GPEC : quels sont les outils principaux pour une mise en place efficace ?

Ainsi, la GPEC permet d’anticiper le manque de compétences pour un poste, de favoriser l’engagement des salariés dans leur évolution professionnelle ou encore de développer les compétences des salariés. Elle aura pour but de déterminer un plan d’action pour faire face aux évolutions d’effectifs, des emplois et des compétences tout en gardant en mémoire les besoins de l’entreprise.

Il est également important de préciser que le code du travail impose aux entreprises d’au moins 300 salariés et aux entreprises communautaires d’au moins 150 salariés, l’obligation de négocier sur la GPEC tous les 3 ans avec les partenaires sociaux comme le CSE.

Tout employeur est bien conscient de ce qui constitue la richesse de son entreprise : le capital humain. C’est la raison pour laquelle vous avez décidé de mettre en œuvre une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC). Mais si un tel dispositif est essentiel à la réussite de votre entreprise, il est avant toute chose nécessaire de s’interroger sur les quelques outils à utiliser pour mener à bien cette mission. Ainsi, afin de réaliser une GPEC digne de ce nom, plusieurs outils sont utilisés. Certains permettent de faire le point actuel sur la situation de l’entreprise et d’autres de réaliser les stratégies internes d’entreprise ou d’anticiper les futurs évènements de l’environnement externe.

La GPEC participe à la gestion des ressources humaines et accompagne le changement. Elle facilite le recrutement et met en avant les compétences de chaque collaborateur, pallie les problèmes d’effectifs, perfectionne les dispositifs de formation et la gestion des carrières. Elle permet une adaptation continue du capital humain au sein de l’entreprise tout en accroissant leur performance.

Il est important, avant de concevoir la GPEC, de faire un point sur la situation actuelle de la société. C’est sur cette base que vous pourrez construire et développer votre GPEC.

Pour analyser la situation de votre entreprise, différentes données peuvent être étudiées, comme la répartition des effectifs selon plusieurs critères (sexe, âge, qualification, etc.). Pour ce faire, vous pouvez croiser les données grâce à votre SIRH, mais également évaluer les compétences requises pour les différents métiers. Ainsi, il est obligatoire de connaître les compétences que possèdent vos collaborateurs vis-à -vis des objectifs fixés. Voici quelques outils permettant cela :

• L’organigramme : tout simplement une représentation visuelle des différents services et de la répartition des salariés de votre entreprise. Vous verrez d’un seul coup d’œil les liens hiérarchiques entre les services, les métiers. L’organigramme peut vous servir de complément pour identifier les compétences en place et celles à acquérir.
• Le référentiel de compétences : il inventorie et détaille les différentes compétences que requièrent les différents métiers selon les familles professionnelles.
• La cartographie des compétences : une description détaillée des compétences techniques et comportementales peut vous être d’une grande aide, par exemple, pour savoir quel salarié possède tel type de compétence pour son métier. Vous vous rendrez vite compte quelle compétence un collaborateur doit acquérir.
• La fiche de poste : ceci fait écho à la cartographie des compétences, mais cette fois-ci par métier. Les tâches et les responsabilités sont listées ainsi que les compétences (savoir-faire et savoir-être) essentielles à posséder pour mener à bien la mission décrite par la fiche de poste .Vous connaîtrez les besoins en termes de compétence pour un métier mais également les fonctions du poste, le statut. Il pourra en découler des formations à planifier pour les collaborateurs occupant le poste, voire pour de futurs recrutements.

Ainsi en combinant ces trois outils vous pourrez visualiser la situation actuelle de votre société : la répartition des collaborateurs selon les services, les compétences requises pour le poste et les compétences actuelles que possède le collaborateur. Vous pourrez vous servir de cette base pour savoir dans quelle direction vous rendre. Cela vous permettra de savoir quelles compétences manquent à tel collaborateur et comment évoluer ou améliorer certains postes. D’autres outils GPEC existent pour élaborer et réaliser vos objectifs.

