Congés payés et arrêt maladie : les nouvelles règles 2025 à connaître

Face à ces changements significatifs, les entreprises doivent adapter leurs pratiques de gestion des congés payés et des arrêts maladie pour garantir une application conforme des nouvelles règles en 2025.

La loi DDADUE a été prise suite à plusieurs arrêts de la Cour de cassation du 13 septembre 2023 (Cour de cassation, Chambre sociale, 13 septembre 2023, n°22-17.340, Cour de cassation, Chambre sociale, 13 septembre 2023, n°22-17.638 et Cour de cassation, Chambre sociale, 13 septembre 2023, n°22-10.529) rappelant le non-respect par le code du travail de la réglementation européenne. Cette réforme, applicable depuis le 24 avril 2024, harmonise la législation nationale avec le droit européen en apportant plusieurs modifications concernant l’acquisition et la gestion des congés payés pendant un arrêt maladie :

1.  L’article L.3141-5 du code du travail assimile désormais toutes les périodes d’arrêt de travail pour accident ou maladie d’origine non professionnelle ou professionnelle à du temps de travail effectif.
2. Un nouveau système de report des congés payés est mis en place, avec une période de 15 mois accordée au salarié pour utiliser ses congés payés non pris pendant son absence.
3. L’employeur doit informer le salarié de ses droits à congés payés dès sa reprise d’activité. Cette obligation d’information concerne notamment le nombre de jours acquis et la période d’acquisition concernée. Le défaut d’information suspend le délai de report. Ce dernier ne commencera à courir qu’à compter de la transmission effective des informations au salarié.
4. Les dispositions du code du travail prévoient également un plafonnement spécifique pour les congés payés :
   1. 24 jours ouvrables par an pour les arrêts non professionnels,
   2. 30 jours pour les accidents du travail et maladies d’origine professionnelle.

Depuis l’entrée en vigueur de la loi DDADUE le 24 avril 2024, les employeurs doivent adapter leurs systèmes de gestion des congés payés :

• Un salarié absent pour maladie non professionnelle accumule désormais 2 jours ouvrables mensuels, avec un maximum de 24 jours sur la période d’acquisition, alors qu’avant la réforme il n’en acquérait aucun. L’information que l’employeur doit transmettre au salarié sur les droits acquis aux congés doit figurer sur le bulletin de paie ou faire l’objet d’une lettre remise au salarié dans le mois suivant sa reprise. Cette communication précise notamment le solde de congés disponibles et la date limite pour les utiliser.
• Les entreprises peuvent s’appuyer sur un logiciel de paie complet comme Silae qui accompagne les entreprises dans la gestion des congés et des absences, et facilite la déclaration et le suivi des arrêts de travail.

Les nouvelles règles sur l’acquisition des congés payés pendant un arrêt de travail d’origine non professionnelle s’appliquent de manière rétroactive.

Les salariés encore en poste dans leur entreprise au 24 avril 2024 peuvent ainsi réclamer leurs congés payés pour les périodes d’arrêt comprises entre le 1er décembre 2009 et la date d’entrée en vigueur de la loi (le 24 avril 2024). Ils ont un délai de deux ans, jusqu’au 23 avril 2026, pour solliciter une régularisation de leurs droits aux congés auprès de leur employeur.

Pour les personnes ayant quitté leur entreprise, elles bénéficient d’un délai de trois ans à compter de la rupture de leur contrat de travail pour demander le versement d’une indemnité compensatrice de congés payés.

Les salariés en arrêt de travail pour accident ou maladie d’origine non professionnelle acquièrent désormais des congés payés. Ce nouveau dispositif garantit 2 jours ouvrables pour chaque mois d’absence, dans la limite de 24 jours annuels (article L.3141-5-1 du code du travail).

En pratique, un collaborateur en arrêt maladie non professionnelle durant 6 mois cumulera donc 12 jours de congés payés

Bon à savoir : La période de référence pour l’acquisition des congés payés s’étend généralement du 1er juin de l’année N-1 au 31 mai de l’année N.

Pour les arrêts consécutifs à un accident du travail ou à une maladie d’origine professionnelle, l’acquisition des congés payés s’effectue au rythme de 2,5 jours ouvrables par mois, dans la limite de 30 jours de congés (article L.3141-3 du code du travail). Cette mesure s’applique sur l’ensemble de la période d’acquisition des congés, du 1er juin de l’année N-1 au 31 mai de l’année N.

La rémunération brute totale prise en compte pour le calcul de l’indemnité est maintenue à 100% pendant toute la durée de l’arrêt. Un salarié absent une année complète pour accident professionnel cumule ainsi 30 jours de congés, soit les 5 semaines de congés légales.

Les travailleurs concernés bénéficient automatiquement de ce dispositif, sans démarche particulière auprès de leur employeur.

