Le guide pratique du certificat de travail

En tant qu’employeur, vous avez l’obligation légale de remettre un certificat de travail à tout salarié quittant votre entreprise, dès la rupture du contrat de travail. C’est d’ailleurs un droit pour le salarié, qu’il peut faire valoir en cas de manquement. Si celui-ci est allé au bout de son préavis de départ, c’est la date de fin de préavis qui vaut comme fin de contrat de travail. S’il en a été dispensé, vous devrez lui remettre son certificat à la fin du préavis non exécuté puisque cette date devient celle de la fin du contrat. Vous pouvez cependant le lui remettre avant si vous le souhaitez. Il n’est pas obligatoire d’envoyer le certificat de travail par courrier à votre salarié, mais il doit au moins être mis à sa disposition au sein de l’entreprise. Il n’y a cependant aucune contre-indication à le lui faire parvenir par lettre recommandée avec accusé de réception.

Bon à savoir : Si vous ne délivrez pas de certificat de travail au salarié, s’il manque des mentions obligatoires ou si elles sont inexactes, vous êtes susceptible d’encourir des sanctions telles que :

• Sanctions pénales (article R1238-3) : contravention de quatrième classe jusqu’à 750€,
• Sanctions civiles : Réclamation du certificat de travail devant les Conseil des Prud’hommes sous astreinte (article R1454-14) ou des dommages et intérêts.

Le certificat de travail permet au salarié de prouver qu’il a occupé telle fonction dans votre entreprise durant une période donnée. Il est par exemple indispensable pour faire valoir ses droits auprès de Pôle Emploi et percevoir une allocation chômage. C’est également un document utile pour prouver son expérience lorsqu’il cherche un nouvel emploi négocier son salaire ou encore pour le calcul de la retraite auprès des organismes sociaux et complémentaires retraites éventuelles.

Selon l’article D1234-6 du Code du Travail, un certificat de travail doit obligatoirement faire mention de certains éléments, tels que :

• La date d’entrée du salarié (période d’essai ou apprentissage inclus) ainsi que la date de sortie (date de fin de contrat, préavis inclus même si non exécuté),
• La nature de l’emploi : fonctions successives au sein de l’entreprise, périodes associées pour chaque qualification et nature du ou des contrats de travail,
• Le maintien temporaire et gratuit des différentes mutuelles et prévoyances.

Si ce n’est encadré par aucun article du Code du Travail, vous devez également consigner le nom, l’adresse et la raison sociale de votre entreprise, le lieu de délivrance du document ainsi que la signature du représentant légal.

Vous pouvez utiliser le certificat de travail d’un salarié pour le recommander en précisant les points positifs que vous avez relevé dans son travail s’il vous donne son accord, ainsi que le nombre de journées indemnisées au titre du chômage intempéries (depuis le premier janvier de l’année civile en cours seulement).
Il vous est en revanche interdit d’y apposer quelconque mention pouvant nuire au salarié, que ce soit des appréciations négatives sur leur travail, ou encore des éléments diffamatoires, discriminatoires ou faisant état d’une clause de non-concurrence.