Les règles à connaître quant à la prise des congés payés

Mais, certains préfèrent prendre leurs congés en dehors de ces mois d’affluence ou alors votre activité ne permet peut-être pas d’octroyer ce repos à cette période. Il existe cependant des règles à connaître quant à la prise des congés payés. Petit rappel utile ci-dessous.

Le congé principal correspond aux 4 premières semaines de congés payés et doit être pris au cours d’une période bien définie.

Elle est négociée dans le cadre d’un accord d’entreprise, d’établissement ou par la convention collective. En l’absence de tel texte, l’employeur pourra la fixer unilatéralement après consultation du CSE. La période de prise du congé principal doit au moins comprendre la période légale allant du 1er mai au 31 octobre.

Par conséquent, si l’on suit la Loi, les salariés doivent prendre 4 semaines de congés payés entre le 1er mai et le 31 octobre.

Une fois définie, la période de prise du congé principal doit être portée à la connaissance des salariés au moins deux mois avant son commencement. Ainsi, si vous avez opté pour une période débutant le 1er mai, vous devez en informer vos salariés au plus tard le 1er mars.

Comme pour la période de prise du congé principal, l’ordre des départs en congés est négocié dans le cadre d’un accord d’entreprise, d’établissement ou par la convention collective et en l’absence, l’employeur pourra le fixer unilatéralement après consultation du CSE.

Pour ce faire, il faudra tenir compte de certains critères :

• la situation familiale
• l’ancienneté
• l’activité chez d’autres employeurs (salarié multi-employeurs)

Généralement, deux situations se présentent :

• les salariés émettent des souhaits et l’employeur peut les accepter ou les refuser. En cas de refus, ils seront programmés à une date ultérieure.
• l’employeur fixe unilatéralement les dates de congés payés, en respectant les critères énoncés ci-dessus (Il peut aussi imposer une fermeture d’entreprise).

Chaque salarié doit bénéficier au cours de la période de prise du congé principal :

• au minimum de 12 jours ouvrables ou 10 jours ouvrés (2 semaines) de congés consécutifs
• et au total de 24 jours ouvrables ou 20 jours ouvrés (4 semaines)

On constate parfois dans les entreprises que certains salariés ne bénéficient pas de ces deux semaines de congés consécutives. Il s’agit cependant d’une règle légale qu’il faut respecter :

• si votre salarié ne pose pas de congés sur cette période (ou pas suffisamment), c’est à vous de lui imposer les dates pour que vous soyez en conformité avec la Loi.
• si vous n’avez pas l’habitude d’accorder des congés payés sur cette période, il faudra vous y conformer dans la mesure du possible.

Si vos salariés ne prennent pas leurs 4 semaines de congés payés au cours de la période de prise du congé principal, on dit que ce congé est fractionné.

Dans ce cas, ils peuvent bénéficier de congés supplémentaires pour fractionnement du congé principal (la 5ème semaine n’est pas concernée).

A défaut d’accord spécifique, le salarié bénéficiera de :

• 2 jours de congés supplémentaires s’il lui reste au moins 6 jours de congé principal à prendre après le 31 octobre
• 1 jour de congé supplémentaire s’il lui reste entre 3 et 5 jours de congés principal à prendre après le 31 octobre

Cependant, il est possible pour le salarié de renoncer à ce droit supplémentaire. Pourquoi ferait-il ça ? Et bien, pour conserver la possibilité de fractionner son congé principal.

En effet, pour ne pas avoir à octroyer ce droit supplémentaire à son salarié, l’employeur pourrait être tenté d’imposer les 4 semaines de congés. Toutefois, cette situation ne satisfait pas toujours les salariés et ils préfèrent souvent ne prendre que 3 semaines avant le 31 octobre, ce qui ouvrirait droit à 2 jours de congés supplémentaires.

Afin de trouver un compromis, vous pouvez autoriser vos salariés à fractionner leur congé principal en contrepartie d’une renonciation au droit à congés supplémentaires.

Attention : cette renonciation doit être expresse, elle ne peut pas être implicite !

Elle doit en principe être prise en dehors de la période de prise du congé principal, c’est à dire entre le 1er novembre et le 30 avril.

Comme pour les autres jours de congés, c’est l’employeur qui aura le dernier mot quant aux dates de prise de cette 5ème semaine.

Cette 5ème semaine peut être accolée au congé principal, ce qui permettra ainsi à certains de vos salariés de bénéficier de 5 semaines de congés payés consécutives s’ils justifient :

• de contraintes géographiques particulières
• ou en cas de présence au sein du foyer d’une personne handicapé ou âgée et dépendante