Paie saisonnière : adapter l’organisation quand l’effectif passe de 15 à 50 salariés  

Comptable au U Express de Notre-Dame-de-Monts depuis vingt ans, Valérie Vigneron connaît le changement de rythme qui accompagne l’arrivée des vacanciers. « Comme nous sommes un magasin saisonnier, très touristique, on passe de 15 salariés l’hiver à 50 l’été », décrit-elle.

Cette variation se traduit par de nombreuses embauches à préparer sur une période courte. Pour Valérie, l’outil doit permettre de réaliser les démarches nécessaires, avec la possibilité de solliciter le cabinet : « On a besoin d’un très bon outil pour nous aider à faire les déclarations d’embauche et avoir l’appui du cabinet comptable. »

Le magasin travaille avec Baker Tilly sur la comptabilité depuis janvier 2015, puis sur la partie sociale avec Silae depuis janvier 2018. Cette relation accompagne aussi bien le fonctionnement habituel que les besoins de la saison.

En dehors du pic estival, Valérie renseigne les informations nécessaires au traitement mensuel de la paie. « À la fin de chaque mois, je rentre les variables au niveau des absences pour congés, pour maladie, la base des tickets-restaurant, ce genre de choses », précise-t-elle.

La comptable intervient ainsi sur les données dont elle dispose au sein du magasin. Elle met en avant la facilité de prise en main de Silae et le fait de ne pas avoir à effectuer elle-même les mises à jour de l’interface.

Cette utilisation s’inscrit dans un accompagnement régulier. Les questions qui apparaissent lors de la saisie peuvent être adressées au cabinet : « Dès qu’on a la moindre question, le cabinet est là pour nous aider. »

L’approche de l’été modifie la répartition du travail. À la saisie des variables mensuelles s’ajoutent les données des nouveaux salariés, recrutés pour renforcer l’équipe pendant la période touristique.

Valérie décrit précisément le moment où l’appui de Baker Tilly prend davantage de place : « À partir du mois de juin, c’est là qu’intervient le cabinet comptable, qui m’aide à rentrer toutes les données des CDD saisonniers. »

Le fonctionnement s’adapte donc au volume à traiter. Valérie conserve son rôle dans le suivi courant, tandis que le cabinet l’aide à préparer les informations liées aux embauches saisonnières. Ce soutien commence avant les mois de juillet et août, pendant lesquels l’effectif atteint son niveau le plus élevé. La montée en charge se prépare ainsi dans un outil partagé, avec des interlocuteurs qui connaissent le dossier.

Pour Céline Ray, la relation avec le client dépasse l’utilisation du logiciel. Elle repose sur un gestionnaire de paie identifié, qui suit les questions sociales au fil de la vie de l’entreprise : « Au quotidien, on a un gestionnaire de paie attitré à notre client, qui va l’accompagner sur toute la mission sociale. »

L’accompagnement peut concerner les contrats de travail ou les difficultés rencontrées dans la gestion d’une équipe. Céline rappelle que ces sujets demandent des compétences spécifiques, alors que les clients doivent avant tout assurer leur propre activité. « On est là pour accompagner notre client dans toute sa gestion au fil du temps », insiste-t-elle.

Au U Express de Notre-Dame-de-Monts, cette continuité prend une forme concrète : une comptable qui renseigne les variables du magasin, un cabinet disponible pour l’aider et un appui renforcé lorsque les recrutements saisonniers augmentent le travail à réaliser.