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Paie et RH multisites : de la reprise d’une entité aux usages du quotidien
Une acquisition impose au groupe Claire de reprendre rapidement la paie d’une nouvelle entité. Avec l’accompagnement d’AdN Conseils, l’entreprise déploie Silae, puis élargit les usages aux démarches RH du quotidien. Amandine Jouault, directrice des ressources humaines, et Julien Thaissart, associé et responsable du service paie d’AdN Conseils, reviennent sur cette évolution et sur son appropriation par les salariés.
Le cas en bref
- Organisation : Groupe Claire, fabricant d’équipements pour les réseaux d’eau
- Périmètre : environ 350 personnes réparties sur huit entités, selon les chiffres du témoignage
- Enjeu : reprendre rapidement la paie d’une entité et faciliter les démarches RH dans une organisation multisites
- Partenaire : AdN Conseils, intégrateur de solutions de gestion, de paie et de RH
- Bénéfices constatés : reprise rapide de la paie de l’entité acquise, réduction des ressaisies pour l’équipe paie, démarches de congés simplifiées et meilleure visibilité des salariés sur leurs compteurs
Une acquisition comme point de départ
Le groupe Claire fabrique des équipements pour créer et entretenir les réseaux d’eau, ainsi que des solutions pour mesurer leur performance et localiser les fuites. Il compte alors environ 350 personnes, réparties sur huit entités : sept en France et une en Allemagne.
Son développement par acquisitions fait émerger un besoin immédiat : reprendre la paie d’une entité qui rejoint le groupe. « Au départ, c’était un choix pour répondre à un besoin extrêmement urgent », explique Amandine Jouault.
La DRH souligne la rapidité avec laquelle cette reprise a pu être réalisée, grâce à Silae et à l’appui d’AdN Conseils pour intégrer la base de paie. Le projet répond d’abord à une nécessité opérationnelle, avant de devenir un support pour faire évoluer les pratiques RH.
Des données de paie et de RH réunies dans un même outil
Julien Thaissart accompagne les entreprises dans le choix et l’utilisation de leurs solutions de paie. Pour lui, les attentes portent d’abord sur le suivi des évolutions réglementaires. « Les clients attendent d’une solution de paie d’avoir un logiciel qui soit mis à jour conventionnellement et légalement », précise-t-il.
Le responsable du service paie souligne également l’importance de la protection des données personnelles. L’utilisation d’un espace partagé permet de limiter leur circulation par courriel et de rapprocher les processus RH de la production des bulletins : « La base de données unique que forme Silae entre la paie et les RH. »
Cette continuité répond à une difficulté concrète : les informations nécessaires à la paie peuvent autrement arriver par différents canaux, puis devoir être ressaisies et rapprochées. Pour Julien, réunir les données dans un même environnement facilite leur traitement et évite des vérifications liées aux transferts entre outils.
Commencer par les managers, puis accompagner les salariés
Amandine décrit une mise en place rapide, qui a demandé peu de paramétrage. Pour présenter les nouveaux usages, le groupe s’est notamment appuyé sur les tutoriels mySilae. Le déploiement a suivi une progression précise : « On a évidemment démarré par le management pour leur expliquer : comité de direction, équipes de managers et ensuite les salariés. »
Cette étape donne aux personnes qui encadrent les équipes les repères nécessaires pour accompagner la prise en main. Dans une organisation répartie sur plusieurs sites, ces relais contribuent à faire connaître le fonctionnement du nouvel outil.
Des démarches RH qui trouvent leur place sur le téléphone
Le témoignage évoque plusieurs usages de mySilae, de l’onboarding aux entretiens, en passant par les demandes de congés, les arrêts de travail et les acomptes. Pour Amandine, ce sont les démarches courantes qui rendent les bénéfices les plus tangibles. Les salariés peuvent poser leurs congés et consulter leurs compteurs, y compris pour anticiper leur solde en fin d’année. « Des choses très pragmatiques, mais importantes », souligne-t-elle.
L’adoption ne se limite pas aux personnes qui travaillent sur ordinateur. Selon la DRH, près de 80 % des salariés ne disposant pas d’un poste informatique ont accepté d’utiliser l’application sur leur téléphone personnel : « On a eu des retours plutôt très positifs sur la simplicité d’utilisation. »
Ce chiffre concerne bien cette population particulière, et non l’ensemble des effectifs. Il illustre la place prise par l’application auprès de salariés que les outils RH doivent aussi pouvoir atteindre hors d’un bureau.
Moins de ressaisie pour l’équipe paie
Pour Amandine, les bénéfices se retrouvent également du côté des personnes qui préparent les bulletins : « Il y a un gain de temps incroyable […] du côté des équipes paie, qui n’ont plus à saisir des papiers ou des mails. »
Les démarches effectuées dans l’outil réduisent le recours aux informations transmises sur papier ou par courriel, puis reprises manuellement. Les salariés disposent de davantage de visibilité sur leurs demandes et leurs compteurs, tandis que l’équipe paie consacre moins de temps à la saisie.
Parti d’une reprise de paie urgente, le projet a ainsi trouvé sa place dans les pratiques quotidiennes. Le retour du groupe Claire montre l’intérêt d’un déploiement qui répond aux besoins des équipes paie tout en facilitant les démarches des salariés, quel que soit leur lieu de travail.
Des démarches RH plus simples, une paie mieux alimentée
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