TPE : quelles sont les obligations d’affichage en entreprise et comment les respecter ?

Cela couvre un large éventail d’informations entrant dans le cadre de domaines variés, tels que la législation du travail, le règlement intérieur, la médecine du travail ou encore la lutte contre la discrimination et les inégalités… 

Tour d’horizon des règles que cet affichage doit respecter au sein des Très Petites Entreprises (TPE) et de la façon dont vous allez pouvoir le mettre en place de manière à respecter les consignes légales et gouvernementales. 

L’affichage obligatoire en entreprise doit être accessible à tous. Il convient par conséquent de choisir dans vos locaux un lieu où tous les salariés sont susceptibles de se rendre. Des lieux comme une salle de repos ou un vestiaire sont par exemple appropriés.

La grande majorité des informations concernées doivent être inscrites sur un panneau spécifique et visible, on en trouve dans le commerce de nombreux modèles. Le panneau en question doit être lisible et conforme à la législation en vigueur, et il sera judicieux d’utiliser un affichage suffisamment grand faisant appel à des couleurs vives afin d’attirer l’attention du personnel.

Si certains renseignements doivent être portés à la connaissance de vos salariés par voie d’affichage, d’autres doivent l’être par tous les moyens possibles. Et ce, en s’appuyant sur l’affichage dans les parties communes réservées au personnel, à l’instar du hall d’entrée, des salles de repos, vestiaires et lieux de restauration dévolus à vos équipes.

Cela peut aussi s’effectuer via d’autres voies de communication interne, on pense ici aux mails, réunions d’information, plateformes de communication interne ou encore en recourant aux fonctionnalités dédiées d’un logiciel RH.

Il est dans l’intérêt de l’employeur comme de ses salariés de vérifier l’évolution de cette dernière de manière annuelle. Il est en effet courant qu’une information devienne caduque en quelques mois, un simple changement au niveau du Code du Travail suffit pour cela.

La législation en matière d’obligation d’affichage et de communication des informations au sein de l’entreprise distingue 3 catégories de sociétés : celles qui ont jusqu’à 10 salariés, celles qui en emploient entre 11 et 49, et enfin celles qui ont un effectif supérieur ou égal à 50 salariés.

Ci-dessous les obligations des entreprises qui comptent entre 1 et 10 salariés. 

À chaque entreprise est affecté un service d’Inspection du Travail. Les coordonnées de ce dernier, adresse et numéro de téléphone, doivent être tenus à la disposition des employés. Il est aussi obligatoire de porter à leur connaissance le nom de l’Inspecteur du Travail qui a autorité au sein de l’entreprise.

Chargée de la prévention ainsi que de la lutte contre tous types de discriminations, l’Inspection du Travail est joignable au 09 69 39 00 00. Il est possible de composer ce numéro depuis tout le territoire français, quelle que soit sa situation professionnelle. Ce service dispense des informations ainsi que des conseils à toute victime d’abus et tout travailleur qui constate des irrégularités ou de mauvais agissement le concernant dans le cadre du travail. L’inspection du Travail est aussi habilitée pour orienter les personnes qui le souhaitent de saisir le Défenseur des Droits. 

Il s’agit d’une médecine indépendante dont le rôle relève principalement de la prévention et de la surveillance. Si tous les employés doivent bénéficier d’une visite médicale régulière, il leur est aussi possible de solliciter un rendez-vous auprès du médecin du travail. D’où l’importance de tenir son nom, son numéro de téléphone ainsi que son adresse à disposition en le faisant figurer sur les zones d’affichages prévues à cet effet. 

Les numéros des Pompiers, du SAMU, ainsi que le numéro de la brigade de gendarmerie et la station de police la plus proche, ou encore celui du centre antipoison, doivent être accessibles facilement et à tout moment.

Il s’agit des consignes à suivre en cas d’incendie, elles comprennent :

Les consignes d’évacuation au nom des personnes qui, au sein de l’entreprise, sont responsables des équipements de sécurité ainsi que de l’évacuation du personnel, par exemple les équipiers de première intervention. Par ailleurs, s’il existe, au sein des locaux, une zone de danger, elle doit être, elle aussi, mentionnée par voie d’affichage.

L’affichage dans les locaux de la société doit clairement indiquer de quelle convention collective cette dernière dépend. Notez aussi que le texte intégral de cette convention doit être tenu à la disposition des employés et que ceux-ci doivent pouvoir la consulter à tout moment sur simple demande. Les conditions de cette consultation doivent, elles aussi, être affichées. 

Que ce soit sur le plan professionnel comme sur le plan salarial, l’égalité entre les hommes et les femmes est garantie par la législation du travail. Les numéros des articles de loi concernant cette égalité doivent être tenus à la portée de tous, il en va de même pour les textes de ces articles du Code du Travail.

