Travail collaboratif : les meilleurs outils

Pour structurer ces nouvelles méthodes de travail, la clé de la réussite réside dans le choix d’outils adaptés à vos besoins. Dans cet article, vous trouverez un panorama des solutions et logiciels pour optimiser l’efficacité du travail collaboratif.  

Il existe une grande diversité de solutions pour la collaboration à distance et cet article n’a pas l’intention de tous les lister. Il est néanmoins utile de connaître les différentes possibilités numériques et pour chaque besoin, nous exposerons dans les grandes lignes ce qu’offrent et différencient deux des solutions les plus utilisées sur le marché.  

Les deux plateformes permettent de créer des tableaux pour organiser des projets. Intuitives et visuelles, elles peuvent être personnalisées et utilisées pour n’importe quel secteur. En un coup d’œil, leurs fonctionnalités vous permettent de visualiser les projets et leur avancement. Elles permettent aussi d’automatiser des tâches récurrentes, de programmer des rappels et des alertes. Toutes les deux accessibles sur iOS et Android, elles se différencient notamment par leur politique tarifaire. Bien que plus chère en fonction du nombre d’utilisateurs, Monday possède plus de fonctionnalités avancées. Le choix entre ces plateformes doit se faire en fonction de la complexité des projets et des besoins en fonctionnalités avancées.  

Teams est l’application de collaboration de Microsoft. Elle propose une variété d’outils de travail collaboratif, avec la suite Microsoft 365, et permet réunions, appels vidéo (avec enregistrement et retranscription possibles) ainsi que le partage de documents et d’applications. Zoom est une plateforme de visioconférence, qui permet aussi d’organiser des événements en ligne en direct. Les deux applications offrent de nombreuses fonctionnalités similaires et le choix peut être fait en fonction de l’écosystème de logiciels de l’entreprise. 

Pour faciliter la communication et la collaboration au sein des équipes, les messageries instantanées sont très utiles. On peut citer Slack et Google Chat (entre autres, Teams et bien d’autres offrent aussi cette fonctionnalité). Sur Slack, les discussions sont organisées en canaux, ce qui permet de structurer les conversations par projet, équipe ou thème. Google Chat propose aussi cette organisation et l’outil est intégré à la suite Google Workspace, ce qui est utile quand on travaille avec les solutions Google (telles que Drive, Sheets…). 

Les deux systèmes sont efficaces et faciles d’utilisation et leur choix dépend des besoins et des préférences de l’équipe ainsi que de l’écosystème logiciel déjà en place dans l’entreprise. 

Mettre en place des newsletters permet d’entretenir une bonne communication interne en partageant les informations importantes de l’entreprise ou de l’équipe, en célébrant les réussites, les défis et en favorisant un sentiment d’appartenance au sein de l’organisation.  

Mailchimp est une des solutions leader du marché, réputée notamment pour son interface ludique et conviviale, qui propose une gamme de modèle de newsletter à personnaliser. Tout comme Sarbacane, solution 100 % française, qui permet d’automatiser et de planifier les envois. Les deux solutions permettent de suivre les performances de vos newsletters grâce à des outils d’analyse intégrés.  

Les outils de webinaires et webconférences sont conçus pour permettre de mener réunions, présentations, formations ou événements interactifs en ligne. Les plateformes Livestorm et Cisco WebEx Webinar offrent toutes les deux des fonctionnalités de diffusion audio/vidéo ainsi que des chats, sondages ou questionnaires en direct. Livestorm prend aussi en charge les webinaires automatisés, ce qui permet de diffuser des événements préenregistrés, comme s’ils étaient en direct. 

Ces deux logiciels présentent l’intérêt de favoriser de l’engouement et de la participation auprès des équipes en les enjoignant à répondre à un sondage ou à contribuer à donner des idées. Les deux fournissent des outils d’analyse des résultats, mais si vous cherchez une personnalisation avancée, SurveyMonkey est à privilégier. Google Forms présente l’avantage de la gratuité, de la simplicité et de l’intégration à la suite Google. 

Les cartes mentales sont des outils créatifs qui permettent aux utilisateurs ou aux équipes de visualiser et de hiérarchiser des idées. Si vous souhaitez créer et réfléchir ensemble en temps réel, MindMeister sera à privilégier. Si vous êtes plutôt à la recherche d’un large choix de structure de cartes mentales ou d’un design avancé, Xmind vous conviendra mieux. 

Les tableaux blancs en ligne sont des outils qui favorisent le travail d’équipe en temps réel et la créativité. Ils permettent de remplir à plusieurs un tableau blanc virtuel, avec des fonctionnalités permettant de créer du texte, des formes, des dessins, d’importer des images, des fichiers, du contenu multimédia… Ils sont généralement intuitifs et ludiques. Si vous cherchez une plateforme qui offre une variété d’activités collaboratives, vous pouvez opter pour Klaxoon. Si vous souhaitez un large choix d’intégration d’applications complémentaires, choisissez plutôt Miro. 

Vous l’aurez compris, il existe une grande variété d’outils pour faciliter le travail à distance, le tout est de bien cerner ses besoins pour choisir les solutions les plus appropriées.