En quoi un outil RH  digital est un levier de performance indispensable au sein d’une TPE/PME ?

Il permet de faire un état des lieux objectif de la maturité RH de l’entreprise, d’identifier les dysfonctionnements et d’établir un plan d’action priorisé. En analysant les processus clés (recrutement, formation, rémunération, etc.) et en évaluant l’alignement avec la stratégie business, un diagnostic RH donne aux dirigeants une feuille de route réaliste et chiffrée. Nos explications dans cet article.

Un SIRH est un vrai levier de productivité pour les dirigeants d’entreprise. Il centralise et fiabilise les données RH, en automatisant les processus administratifs chronophages, de la distribution de la paie à la validation des congés et des absences. Il permet une gestion prévisionnelle optimisée des emplois et des compétences, ce qui fluidifie considérablement la gestion des ressources humaines.
De plus, la réduction des tâches manuelles et des risques d’erreurs induit des gains de productivité et des économies de coûts non négligeables. Les équipes RH sont ainsi déchargées des tâches à faible valeur ajoutée et peuvent se concentrer sur des missions stratégiques.

En automatisant les tâches répétitives et en appliquant des règles standardisées, le SIRH réduit les sources d’erreurs humaines et apporte rigueur et traçabilité dans la gestion opérationnelle.
Tout d’abord, la dématérialisation des notes de frais et la gestion automatisée des règles de remboursement (plafonds, justificatifs requis, etc.) limitent considérablement les risques d’erreurs et de tentatives de fraudes. Le calcul automatique des indemnités kilométriques en fonction des déplacements réels des collaborateurs assure également un suivi fiable et équitable. Le SIRH fluidifie également le processus d’intégration des nouveaux arrivants en centralisant les étapes d’onboarding (création des accès, remise des documents obligatoires, parcours de formation, etc.). Enfin, la gestion dématérialisée des contrats de travail, avenants et renouvellements permet un suivi rigoureux et évite les oublis préjudiciables.

Le SIRH regroupe au sein d’une base centralisée l’ensemble des informations relatives aux collaborateurs (dossiers, parcours, compétences, etc.) issues de processus variés comme le recrutement, la formation ou la gestion des temps. Il constitue ainsi le socle d’informations de référence sur les ressources humaines de l’entreprise. Cette centralisation des données RH permet d’avoir une vision à 360° et d’effectuer des analyses transverses fiables grâce à des reportings automatisés.

Un logiciel SIRH permet d’assurer une parfaite conformité réglementaire et légale dans la gestion des ressources humaines. Grâce à ses fonctionnalités paramétrables, il applique automatiquement les règles en vigueur en matière de temps de travail, de congés, de rémunération, etc., et garantit ainsi le respect du Code du travail et des conventions collectives.
La traçabilité des données et des actions menées dans le SIRH offre une transparence totale, gage de confiance pour les collaborateurs et les instances représentatives du personnel. Elle facilite aussi la publication auprès du CSE de l’index homme-femme et de la base de données économiques, sociales et environnementales.
La sécurisation des données RH sensibles est également un atout majeur du SIRH, qui répond aux exigences du RGPD (règlement général sur la protection des données).
Enfin, la dématérialisation des processus permise par le SIRH facilite grandement l’archivage et la conservation des documents obligatoires (contrats, bulletins de paie, etc.) dans le respect des délais légaux. Il peut néanmoins être utile de se faire accompagner par un cabinet RH ou d’expert-comptable, pour renforcer sa conformité vis-à-vis des différentes règles légales et conventionnelles.

Un logiciel RH aide à fluidifier au quotidien le parcours des collaborateurs qui peuvent facilement suivre l’état d’avancement de leurs demandes de congés, d’absences justifiées ou de remboursement de frais directement en ligne. Les délais de traitement sont considérablement réduits puisque les validations s’effectuent de manière dématérialisée. Les salariés peuvent aussi gérer de manière autonome leur mutuelle en ligne (changement de situation, ajout de bénéficiaires, consultation des garanties, etc.) Avec l’application mobile, ils peuvent accéder à leur dossier personnel, déposer leurs notes de frais et être remboursés rapidement. Cette autonomie et cette transparence contribuent à une meilleure expérience employé. En étant déchargés de démarches administratives chronophages, les collaborateurs gagnent en productivité et en sérénité.

Le SIRH centralise les informations clés sur les compétences, formations et expériences qui permettent de construire des parcours de carrière sur mesure. Il optimise aussi les processus de recrutement, d’intégration et de mobilité interne.
Il intègre généralement un module de gestion de la formation qui facilite l’accès aux parcours de montée en compétences. Certains SIRH permettent aussi de déployer des formations en ligne (e-learning) pour un apprentissage plus flexible et accessible.
Enfin, le SIRH offre aux dirigeants une vision d’ensemble sur le niveau de compétences dans l’entreprise pour mieux piloter les plans de développement. Il permet de suivre finement la progression des collaborateurs et d’évaluer l’impact des formations.

Les fonctionnalités de communication interne des SIRH permettent aux dirigeants de diffuser des informations importantes, et de favoriser la collaboration au sein des équipes. Ils proposent aussi des sondages et boîtes à idées virtuelles pour encourager les collaborateurs à participer à la vie de l’entreprise.

Les SIRH automatisent la gestion du temps, ce qui permet aux dirigeants de suivre facilement les heures travaillées, les absences, les congés, et d’optimiser la planification des équipes en fonction des besoins opérationnels. C’est un véritable atout pour les dirigeants, pour planifier et suivre les besoins en personnel, pour gérer les recrutements, les départs et les transferts, tout en optimisant la structure organisationnelle.

Les modules de recrutement intégrés dans les SIRH facilitent la publication d’offres d’emploi, la réception des candidatures, la gestion des entretiens, et le suivi des processus de recrutement. Les workflows de recrutement sont entièrement personnalisables et traçables dans le SIRH, avec un accès collaboratif pour les différents acteurs impliqués. Une fois le candidat retenu, le SIRH facilite la génération automatique du contrat de travail. Il permet également de gérer en toute fluidité le processus d’intégration du nouvel embauché.

Un SIRH permet de définir des objectifs individualisés, de suivre en continu les réalisations des collaboratrices et collaborateurs et de mener des évaluations régulières grâce à un module dédié.
Avec une base de données qui comprend les informations sur les compétences, formations et expériences de chaque collaborateur, les SIRH permettent d’identifier facilement les forces de chacun et les hauts potentiels. Un tableau de bord interactif avec des indicateurs clés comme l’ancienneté, les rémunérations ou les niveaux de compétences permet d’avoir une vision d’ensemble des talents. Le SIRH aide à préparer les bilans annuels des équipes consolidant les réalisations et les éléments d’appréciation. Enfin, grâce aux données consolidées sur les compétences, le SIRH permet d’anticiper les besoins en recrutement et en formation pour assurer une adéquation optimale entre les ressources et la stratégie de l’entreprise.

Vous l’aurez compris, adopter un SIRH adapté aux besoins de votre entreprise vous permettra d’optimiser la gestion de vos ressources humaines, de gagner en productivité et d’assurer la pérennité de votre activité.