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Congés et télétravail : simplifier les demandes et rendre les absences visibles
Comment suivre les congés lorsque les équipes travaillent à distance ? Chez Linking Talents, les demandes par mail et leur reprise dans Excel alourdissaient la gestion administrative. Baptiste Azais, manager RH et communication, raconte comment mySilae facilite les démarches des salariés et leur donne davantage de visibilité sur leurs droits, tout en reliant la gestion des absences à la paie.
Le cas en bref
- Organisation : Linking Talents, groupe de recrutement multi-spécialisé présent partout en France
- Périmètre : 260 collaborateurs en télétravail
- Enjeu : simplifier la gestion des congés à distance et limiter les traitements administratifs
- Bénéfices constatés : moins de demandes par mail à reporter dans Excel, consultation des droits à congés et visibilité sur les absences de l’équipe selon le paramétrage
Faire évoluer les usages sans multiplier les outils
Lorsque Linking Talents choisit mySilae, le groupe utilise déjà Silae pour la paie. Pour Baptiste Azais, prolonger cet environnement avec la gestion des congés présente un intérêt immédiat : les informations restent liées à la production des bulletins. « Le choix s’est fait naturellement, notamment parce qu’il y avait une intégration native avec la paie, pour la gestion des congés payés », raconte-t-il.
Ce choix permet aussi de conserver un environnement familier pour les collaborateurs. Dans une organisation où les équipes travaillent à distance, multiplier les outils peut compliquer l’accès aux démarches courantes. « On ne devait pas avoir un autre outil ou un troisième outil : tout était dans le même système », ajoute le manager RH chez Linking Talents.
Une transition jugée simple
Le groupe passe de Paie Pilote à mySilae. Baptiste décrit une transition qui n’a pas nécessité de dispositif de formation particulier auprès des utilisateurs : « Quand on est passé à mySilae, j’ai envie de dire qu’on est passé du jour au lendemain, sans problème. »
Toujours selon lui, l’ergonomie de l’outil a facilité cette prise en main. Les salariés ont pu retrouver leurs démarches sans avoir besoin d’un webinaire de présentation.
Cette expérience s’inscrit dans la continuité d’un outil déjà utilisé. Chez Linking Talents, elle a permis de faire évoluer les usages sans organiser un déploiement lourd auprès des équipes.
Consulter ses droits pour préparer ses congés
Dans son utilisation quotidienne, Baptiste apprécie de pouvoir consulter ses compteurs et se projeter à une date future. Le salarié peut ainsi préparer une demande, en sachant quels droits il aura acquis à la période envisagée. « Par exemple, en décembre, combien j’aurai de vacances pour prendre à Noël, ou combien j’aurai de vacances d’ici l’été », illustre-t-il.
La distinction entre les congés de l’année et ceux de l’année précédente, ainsi que la visibilité sur les RTT, rendent les informations plus faciles à consulter. La demande elle-même suit un parcours que Baptiste juge simple : « Tu poses très facilement, tu trouves très facilement le motif, les dates dans le calendrier. »
Les salariés peuvent également retrouver les dates déjà posées. Ces usages répondent à des questions courantes, sans devoir solliciter l’équipe RH pour chacune d’elles.
À distance, savoir qui est absent et quand il revient
Le calendrier apporte une autre forme de visibilité : selon les droits d’accès et le paramétrage retenus, il permet de consulter les absences des membres de son équipe.
Pour des collaborateurs qui ne partagent pas un même bureau, cette information aide à comprendre une indisponibilité et à organiser les échanges. « C’est normal s’il ne me répond pas, c’est qu’il n’est pas présent, qu’il revient demain. Ça permet aussi d’avoir une certaine visibilité sur son équipe », explique le manager RH.
La gestion des congés dépasse ainsi la seule demande individuelle. Elle contribue à rendre les disponibilités plus lisibles dans le travail à distance.
Moins de mails et de tableaux à reprendre pour les RH
À l’échelle des 260 collaborateurs, les demandes transmises par courriel représentaient aussi un travail de suivi pour les RH. « C’est la fin de la paperasse, notamment des demandes par mail à mettre dans un Excel. Ça simplifie énormément, pour nous et pour l’utilisateur », ajoute Baptiste.
En regroupant les démarches dans mySilae, Linking Talents réduit les manipulations nécessaires pour recueillir et suivre les demandes. L’intégration avec la paie constitue, pour le principal intéressé, l’autre bénéfice majeur : « Tout est synchronisé et tout est intégré naturellement et nativement avec la paie. »
Baptiste décrit un changement concret : les salariés disposent d’un accès direct à leurs démarches et à leurs compteurs, tandis que les RH ont moins d’informations à reprendre depuis des mails ou des tableaux.
Des congés plus simples à gérer, même à distance
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