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DSN de substitution 2026 : tout comprendre pour sécuriser vos déclarations sociales
En mai 2026, l’URSSAF pourra corriger automatiquement vos DSN en cas d’anomalies non traitées. Cette révolution de la gestion sociale impose aux entreprises et gestionnaires de paie en première ligne une vigilance accrue. Décryptage complet de ce dispositif et plan d’action pour s’y préparer.
Le contexte : pourquoi la DSN de substitution ?
Depuis 2017, la Déclaration Sociale Nominative (DSN) a révolutionné les obligations sociales des entreprises. Mais un problème persiste : les erreurs s’accumulent malgré les signalements.
Aujourd’hui, lorsque l’URSSAF détecte des anomalies via les Comptes-Rendus Métier (CRM), nombreuses sont les entreprises qui ne corrigent pas ces erreurs, faute de temps ou de maîtrise technique. Résultat : les données sociales sont dégradées, impactant les droits des salariés (retraite, chômage, indemnités journalières).
La DSN de substitution est la réponse de l’administration à cette problématique : si vous ne corrigez pas, l’URSSAF le fera à votre place. Avec les conséquences financières qui en découlent.
Le calendrier précis : dates clés à retenir
Phase 1 : Avril 2025 – Premier Test
- CRM de rappel pour les anomalies 2024 non corrigées (fin avril selon l’URSSAF)
- Aucune substitution automatique à cette étape
- Objectif : sensibiliser les entreprises au nouveau dispositif
Phase 2 : mars 2026 – entrée en vigueur réelle
- CRM de rappel annuel pour les anomalies 2025 non corrigées
- Certaines anomalies seront accompagnées de valeurs de correction
- Délai de 2 mois pour corriger ou contester
Phase 3 : mai 2026 – premières substitutions
- DSN de substitution automatique pour les 2 codes de traitement spécifiques impactant le calcul de la retraite des salariés
- Impact financier immédiat via mise en demeure
Comment fonctionne la DSN de substitution ?
Étape 1 : détection des anomalies
L’URSSAF utilise des outils automatisés pour identifier les incohérences dans vos DSN mensuelles : erreurs de cotisations, données manquantes, incohérences sur les rémunérations.
Étape 2 : CRM de rappel annuel
En mars de chaque année (à partir de 2026), vous recevrez un CRM consolidé listant toutes les anomalies non corrigées de l’année précédente. Le premier CRM de rappel sera disponible fin avril 2025 pour les anomalies 2024 selon l’URSSAF. Ce document indique :
- Les anomalies détectées
- Les valeurs de correction proposées
- Les délais pour agir
Étape 3 : votre réaction (2 Mois)
Vous avez 2 options :
- Corriger les anomalies avant la 2ème échéance DSN suivante
- Contester de manière motivée via l’outil « Suivi DSN » de l’URSSAF
Étape 4 : substitution automatique
Si aucune action n’est entreprise, l’URSSAF génère automatiquement une DSN corrigée qui remplace définitivement la vôtre. Cette DSN est transmise à tous les organismes sociaux.
Étape 5 : conséquences financières
- Recouvrement ou remboursement des cotisations ajustées
- Majorations et pénalités de retard applicables
- Mise en demeure avec délai de 2 mois pour contester
Les risques financiers et opérationnels
Pénalités actuelles DSN (rappel)
- Non-transmission : 19,63€ par salarié (source : Service-Public.fr)
- Retard : 59€ par salarié et par mois (plafonné à 5 888€ si ≤ 5 jours)
- Erreurs déclaratives : Variables selon l’impact sur les cotisations
Risques spécifiques de la DSN de substitution
La DSN de substitution n’introduit pas de nouvelles pénalités, mais elle modifie fondamentalement la relation entre l’entreprise et l’administration sociale. Les risques sont d’ordre opérationnel et financier, avec une perte de maîtrise sur les corrections appliquées à vos déclarations.
- Recouvrement automatique des cotisations selon les calculs de l’URSSAF/MSA
- Majorations de retard appliquées selon les barèmes standard en vigueur
- Perte totale de contrôle sur les corrections appliquées à vos DSN
- Complexité administrative accrue pour contester les substitutions
- Impact sur les droits des salariés sans possibilité de validation préalable
- Délais contraints pour réagir (2 mois maximum après CRM de rappel)
Exemples d’anomalies DSN courantes
Anomalies fréquemment signalées dans les CRM
Bien que la DSN de substitution ne vise initialement que les données impactant la retraite, il est utile de rappeler les types d’anomalies couramment signalées par l’URSSAF dans les comptes-rendus métier. Ces erreurs illustrent la complexité de la déclaration sociale et l’importance d’une vigilance continue :
- Erreurs sur le montant net social : Impact direct sur le calcul du RSA et de la prime d’activité (source : URSSAF officiel)
- Assiettes de cotisations incorrectes : Calculs erronés affectant potentiellement les droits sociaux
- Erreurs d’identification des salariés : NIR, dates de naissance, statuts mal renseignés
- Plafonnements de cotisations mal appliqués : Erreurs de seuils impactant les calculs de cotisations
Note : Ces exemples illustrent la diversité des anomalies DSN possibles. Seules celles impactant les droits retraite seront concernées par la substitution automatique dans un premier temps.