La nature de l’absence, professionnelle ou non professionnelle, impacte directement l’acquisition de congés payés.

Par exemple : Un collaborateur est arrêté de février à avril 2025, soit pendant 3 mois.

• Si son arrêt est lié à une maladie non professionnelle, il accumule 6 jours ouvrables (3 mois x 2 jours).
• Si son absence fait suite à un accident du travail, il bénéficie de 7,5 jours de congés (3 mois x 2,5 jours).

Les modalités de calcul diffèrent donc selon la nature et la durée de l’arrêt de travail.

Pour garantir l’utilisation des congés non pris du fait d’un arrêt maladie, la nouvelle réglementation accorde un délai de report de 15 mois (article L. 3141-19-1 du code du travail). Ce report démarre à compter de la date à laquelle l’employeur informe le salarié de ses droits après sa reprise d’activité.

À noter : Un accord d’entreprise ou un accord de branche peut prévoir une durée de report plus longue que les 15 mois légaux.

À défaut d’information par l’employeur sur les congés restants, le délai de report ne commence pas à courir. Le salarié pourra donc prendre ses congés au-delà des 15 mois prévus par la loi.

L’application du report nécessite une information écrite du salarié à son retour. Cette notification doit préciser le nombre exact de jours de congés acquis et la période pendant laquelle ils peuvent être utilisés.

Le décompte des 15 mois démarre uniquement après transmission de ces éléments. À défaut d’information formelle, le délai reste suspendu, et les droits aux congés payés sont préservés.

Les droits à congés acquis pendant un arrêt maladie peuvent être perdus dans certaines situations spécifiques. Ainsi, un salarié qui ne prend pas ses congés dans le délai de 15 mois suivant l’information par l’employeur perd ses droits automatiquement.

Les salariés en arrêt maladie prolongé doivent rester vigilants. En effet, lorsque l’arrêt maladie couvre toute la période d’acquisition des congés, c’est-à-dire du 1er juin de l’année N-1 au 31 mai de l’année N, le délai de report de 15 mois commence à courir à la fin de cette période. Or, si le salarié ne reprend pas le travail à l’issue du report, il perd les congés payés acquis pendant cette période de référence.

Les modalités de calcul de l’indemnité de congés payés acquis pendant un arrêt maladie ont été précisées par la loi DDADUE. Deux modes de calcul sont possibles. L’indemnité de congés payés peut correspondre à :

• 1. 1/10e de la rémunération brute totale perçue au cours de la période de référence. Pour les arrêts non professionnels, la rémunération est prise en compte à hauteur de 80 % dans le calcul selon la règle du dixième.
• 2. Au maintien de salaire : l‘indemnité ne peut pas être inférieure à la rémunération qu’aurait perçue le salarié s’il avait travaillé pendant sa période d’arrêt.

La méthode de calcul retenue est celle qui garantit le versement de l’indemnité la plus avantageuse pour le salarié.

Bon à savoir : My Silae intègre les nouvelles règles relatives aux congés payés et aux arrêts de travail et génère les bulletins de paie conformes aux exigences légales et conventionnelles.

Certaines conventions collectives prévoient des modalités d’acquisition des congés plus avantageuses que celles du Code du travail, notamment pendant les périodes d’absence des salariés.

Le secteur du BTP se distingue par un système unique de gestion des congés payés via les caisses CIBTP (Caisse de Congés Intempéries Bâtiment Travaux Publics). Les entreprises versent leurs cotisationsà ces caisses, qui prennent en charge le calcul des droits à congés et le versement des indemnités de congés aux salariés.

La période d’acquisition des droits à congés dans le BTP s’étend du 1er avril de l’année N-1 au 31 mars de l’année N.

La particularité pour les salariés travaillant dans le BTP est qu’ils conservent leurs droits à congés acquis même s’ils changent d’employeur, dès lors qu’ils restent au sein du secteur. Cela leur garantit une continuité dans les avantages dont ils bénéficient.

Bon à savoir : Les travailleurs du BTP ont également droit à une prime de vacances. Son montant représente 30 % de l’indemnité de congés payés.

La convention collective métallurgie maintient l’acquisition de 2,5 jours ouvrables mensuels, quelle que soit l’origine de l’arrêt (article 83 de la convention collective de la métallurgie).

En outre, elle limite la prise en compte des périodes d’arrêt dans l’acquisition de congés payés en fonction de l’ancienneté des salariés (article 84 de la convention collection de la métallurgie). Ainsi, les arrêts d’un salarié sont pris en compte dans les droits à congés dans la limite de :

• 2 mois calendaires d’absence, s’il justifie d’un an d’ancienneté,
• 4 mois calendaires d’absence, s’il justifie de 5 ans d’ancienneté,
• 6 mois calendaires d’absence, s’il justifie de 10 ans d’ancienneté,
• 8 mois calendaires d’absence, s’il justifie de 20 ans d’ancienneté.