Les informations relatives à la durée du travail concernent majoritairement la manière dont il est organisé en cas d’aménagement du temps de travail. S’il existe des dispositions spécifiques à l’entreprise comme le travail par roulement ou en équipes successives, il revient d’indiquer la composition de ces dernières.

Il s’agit de la plage horaire au cours de laquelle le travail peut être effectué. Concernant le repos hebdomadaire, si ce dernier n’est pas donné le dimanche, ses jours et heures doivent être précisés. En cas de suspension de ce dernier pour raison urgente, il conviendra de prévenir les employés par tous les moyens possibles, l’affichage sera alors considéré comme insuffisant.

Les plannings de congés doivent être affichés selon un calendrier strict : deux mois à l’avance concernant la période qu’ils couvrent, un mois pour ce qui est de l’ordre des départs en congés. De plus, dans certains secteurs comme le spectacle ou le bâtiment, les coordonnées de la caisse des congés payés à laquelle est affilié l’employeur doivent impérativement être à disposition de tous.

Rappel doit être fait de la législation en vigueur ainsi que des coordonnées de la médecine du travail. Aussi bien moral que sexuel, le harcèlement est une pratique répréhensible sur le lieu de travail, dans les locaux aussi bien qu’à la porte de ceux-ci et, s’il est de nature sexuelle, la victime de harcèlement peut intenter une action en justice, au Civil ou au Pénal. Les discriminations relèvent, elles aussi, de la législation et sont répréhensibles aux mêmes conditions que le harcèlement.

Il est strictement interdit de fumer dans les locaux de l’entreprise, tandis que le vapotage est soumis à des règles un peu plus souples : il est interdit dans les lieux à usage collectif, excepté s’ils accueillent du public. Ici aussi un affichage clair rappelant ces interdictions devra être disposé dans l’ensemble des locaux de l’entreprise.

Cet acronyme désigne le Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels : l’employeur y consigne les risques auxquels sont susceptibles d’être exposés ses salariés, aussi bien en matière de sécurité que de santé. Il engage pour cela sa responsabilité d’employeur.

Les noms et coordonnées de ces dernières dans la branche dont relève votre entreprise doivent être tenues à disposition de vos salariés. Pour le cas où des sections syndicales propres à l’entreprise existent, vous devez donner à chacune d’elle un espace d’affichage.

En ce qui concerne les obligations d’affichage en entreprise, il convient de distinguer selon que l’on se place du côté de l’entreprise utilisatrice ou de l’entreprise de travail temporaire. Du côté de l’entreprise utilisatrice, celle-ci doit afficher les informations relatives au travail temporaire dans un lieu accessible à tous les salariés, notamment :

• Le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire ;
• Le nom et la qualification du salarié intérimaire ;
• Le motif du recours au travail temporaire ;
• La durée du contrat de mission ;
• Les horaires de travail ;
• Les modalités d’accès aux équipements collectifs ;
• Les consignes de sécurité.

Du côté de l’entreprise de travail temporaire, celle-ci doit afficher les informations relatives à la rupture conventionnelle collective dans un lieu accessible à tous les salariés, notamment :

• Le nombre maximal de départs envisagés ;
• Les conditions que doit remplir le salarié pour en bénéficier ; les modalités de calcul des indemnités spécifiques ;
• Les mesures d’accompagnement et de reclassement ;
• Les modalités d’information du comité social et économique (CSE) ;
• Les modalités d’adhésion des salariés volontaires.

En respectant ces règles d’affichage, vous permettrez à vos salariés d’être informés sur leurs droits et leurs obligations en matière de travail temporaire et de rupture conventionnelle collective. Vous éviterez surtout tout risque juridique lié à un défaut d’information ou à une violation des dispositions légales ou conventionnelles.

Si vous respectez la liste de ces mentions obligatoires et optez pour une signalétique claire, votre personnel sera parfaitement tenu au courant des dispositifs Et vous respecterez la législation de la manière la plus stricte.

Notez que les choses évoluent et qu’il existe aujourd’hui de nouveaux modes de diffusions qui concernent certains de ces éléments. C’est le cas pour les points 6, 7, 10, 11, 14, 15 et 16 : ils ne sont désormais plus tenus d’être affichés, la digitalisation de nombreux processus étant passée par là. Il est bien sûr possible de continuer à le faire, mais l’employeur a aussi à sa disposition des moyens équivalents pour y parvenir et qui garantissent aux salariés un même niveau de visibilité. La diffusion d’informations peut ainsi être effectuée par courriel ou via l’intranet de l’entreprise si elle en dispose.

Dans un contexte où les outils digitaux sont de plus en plus sollicités. Et ce, tant pour des enjeux de simplification et d’optimisation que de réduction des documents imprimés (ici pour des raisons environnementales et économiques), il y a fort à parier que ce phénomène prenne de l’ampleur.