Plusieurs outils sont disponibles pour pouvoir accéder à vos objectifs. Ces outils vous serviront à l’amélioration de vos services, de vos postes, de l’évolution professionnelle du collaborateur. Il sont essentiels. Les outils de suivi comme l’entretien annuel d’évaluation, l’entretien professionnel et le plan de formation, permettent de gérer efficacement l’évolution des collaborateurs dans le temps pour une meilleur gestion prévisionnelle. Un suivi régulier sera donc à assurer pour avoir toutes les clés en main :

L’entretien annuel d’évaluation permet de déterminer les atouts et points faibles du collaborateur et de faire un bilan de ses résultats. De nouveaux objectifs sont ensuite fixés. Le manager, lors de l’entretien annuel d’évaluation, évalue les compétences des collaborateurs sous sa responsabilité. Il vérifie la concordance entre les compétences demandées par le poste occupé par le salarié et celles que ce dernier détient. C’est l’occasion de faire le point sur l’évolution de ces compétences année par année.

Ainsi, vous pourrez donc dégager d’éventuelles perspectives d’évolution de poste et des besoins en formation. Cela vous permettra de vous projeter vers l’avenir et de définir de nouveaux objectifs à atteindre. Profitez de ce rendez-vous pour gérer les compétences en fonction des besoins de l’entreprise et des salariés. Cet entretien peut être géré par votre SIRH.

Différent de l’entretien annuel d’évaluation, l’entretien professionnel a lieu tous les 2 ans et consiste en un dialogue entre le collaborateur et son supérieur hiérarchique afin de discuter et de préparer l’avenir en voyant quelle évolution au sein de l’entreprise il peut avoir, discuter d’une mobilité éventuelle et quelles formations le collaborateur peut effectuer pour réaliser son projet. Le manager et le salarié pourront partager ensemble sur le parcours du collaborateur et de ses perspectives d’avenir : promotion, évolution du poste, etc. Tous les 6 ans de présence continue du salarié, cet entretien doit obligatoirement récapituler le parcours professionnel.

C’est un des principaux outils de la GPEC. Il vous permettra de planifier l’ensemble de vos formations pour vos collaborateurs. C’est via les formations que vos collaborateurs connaîtront de nouvelles compétences utiles à leur poste. En effet, les compétences des collaborateurs doivent être en adéquation avec le contenu de leur poste. Le but pour l’entreprise est de maintenir l’employabilité de ses salariés. Elle doit ainsi en conséquence mettre en place des actions de formation selon les besoins en fonction des transformations auxquelles elle peut avoir à faire face et selon les souhaits d’évolution. Plan de formation, bilans de compétence et validations des acquis de l’expérience (VAE) font partie des outils dont vous disposez pour mener à bien votre gestion prévisionnelle.

La formation professionnelle permet d’enchérir vos collaborateurs de savoir-faire et de compétences. Le collaborateur approfondira ses compétences et ainsi il gagnera en productivité. Il pourra notamment apprendre diverses techniques qui lui permettront d’optimiser son travail, son temps voire développer une meilleure organisation. En effet, le monde du travail évolue, la science évolue et donc de nouvelles techniques apparaissent. Il est primordial que vos collaborateurs puissent s’enrichir de ces nouvelles techniques pour que votre société soit au top niveau.

De plus, le collaborateur se sentira évoluer, pourra s’épanouir et vous le stimulerez via les formations. Il sera plus engagé dans son travail et donc naturellement le bénéfice s’en ressortira. Ainsi grâce aux formations, votre société pourra répondre plus efficacement aux stratégies imposées.

Alors afin de mieux s’organiser, d’accéder aux informations essentielles, pourquoi ne pas utiliser un logiciel SIRH ? Cette pluralité d’informations peut être lourde pour les RH, et sans processus vous pouvez vite prendre du retard ou vous sentir débordé. Un logiciel SIRH permettra par exemple d’automatiser vos processus. Ne cherchez plus et accédez directement à l’information souhaitée.

Le logiciel Silae RH Pro permet de vous accompagner tout au long de votre GPEC en proposant les modules adéquats : plan de formation, pilotage des entretiens annuels et professionnels, gestion des compétences, fiche de poste. Cela vous permet de faire les bons choix sur vos stratégies d’entreprise mais également d’élaborer ces stratégies avec plus d’efficacité, que ce soit en termes de temps ou de charge cognitive. C’est un outil qui vous accompagne dans la phase de mise en œuvre efficace de votre gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.

Retrouvez tous ces outils dans le logiciel SIRH Silae RH Pro qui participe à pérenniser votre avenir. Complet et personnalisable, il vous propose différents modules spécifiques permettant de conduire votre GPEC. Si vous souhaitez avoir plus d’informations sur le logiciel Silae RH Pro, n’hésitez pas à demander une démonstration gratuite du logiciel. Un consultant pourra répondre à toutes vos questions et vous aider dans votre projet de mise en place.