Plan d’action : comment se préparer dès maintenant ?
Action 1 : audit de vos DSN (Immédiat)
- Analysez vos CRM mensuels des 12 derniers mois
- Identifiez les anomalies récurrentes non corrigées
- Quantifiez le risque financier potentiel par type d’erreur
- Priorisez les corrections selon l’impact sur les droits retraite
Action 2 : renforcement des processus (T3 2025)
- Formez vos équipes paie aux spécificités DSN et CRM
- Instaurez un contrôle mensuel systématique des CRM
- Documentez vos procédures de correction d’anomalies
- Créez un planning de régularisation pour rattraper le retard
Action 3 : outils et technologie (T4 2025)
- Évaluez votre logiciel de paie : est-il à jour des dernières normes ?
- Implémentez des outils de contrôle DSN
- Automatisez les vérifications pré-envoi
- Paramétrez des alertes sur les CRM non traités
Alternative : Plutôt qu’établir un plan d’action chronophage, choisissez un logiciel qui vous accompagne pas à pas dans cette mise en conformité. My Silae intègre des contrôles DSN « au fil de l’eau » avec alertes automatisées et corrections guidées pour éviter les CRM de rappel et DSN de substitution.
Action 4 : suggestions d’organisation interne (T1 2026)
- Instaurez un reporting mensuel sur la qualité des déclarations
- Créez un comité de pilotage DSN incluant DRH, DAF, IT
Focus spécial : la procédure de contestation
Quand contester ?
- Erreur de l’URSSAF dans l’interprétation de vos données
- Situation particulière non prise en compte par les algorithmes
- Impact financier disproportionné par rapport à l’anomalie réelle
Comment contester ?
- Accédez à « Suivi DSN » sur le site URSSAF
- Sélectionnez les anomalies concernées
- Rédigez une justification détaillée avec pièces jointes
- Respectez le délai de 2 mois maximum
Conseils pour une contestation efficace
- Soyez factuel : références réglementaires, jurisprudence
- Joignez les preuves : contrats, accords d’entreprise, calculs
- Anticipez les contre-arguments de l’URSSAF
- Faites-vous accompagner par un expert si les enjeux sont importants
Questions fréquentes
La DSN de substitution concerne-t-elle toutes les anomalies ?
Non, au démarrage seules les données impactant les droits retraite (base et complémentaire) seront concernées. Le périmètre pourrait s’étendre progressivement.
Peut-on corriger après la substitution ?
Oui, mais c’est plus complexe. Il faut saisir la Commission de Recours Amiable dans les 2 mois suivant la notification. En cas de rejet, seul un recours contentieux reste possible.
Toutes les entreprises sont-elles concernées ?
Oui, toutes les entreprises soumises à l’obligation DSN sont concernées, quelle que soit leur taille. Le décret n° 2023-1384 du 29 décembre 2023 ne prévoit aucune exemption selon l’effectif. Les TPE peuvent même être plus exposées par manque de ressources dédiées au suivi des CRM.
Quid des erreurs de bonne foi ?
Le « droit à l’erreur » reste applicable si vous corrigez rapidement et versez les compléments dus. Mais la substitution automatique ne fait pas de distinction entre erreur et négligence.
Conclusion : l’heure de la responsabilisation
La DSN de substitution marque un tournant majeur dans la relation entre entreprises et organismes sociaux. Fini le temps où les anomalies pouvaient s’accumuler sans conséquence : désormais, la qualité de vos déclarations devient un enjeu financier et opérationnel critique pour les entreprises et leurs gestionnaires de paie en première ligne.
Les entreprises proactives qui investissent dès maintenant dans la fiabilisation de leurs processus DSN prendront un avantage décisif. Les autres s’exposent à des corrections forcées coûteuses et chronophages.
Notre recommandation : ne subissez pas cette évolution, anticipez-la. Car la DSN de substitution n’est que le début d’une automatisation croissante du contrôle social. Mieux vaut être prêt.
Sources Officielles