Silae Dématérialisation
Le coffre-numérique pour partager et stocker vos documents importants
Finie la distribution des bulletins de salaires par mail. Optez pour une solution digitale, sécurisée, conforme au RGPD.
taux d’adhésion auprès des experts-comptables
durée d’archivage légal des bulletins de paie sur le coffre-fort de vos salariés
votre coffre-fort personnel est disponible et gratuit, sans limite de temps
Notre promesse
Distribuer les bulletins de paie dématérialisés de façon sécurisée : une obligation légale
Encore trop souvent, la distribution de documents sensibles, comme les bulletins de salaires, se fait par mail ou via un dépôt sur un simple espace protégé par un mot de passe. Or les exigences liées au RGPD et la Loi Travail du 7 août 2016 dite « Loi El Khomri », imposent aux entreprises de distribuer les fiches de paie via un moyen sécurisé, sous peine d’amende pouvant aller jusqu’à 4% du CA et mise en jeu de la responsabilité professionnelle ! Le coffre-fort électronique est la solution la plus adaptée pour distribuer vos bulletins de paie dématérialisés dans les règles.
À quelles exigences votre coffre-fort doit-il répondre ?
En réponse à la généralisation des bulletins de paie dématérialisés, de nombreuses offres de coffres-forts numériques ont vu le jour. Cependant, elles ne répondent pas toutes aux exigences réglementaires de conformité reprise par la certification NF203/443 CCFN. Cette norme impose à tout prestataire de coffre-fort numérique de fournir :
- un archivage à vocation probatoire pour justifier de l’intégrité et l’exactitude de l’origine des documents,
- une traçabilité des opérations réalisées, disponibles et accessibles pour l’utilisateur,
- un accès utilisateur dans le temps exclusif et sécurisé
- la possibilité pour l’utilisateur de récupérer, facilement, les documents et les données stockées dans le coffre.
Ces critères sont strictement respectés et intégrés dans notre solution de dématérialisation. SILAE obtient cette certification depuis 2021.
Une solution 2 en 1
Dématérialisez vos documents personnels et professionnels, en toute sécurité
Notre coffre-fort numérique certifié permet de protéger vos données sensibles par l’archivage et le classement de vos documents importants. Il respecte toutes les exigences normatives et le RGPD afin de vous assurer une distribution de vos bulletins de paie dans les règles.
De plus, cette innovation inclut un espace de stockage en ligne et sécurisé pour les documents personnels du salarié.
Fonctionnalités
Centralisez, partagez, sécurisez tous vos documents
Accès sécurisé
Créez et gérez les utilisateurs, leurs accès aux dossiers et les accords de dématérialisation des salariés.
Publipostage automatique
Publipostez manuellement ou automatiquement les bulletins de paie. Lors du premier dépôt, un mail personnel est envoyé automatiquement au salarié pour activer son coffre-fort.
Gestion de l’éditique
En cas de refus de dématérialisation, vous pouvez gérer, via notre interface, l’envoi des fiches de paie par le système traditionnel d’envoi postal.
Suivi des dépôts
A travers un tableau de bord intuitif, suivez facilement l’avancement des dépôts de chaque bulletin de paie.
Vocation probatoire
Notre solution d’archivage informatique garantit la vocation probatoire de tous les documents numériques déposés dans le coffre-fort.
Accessibilité
Les salariés peuvent accéder à leur coffre-fort en ligne et via des applications mobiles (Android et iOs).
Espace de stockage personnel
Grâce à une connexion à France Connect et +1 000 connecteurs, vous pouvez récupérer et stocker vos mots de passe et vos documents personnels sur un espace de 10 Go gratuit.
Fonction d’export et réversibilité
En un clic, obtenez une restitution de toutes vos données, avec ou sans destruction des documents du coffre-fort.
Coffre-fort ultra sécurisé
Notre solution bénéficie de conformités réglementaires et normatives (i) et des dernières technologies pour vous assurer la plus haute protection.
Notre solution bénéficie des conformités réglementaires et normatives suivantes :
Certification NF 203 CCFN
Plus haut niveau de certification de coffre-fort, garantissant l’archivage à vocation probatoire dans le respect du processus complet de conservation des documents et leur intégrité dans le temps.
Conformité NF Z42-025 Gestion des bulletins de paie électroniques
Atteste de la conformité du système sur le processus de mise en place du service, la création et remise du bulletin de paie électronique, la conservation des documents pour le compte du salarié et les conditions d’accès aux documents électroniques par le salarié.
Certification NF 461 SAE
Définit les mesures techniques et organisationnelles nécessaires à un Système d’Archivage Electronique (SAE) pour l’archivage pérenne de documents numériques et ce, à vocation probatoire.
Les avantages de la solution
Moins d’impressions, plus de temps pour des tâches à valeur ajoutée
En adoptant la dématérialisation de vos bulletins de paie et autres documents RH, vous optimisez le temps de traitement et d’échange avec vos clients et réduisez vos impressions papiers.
Une solution toujours en phase avec la loi et vos besoins
Une veille constante est réalisée par nos experts pour adapter nos produits au regard des évolutions règlementaires. Ces mises à jour sont incluses dans votre forfait.
Un archivage des données en France
Nous sommes conscients que le traitement et le stockage de vos données sont un sujet sensible. C’est pourquoi vos données sont archivées sur nos serveurs en France dans un hébergement souverain.
Marquez des points auprès de vos clients et/ou vos salariés
Offrez à vos clients et/ou vos salariés, une solution complète et fiable pour la dématérialisation de leurs bulletins de salaires et documents personnels.
Créez un écosystème vertueux en connectant notre coffre-fort à My Silae
Notre coffre-fort numérique est idéal pour compléter les solutions Silae. Cette compatibilité permet de réduire considérablement la durée de paramétrage et la synchronisation des informations. Vous vous assurez ainsi de toujours distribuer des bulletins de salaires ou des documents RH fiables et actualisés.
Nos clients témoignent
Silae en trois mots : Performance. Sécurisant. Optimisation. N’hésitez plus, c’est le meilleur outil du marché.
Vous avez des questions à propos de notre coffre-fort ?
Nous répondons à toutes vos questionsLes salariés ont-ils toujours accès à leur coffre s’ils quittent l’entreprise ?
En cas de départ de l’entreprise, le salarié dispose gratuitement et à vie de toutes les fonctionnalités de son coffre-fort Silae.
Qui a accès aux documents archivés sur le coffre-fort du salarié ?
Le salarié est le seul à avoir accès à son coffre.
Prêt à partager et stocker vos documents de manière sécurisée ?
Il vous suffit d’un clic pour découvrir notre solution avec un expert Silae.