Bon à savoir : le logiciel de paie et de gestion RH Silae intègre les spécificités de chaque secteur et convention collective pour calculer les droits à congés payés des salariés.

Grâce à un tableau de bord intuitif, les responsables RH visualisent en temps réel la situation des collaborateurs. Une codification par couleur permet d’identifier rapidement la nature des absences : congés payés, RTT, arrêts maladie ou accidents du travail.

L’administrateur bénéficie d’une vue globale ou par équipe, avec la possibilité de simuler les soldes de congés jusqu’à 12 mois. Les workflows de validation des absences s’adaptent à l’organisation de chaque entreprise, du manager direct jusqu’aux RH.

Les salariés accèdent à leurs compteurs personnels via l’application mobile, déposent leurs justificatifs d’arrêt et suivent l’avancement de leurs demandes. Un système d’alertes notifie aux gestionnaires de paie les arrêts pour la transmission des DSN événementielles.

Dès réception de l’arrêt de travail d’un salarié, les entreprises doivent éditer certains documents essentiels. Elles doivent notamment transmettre les attestations de salaire pour la Sécurité sociale dans les 5 jours suivant l’arrêt, avec un nouveau formulaire sécurisé obligatoire au 1er juillet 2025.

L’employeur doit également remettre au salarié, dans le mois suivant sa reprise, une notification écrite détaillant ses droits à congés et la période de prise possible.

My Silae simplifie considérablement la gestion des droits à congés pendant les arrêts maladie. Le logiciel applique automatiquement le nouveau cadre légal : 2 jours par mois pour la maladie non professionnelle et 2,5 jours pour les accidents du travail professionnels.

Les gestionnaires RH bénéficient d’un tableau de bord dédié qui affiche en temps réel les compteurs de congés mis à jour selon la nature et la durée des arrêts. Les règles conventionnelles plus favorables sont également prises en compte dans les calculs.

Bon à savoir : My Silae garantit le respect de la nouvelle réglementation et notamment des plafonds – 24 jours pour la maladie non professionnelle et 30 jours pour les accidents du travail – tout en intégrant la rétroactivité au 1er décembre 2009

Les salariés souhaitant récupérer leurs congés payés après un arrêt maladie doivent adresser une demande écrite à leur employeur. Cette demande précise la période d’arrêt concernée et les droits revendiqués.

L’employeur dispose d’un délai d’un mois pour répondre et communiquer au salarié le décompte détaillé des jours acquis. Un formulaire type, disponible sur l’espace personnel My Silae, facilite cette démarche administrative.

Les représentants du personnel peuvent accompagner les salariés dans leurs démarches. La demande doit être formulée avant le 23 avril 2026 pour les périodes d’arrêt antérieures au 24 avril 2024.

La reprise du travail déclenche le décompte des délais réglementaires. Le salarié dispose de 15 mois à partir de la notification de ses droits par l’employeur pour utiliser ses congés acquis pendant l’arrêt.

Pour les absences débutées avant le 24 avril 2024, un régime transitoire s’applique : les demandes doivent être formulées au plus tard le 23 avril 2026. Un salarié absent du 1er janvier au 31 mars 2024 pourra par exemple poser ses jours jusqu’au 30 juin 2025.

Une notification écrite de l’employeur précise le nombre exact de jours disponibles et la période durant laquelle ils peuvent être pris. À noter : sans cette information formelle, le délai de 15 mois ne commence pas à courir.

Pour valider l’acquisition des congés durant une période d’absence, plusieurs pièces administratives sont nécessaires. L’attestation d’indemnités journalières délivrée par la Sécurité sociale constitue le document principal à fournir.

Les bulletins de salaire émis pendant la période d’arrêt permettent de vérifier le décompte des droits acquis. Votre espace My Silae conserve automatiquement l’historique des justificatifs transmis et simplifie leur archivage numérique.

Une notification écrite de votre médecin traitant précisant la nature de l’arrêt peut être demandée dans certains cas. Le certificat médical initial et les éventuelles prolongations complètent le dossier administratif

https://www.service-public.fr/particuliers/actualites/A17308

https://www.cci.fr/actualites/conges-payes-et-arret-de-travail-la-nouvelle-regle

https://solutions.lesechos.fr/juridique/loi-conformite/conges-payes-et-arrets-maladies-ce-qui-change-en-2025/

https://payfit.com/fr/fiches-pratiques/arret-maladie-et-conges-payes/

https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F37482

https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000049453263

https://www.vie-publique.fr/loi/291850-loi-du-22-avril-2024-diverses-dispositions-dadaptation-droit-ue-ddadue#cong%C3%A9s-pay%C3%A9s-et-fonction-publique

https://www.cibtp-idf.fr/salarie/conges-payes/lessentiel-sur-le-droit-a-conge-dans-le-btp