Pourquoi faire un suivi d’activité ? 

Il consiste à mesurer, analyser et évaluer la performance des employés, des équipes et de l’organisation.
Selon une étude de l’Institut de Recherche en Gestion des Ressources Humaines (IRGRH), 82 % des entreprises françaises ont mis en place un dispositif de suivi d’activité en 2022.

Le suivi d’activité est un processus qui vise à collecter, traiter et restituer des données relatives à l’activité des salariés. Il regroupe plusieurs objectifs consistant à :

• Améliorer la performance : le suivi d’activité permet de définir des objectifs clairs et mesurables, de suivre leur réalisation, de détecter les écarts et les dysfonctionnements, et de mettre en place des actions correctives ou préventives.
• Motiver les employés : le suivi d’activité est un support pertinent pour reconnaître les efforts et les résultats des salariés, les impliquer dans le processus d’évaluation, les accompagner dans leur développement professionnel, ou encore afin de renforcer leur sentiment d’appartenance à l’entreprise.
• Optimiser les ressources : le suivi d’activité offre la possibilité de rationaliser l’utilisation des ressources humaines, matérielles et financières, de réduire les coûts et les risques, et d’accroître la rentabilité et la compétitivité.

Le suivi d’activité représente par conséquent un levier stratégique pour les entreprises, qui est encadré par des textes de loi qui visent à garantir le respect des droits et des obligations des employeurs et des salariés.

Le Code du travail définit les modalités du contrôle de l’activité des salariés, notamment en matière de durée du travail, de repos, de congés, de santé et de sécurité. Il est complété par deux textes de lois que sont :

1. La loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels qui instaure le droit à la déconnexion et la régulation de l’utilisation des outils numériques,
2. La loi n° 2019-1428 du 24 décembre 2019 d’orientation des mobilités qui favorise le recours au télétravail et au travail nomade.

Plusieurs méthodes et outils sont à la disposition des dirigeants d’entreprise et des cadres RH pour réaliser un suivi d’activité. Aucune de ces méthodes ne surclasse les autres, ce choix dépendra surtout du contexte, des besoins et des objectifs de chaque entreprise.

Voici quelques exemples de méthodes ou d’outils  :

• Les tableaux de bord : ce sont des outils visuels qui synthétisent les informations clés sur l’activité. Ils permettent de suivre les indicateurs de performance (quantitatifs ou qualitatifs), de comparer les résultats aux objectifs fixés, et de visualiser les tendances et les évolutions. Ces indicateurs sont des variables qui mesurent un aspect de l’activité. Ils peuvent être liés aux résultats (chiffre d’affaires, taux de satisfaction, etc.), aux processus (délais, qualité, etc.), ou aux ressources (effectifs, compétences, etc.). Pour être efficaces et faciles à analyser, ils doivent être pertinents, fiables, simples et cohérents.
• Les entretiens : moments d’échanges entre le manager et le salarié, ils permettent d’évaluer l’activité. Ils peuvent être annuels (entretien professionnel ou entretien d’évaluation), semestriels (entretien de suivi ou entretien de progrès), ou encore ponctuels (entretien de situation ou de feedback).
• Les outils numériques : à l’instar de la solution RH développée et proposée par notre société, il s’agit d’applications et de logiciels qui facilitent le suivi d’activité. Ils peuvent être aussi bien mis en œuvre afin de collecter, traiter, analyser et partager les données. Ils offrent par ailleurs des fonctionnalités de planification, de communication, de collaboration, ou de formation.

Pour mettre en place un suivi d’activité efficace et adapté, il est nécessaire de respecter ces quelques bonnes pratiques :

• Définir des objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporels).
• Impliquer les salariés dans le choix des méthodes et des outils de suivi d’activité.
• Adapter le suivi d’activité au profil, au poste et au projet de chaque salarié. Assurer un suivi régulier, transparent et constructif de l’activité.
• Utiliser le suivi d’activité comme un outil de dialogue, de reconnaissance et de développement.

Certains pièges sont à éviter absolument, tels que le fait de surveiller l’activité de manière excessive ou intrusive, ou encore de se focaliser sur les aspects négatifs ou les erreurs de l’activité. Imposer des objectifs irréalistes ou inadaptés s’avérera également délétère, tout comme le fait de négliger le facteur humain ou la qualité de vie au travail dans ce processus.

Le suivi d’activité est une pratique en constante évolution qui doit par conséquent pouvoir s’adapter aux changements du monde du travail, aux attentes des salariés et aux besoins des entreprises.
La digitalisation joue notamment un grand rôle dans cette mutation, on constate ainsi que le recours aux outils numériques se généralise dans le suivi d’activité. L’emploi de ces solutions numériques permet en effet de simplifier, d’automatiser et d’optimiser les processus. De surcroît, elles offrent aussi plus de flexibilité, de mobilité et de réactivité.
L’utilisation de l’intelligence artificielle, bien qu’encore minoritaire et largement incomprise se développe dans le suivi d’activité. Cette technologie peut offrir un apport intéressant, et ce tout particulièrement dans l’analyse de données, la génération d’insights, ou encore de prédiction des comportements et de recommandation d’actions à mettre en place. Elle offre aussi plus de personnalisation, d’anticipation et d’innovation.
Ces nouvelles approches du suivi d’activité ouvrent des perspectives intéressantes pour les entreprises. Elles permettent de renforcer la performance, l’engagement et le bien-être des salariés. Il faut néanmoins prendre en compte lors de leur emploi les défis en termes d’éthique, de sécurité et de réglementation qu’elles imposent à leurs utilisateurs.

Le suivi d’activité est une pratique essentielle dans le domaine des ressources humaines. Il permet d’améliorer la performance, de motiver les employés et d’optimiser les ressources. Il existe différentes méthodes et outils pour réaliser un suivi d’activité efficace et adapté. Il faut toutefois respecter certaines bonnes pratiques et éviter certains pièges. Le suivi d’activité est aussi un domaine en constante évolution, qui doit de fait s’adapter aux changements du monde du travail, aux attentes des salariés comme aux besoins des entreprises qui le mettent en œuvre. Le suivi d’activités se démocratise massivement et bénéficiera bientôt de l’intelligence artificielle, dont les applications pratiques n’en sont encore qu’à leurs prémices.