolution tant réglementaire et normative, que des usages répondant à une recherche constante de productivité, d’économie et de confiance numérique, rend inéluctable la transformation digitale de l’entreprise sur tous les fronts et la nécessité pour cette dernière de reposer sur une solution “Tiers de confiance”, coffre-fort numérique certifié, qui lui permettra d’assurer la conservation à vocation probatoire de toutes ces pièces désormais numériques.  

L’appellation « coffre-fort numérique » ou « coffre-fort électronique » répond à un cadre juridique et normatif précis.  

L’article 87 de la Loi n°2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique, modifié par l’article 1 de l’ordonnance n°2017-1426 du 4 octobre 2017, a été complété par l’article L.103 du Code des Postes et Communications Electroniques (CPCE) qui donne la définition légale d’un service de coffre-fort numérique dont il décrit l’objet et les critères de fonctionnement. Le décret n°2018-853 du 5 octobre 2018, est applicable à compter du 1er janvier 2019, vient dans son “Chapitre III – Service de coffre-fort numérique”, préciser les conditions de récupération des documents et données stockés par un service de coffre-fort numérique (SCFN) : 

• Capacité de garantir l’intégrité et de l’exactitude de l’origine des documents ; 

• Traçabilité des opérations réalisées sur ces documents ; 
• Identification de l’accès de l’utilisateur par un moyen respectant l’article L. 102 ; 
• Garantir l’accès exclusif aux documents électroniques à cet utilisateur, aux tiers autorisés par l’utilisateur autre que le prestataire du service SFCN ; 
• Capacité d’export par l’utilisateur de l’ensemble de ses documents conservés dans le SCFN dans un standard réutilisable et exploitable par un système de traitement. 

Ces exigences correspondent à celles de la norme NF Z42-020 du coffre-fort (intégrité, traçabilité, export de réversibilité), auxquels il faut associer une authentification renforcée et un chiffrement à la main de l’utilisateur. 

L’article L 122-22 du Code de la Consommation en vigueur depuis le 6 octobre 2017, encadre quant à lui la définition et les modalités d’utilisation du coffre-fort numérique.  

• Le type d’espace mis à sa disposition et les conditions d’utilisation associées ; 
• Les mécanismes techniques utilisés ; 
• La politique de confidentialité ; 
• L’existence et les modalités de mise en œuvre des garanties de bon fonctionnement ; 

• Son engagement sur la conformité du service aux exigences fixées à l’article L. 103. 

Par ailleurs pour l’archivage externalisé de la donnée publique et de santé, la solution d’archivage du prestataire doit être agréée par le Service Interministériel des Archives de France (SIAF) pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires sur support numérique pour le compte d’organismes publics. Néanmoins, en 2020, le Service Interministériel des Archives de France a annoncé sa volonté d’utiliser la norme NF Z42-013, correspondant à la certification NF461, comme référentiel de conformité des tiers archiveurs. Une certification NF461 permet donc de demander l’agrément SIAF auprès de la préfecture à laquelle le prestataire est attachée.