« Le gestionnaire de paie devient un support essentiel des ressources humaines »

Thomas Bourgeois, Directeur Général de Silae, partage son expertise sur les défis rencontrés dans la gestion de la paie et sur la manière dont les solutions logicielles spécialisées exploitent les avancées technologiques et l’intelligence artificielle pour répondre aux besoins des entreprises.

Le principal défi est la conformité légale. Les réglementations fiscales et sociales évoluant fréquemment en France, la gestion de la paie doit suivre ces évolutions, au niveau législatif comme au niveau des conventions collectives.
L’automatisation des calculs de paie est un autre défi, car elle garantit la production en temps réel de bulletins de salaire, ce qui permet d’obtenir des résultats fiables et de réduire le risque d’erreurs.
Un autre enjeu est la récupération des données variables de paie indispensables au calcul des bulletins de paie : absences, congés, heures supplémentaires, primes, etc.
La sécurisation des données est un autre point clé, car la production des bulletins de paie utilise et génère des données personnelles sensibles. Sécuriser la distribution et l’archivage en coffre-fort numérique des documents est structurel pour la gestion de la paie.
Enfin, disposer d’un reporting sur l’activité de paie est indispensable pour les professionnels de la paie qui gèrent plusieurs entreprises simultanément, comme c’est le cas des gestionnaires de paie dans les cabinets d’expertise-comptable.

Il y a d’abord la fiabilité, qui va de pair avec la conformité légale : l’outil de paie doit garantir à l’entreprise et au dirigeant que le bulletin de paie est conforme à la législation et à l’accord passé avec le salarié. Une paie juste établit le lien de confiance entre l’employeur et les salariés.
Ensuite, vient la productivité : la solution de paie doit être en capacité de produire une paie efficace et, pour cela, intégrer les outils d’automatisation nécessaires pour éviter de perdre du temps.
Enfin, la traçabilité est essentielle pour suivre et comprendre les flux d’informations, notamment pour identifier les responsabilités en cas d’erreurs ou de contestations.

Le premier est la conformité légale et réglementaire en continu. Une solution efficace doit permettre aux gestionnaires de paie de s’affranchir de la veille quotidienne des évolutions légales et réglementaires, le logiciel intégrant toutes les mises à jour nécessaires avec une fréquence hebdomadaire. Les gestionnaires de paie bénéficient ainsi automatiquement de ces évolutions sans avoir à effectuer de nouveaux paramétrages.
L’autre bénéfice pour lequel Silae est reconnu c’est l’automatisation, avec un pré-paramétrage de l’ensemble des conventions collectives, qui permet d’intégrer de nouvelles entreprises rapidement et à moindres frais. Les solutions logicielles comme Silae automatisent les calculs de paie, réduisant ainsi le risque d’erreurs humaines et garantissant des résultats précis, alors même que des erreurs de calcul pourraient entraîner des conséquences financières importantes, notamment lorsqu’il s’agit des calculs de cotisations. L’automatisation passe également par l’utilisation de robots de paie qui génèrent des tâches récurrentes telles que des notifications pour rappel d’action. Pour donner un ordre de grandeur, avec Silae, un gestionnaire de paie peut traiter jusqu’à 500 bulletins de paie par mois, contre 150 à 200 avec des solutions nécessitant plus de paramétrage et de travail manuel récurrent.

Le métier de gestionnaire de paie est un métier en tension. C’est un métier très exigeant, il y a des échéances tous les mois, avec des variabilités liées aux évolutions légales et conventionnelles, mais aussi aux évolutions de l’entreprise et à la situation de chaque salarié.
Pourtant, la paie ne se limite plus à un simple calcul de salaires : le gestionnaire est plus qu’un rouage administratif, il apporte une valeur forte à l’entreprise. Il devient un support essentiel des ressources humaines, car les métiers de la paie évoluent vers une dimension plus relationnelle. Les professionnels de la paie interagissent davantage avec les salariés pour répondre à leurs questions, résoudre des problèmes et fournir des informations précises et compréhensibles sur la paie.
Aussi, avec la sensibilisation croissante de tous aux questions de confidentialité et de sécurité des données, les professionnels de la paie jouent un rôle essentiel dans la garantie de la sécurité des informations personnelles des employés et dans le respect des normes de confidentialité.

En gestion d’entreprise, la digitalisation des flux et des échanges, via les applications web et mobiles, a fortement fluidifié les processus et a grandement facilité la circulation de l’information offrant ainsi une productivité accrue aux salariés, aux managers et aux RH.
De la même façon, l’IA générative et ses robots conversationnels seront parfaitement adaptés aux métiers de la paie, qui sont à la fois des métiers d’expertise mais également des métiers de communication, des domaines dans lesquels l’IA excelle. Grâce à l’IA il est possible de synthétiser une matière juridique très vaste (les conventions collectives, les avenants, les décrets d’application des lois), et de rendre cette expertise digeste et accessible. L’IA facilite et accélère la compréhension et l’accès à l’information, permet de chercher et de croiser des données publiques avec des données de paie spécifiques. Des copilotes virtuels capables de répondre en langage naturel vont ainsi amener aux gestionnaires de paie toujours plus de productivité. Le professionnel de la paie peut alors se concentrer sur l’essentiel sans perdre de temps avec des recherches ou des vérifications chronophages.
Il existe d’autres opportunités pour l’intelligence artificielle dans le secteur de la paie et des RH mais elles nécessitent souvent un travail en amont sur la qualification des données. Par exemple, l’IA peut permettre de mieux gérer les niveaux de rémunération grâce à une analyse avancée des données de paie, en comparant les salaires dans des métiers similaires. La difficulté réside dans le fait que les intitulés des postes exercés par les salariés pour un même métier varient en fonction des régions et des entreprises. L’IA permet, dans ce cas d’usage, de réaliser les bonnes correspondances entre les postes en s’appuyant sur un ensemble de paramètres explicites ou implicites.

L’évolution de ces outils à base d’IA repose sur leur capacité à être industrialisés. Cela signifie qu’ils doivent être accessibles et utilisables de manière intuitive par les gestionnaires de paie, les managers et les DRH, alors même qu’il s’agit d’une population peu technophile. L’enjeu est donc de rendre l’IA invisible, en l’encapsulant dans les produits standards utilisés par ces professionnels. L’IA doit fournir un soutien sans imposer de contraintes technologiques additionnelles.

Nous considérons que la digitalisation des flux est un axe de productivité majeur. Aussi, nous opérons une évolution pour rendre le salarié davantage acteur de cette digitalisation de l’information et renforcer sa capacité d’action.
Alors que jusqu’à présent, nous nous adressions exclusivement au gestionnaire de paie, nos outils évoluent désormais pour inclure chaque acteur de la chaîne d’information, du salarié à son manager, en plus du gestionnaire.
Les avancées technologiques majeures chez Silae se concentrent donc sur les applications mobiles et web pour digitaliser cette chaîne d’information, autour d’un projet d’envergure appelé My Silae. En parallèle, nous continuons de travailler sur la sécurisation des données, avec au cœur du dispositif, la présence d’un coffre-fort numérique labellisé.