Document incontournable qui permet aux salariés d’obtenir le remboursement de leurs dépenses en lien avec leur activité professionnelle, la note de frais doit être complétée avec soin. Sa gestion peut en effet s’avérer problématique pour les services comptables qui ne disposent pas d’une solution efficace pour automatiser cette tâche.
Bien gérer ce document répond ainsi à un double enjeu. Pour le salarié, cela lui permet d’être remboursé dans les délais prévus, et pour le service comptabilité, de gagner du temps sur une tache généralement chronophage.
En quoi consiste ce document ? Quand faut-il le traiter ? Comment établir une note de frais ? Quelles sont les modalités de rembourses et comment la comptabiliser ?
Jenji X Silae vous propose un tour d’horizon de l’ensemble des règles encadrant la gestion et le remboursement des notes de frais.
Il s’agit d’un relevé qui consigne toutes les dépenses à titre personnel qui ont été effectuées par le salarié, dirigeant y compris, pour les besoins de son activité professionnelle.
Grâce à ce document, le service comptable peut procéder à l’enregistrement des charges puis rembourser les sommes avancées par le salarié. A condition, bien entendu, que ce dernier dispose de tous les justificatifs.
Les dépenses prises en compte dans le cadre d’une note de frais sont les suivantes
Ainsi, si le salarié d’une entreprise invite un client au restaurant et règle la facture émise par le restaurateur avec ses deniers personnels, il pourra en obtenir le remboursement en fournissant une note de frais à son employeur.
effectuées par le salarié, dirigeant y compris, pour les besoins de son activité professionnelle.
En général, il s’écoule un mois entre la remise de la note de frais et son remboursement. L’employé soumet ses justificatifs et obtient le remboursement sur son salaire le mois suivant.
Un mois, cela peut paraitre court quand on n’a que quelques petites factures, par exemple de restauration, à se faire rembourser. Or plus d’un salarié sur deux trouve le processus de remboursement tellement fastidieux qu’il n’est pas rare d’arriver aux cas suivants :
On considère que plus de 50% des salariés consacrent entre 30 minutes et 1 heure par mois pour traiter leurs notes de frais. Et plus de deux sur trois le font pendant leurs heures de travail. Une perte de temps et d’efficacité assez importante pour le salarié comme pour l’entreprise !
Certains employeurs font également des remboursements en milieu de mois. Les pratiques peuvent donc beaucoup différer d’une entreprise à l’autre. Celles-ci ne sont pas dues au hasard, elles dépendent d’une nécessité interne imposée par le service comptabilité.
Chaque note de frais remboursée étant comptabilisée dans un exercice particulier précis, il n’est en effet pas facile pour l’employeur de revenir deux ou trois ans en arrière afin de rembourser une note de frais qui aurait été oubliée par le salarié. Le calendrier choisi par l’entreprise pour honorer les dépenses de ses salariés n’est donc, au final, pas du tout le fruit du hasard.
Les entreprises sont libres de définir leur modèle de note de frais à condition de faire figurer les mentions suivantes :
Les factures et autres justificatifs doivent bien évidemment être fournis. S’il n’est pas possible de le faire (perte de la facture, justificatif peu lisible, etc.) il est d’usage d’indiquer la raison pour laquelle la note de frais ne comprend pas de pièces jointe.
Certaines entreprises tolèrent de rembourser sans justificatif, faisant confiance à la bonne foi du salarié, à condition que ces « oublis » restent exceptionnels.
Vous pouvez fournir à vos salariés un modèle de note de frais en format Excel qu’il ne leur restera plus qu’à renseigner. Une fois le document reçu par le service comptable, celui-ci devra être enregistré puis traité pour que le remboursement puisse avoir lieu. Le traitement d’une note de frais n’est pas compliqué, mais peut s’avérer chronophage en plus d’être répétitif dans les entreprises où celles-ci sont très courantes.
Pour gagner du temps et éviter les erreurs, l’utilisation d’un logiciel de note de frais est recommandée.Aujourd’hui, la plupart des entreprises en sont pourvus, car ils facilitent non seulement la saisie, mais ils permettent aussi un meilleur suivi et stockage des données comptables.
Les salariés peuvent directement renseigner les éléments de la note de frais depuis l’interface utilisateur du logiciel. Une fois la note enregistrée, les collaborateurs du service comptable n’ont plus qu’à vérifier les éléments renseignés avant de la valider, ce qui déclenche automatiquement le remboursement.
Le remboursement peut se faire au réel ou sous la forme d’allocations forfaitaires. C’est à l’employeur de décider des modalités de remboursement. Pour plus de clarté pour le salarié, ces dernières doivent être mentionnées dans une clause du contrat de travail.
L’allocation forfaitaire est généralement mise en application par les entreprises qui ne veulent pas gérer les notes de frais. Pourtant, avec un logiciel de gestion de note de frais, c’est une tâche qui peut être réalisée rapidement et sans erreur.
Savez-vous que les règles de remboursement ne sont pas toujours les mêmes ? Voici ce qu’il faut retenir :
Cas typique : un salarié en déplacement doit acheter une clé USB pour sauvegarder des fichiers dans le cadre de son activité. Jusqu’à là tout va bien. Les choses se corsent en revanche quand il rajoute dans ce même achat une souris et un nouveau clavier qui lui serviront dans un cadre strictement personnel. Cette pratique, totalement interdite et qui expose le salarié à de graves conséquences, est plus fréquente qu’on ne pourrait le penser. Un salarié sur trois aurait déjà commis des impairs en remplissant sa note de frais.
Pourtant, si elle s’en rend compte, l’entreprise est en droit d’exiger des explications, voire d’entamer une procédure disciplinaire à l’encontre du salarié. La règle est donc la suivante : toute dépense qui vise à être inscrite dans une note de frais doit concerner uniquement les besoins et l’intérêt de l’entreprise.
Vous vous demandez comment comptabiliser une note de frais ? Voici la marche à suivre :
Voici un résumé des règles principales abordées dans cet article sur les notes de frais :
Outil note de frais Jenji : une solution efficace et responsable !
Pour faciliter la gestion des notes de frais, intégrez notre solution à votre système informatique. Toutes les parties prenantes de l’entreprise, du salarié au dirigeant, en passant par le comptable, gagneront ainsi un temps précieux !
Notre solution permet aussi d’avoir un œil collaboratif sur les notes de frais gérées par l’entreprise, renforçant la traçabilité et la gestion partagée de cette tache chronophage.
Autre avantage, et non des moindres, avec un logiciel de gestion de notes de frais votre entreprise réduira de façon substantielle la consommation de papier, un argument qui prend un poids certain à l’heure où les sociétés se tournent vers un business model plus responsable.
Article rédigé par Romane Sisso •