Chez Logéa, l’accompagnement des personnes âgées mobilise des professionnels aux métiers différents. Cette diversité se retrouve dans les situations que l’équipe RH doit traiter. « Aujourd’hui, sur les 600 collaborateurs, on peut imaginer qu’il y a 600 situations particulières qu’il faut traiter au quotidien », résume Louis de la Fournière.

Le DRH recherche une solution capable de prendre en compte cette variété dans les bulletins de salaire. Mais les attentes dépassent la production mensuelle : l’association doit aussi disposer d’éléments d’analyse pour suivre ses charges et préserver son équilibre financier. « Outre cet aspect-là, qui est plutôt social, il y avait aussi un vrai besoin d’analyse pour pérenniser l’association », précise-t-il.

Louis décrit ainsi une relation quotidienne avec Externa, à la fois pour la gestion de la paie, l’appui sur les questions de conformité et le suivi des enjeux financiers.

La volonté de faire évoluer les pratiques et les outils prend forme en 2022, à la sortie de la crise sanitaire. Logéa identifie Silae avec son service comptable et ses partenaires financiers, puis rencontre plusieurs prestataires. Dans le choix d’Externa, Louis insiste sur la qualité des premiers échanges : « Ce qui a vraiment joué, c’est la relation humaine qui s’est créée, l’écoute. On a eu plusieurs échanges et, naturellement, on est venus à collaborer. »

Cette dimension compte pour une équipe qui doit poursuivre son activité, tout en préparant un changement d’outil. Le DRH attend un partenaire avec lequel les besoins et les contraintes peuvent être discutés. « Il y a une vraie notion de confiance à avoir avec le prestataire que l’on choisit. Nous, c’était Externa. On s’est retrouvés sur nos valeurs, sur la communication, sur le traitement des équipes et la finalité », explique-t-il.

Thierry Leto a fondé Externa en 1999, avec l’objectif de simplifier la gestion de la paie dans les entreprises. La société accompagne notamment des PME et des ETI, avec une expérience dans la santé, la métallurgie et la sécurité.

Le premier contact entre Logéa et Externa remonte à octobre 2022. Le travail sur la solution commence en avril 2023 et, selon les souvenirs de Louis, le passage en production intervient autour d’octobre de la même année. Ce calendrier laisse à l’équipe le temps de comprendre le fonctionnement de l’outil et de se préparer à l’utiliser. « Ils nous tiennent par la main le temps de comprendre comment tout marche. Et puis, un jour, quand nous, on est prêts, c’est nous qui donnons ce go-là », résume le DRH.

Louis décrit une autonomie qui se construit au fil du projet. Le partenaire accompagne la prise en main, puis laisse l’équipe utiliser la solution lorsqu’elle se sent prête.

Cette expérience nourrit le conseil qu’il adresse aux organisations qui envisagent un changement : « Il faut se laisser le temps de bien faire. Parfois, on a des contraintes, mais il faut les accepter et prendre le temps de faire quelque chose de vraiment carré. Le partenaire que l’on choisit doit nous accompagner dans cette démarche-là. »

Depuis le changement, Louis constate une différence dans le travail du service RH : « On a gagné en temps parce que c’est plus rapide. C’est aussi un outil qui est moderne, donc beaucoup plus intuitif, et c’est simple pour les équipes. » Il souligne également l’intérêt des mises à jour conventionnelles intégrées à la solution, qui allègent le travail nécessaire pour suivre et appliquer les évolutions en paie.

Le DRH évoque aussi des échanges plus fluides avec les représentants du personnel et la mise en place de coffres-forts numériques. Avec le recul, il retient surtout une gestion devenue moins présente dans les préoccupations quotidiennes : « Souvent, un sujet, quand on n’en entend plus parler, c’est que tout va bien. » Ce constat exprime son appréciation du changement : les nouveaux usages ont trouvé leur place dans le fonctionnement de l’association.

Pour Thierry Leto, l’organisation de la production autour de la DSN a fait évoluer la manière d’accompagner les entreprises. Elle permet à Externa de construire des offres adaptées aux activités de ses clients : « Ça nous permet de construire des offres verticalisées et adaptées à différentes activités. »

Dans le médico-social, cette approche doit répondre à la diversité des situations, tout en donnant aux équipes des moyens de suivre leur paie et ses implications financières.

L’expérience de Logéa montre aussi l’importance du rythme du projet : les fonctionnalités répondent aux besoins, mais leur appropriation demande du temps et des échanges réguliers. C’est ce travail progressif que Louis met en avant lorsqu’il raconte le passage à la nouvelle solution.