Comment assurer une gestion efficace du temps de travail ? 

Le temps de travail d’un salarié fait partie des clauses définies lors de la signature du contrat de travail.

Bien que le temps de travail soit indiqué au préalable dans ce contrat de travail, les heures de travail réalisées peuvent différer. L’employeur a pour obligation de mettre en place un suivi du temps de travail effectif afin de calculer justement la paie et de déclarer le nombre d’heures réellement travaillées.

Quelles sont les obligations de l’employeur en matière de gestion et suivi du temps de travail et comment mettre en place ce suivi efficacement ?

Quelle est la réglementation du suivi du temps de travail ? 

La gestion du temps de travail des salariés est une des obligations légales de l’employeur. Le temps de travail des salariés ainsi que sa gestion sont très réglementés. C’est pourquoi vous devez être en mesure de justifier toutes les heures travaillées pour l’ensemble de vos salariés.

Par ailleurs, vous devez veiller à ce que les horaires de vos salariés correspondent à ce qui a été convenu dans leur contrat concernant le temps de travail. En effet, la gestion du temps de travail doit permettre de contrôler :

  • Les amplitudes journalières,
  • Les temps de repos,
  • Les limites légales du temps de travail (exemple : temps partiel).

De plus, les heures supplémentaires ainsi que les absences et congés doivent être comptabilisés. Le suivi du temps de travail doit être enregistré au quotidien et récapitulé dans un décompte hebdomadaire.

Enfin, un résumé du suivi du temps de travail mensuel doit être réalisé et peut être joint au bulletin de paie chaque mois. En cas de contrôle de l’inspection du travail, vous devez être en mesure de fournir tous les documents qui servent au suivi du temps de travail des collaborateurs.

 

Quels sont les objectifs du suivi du temps de travail ? 

La gestion du temps de travail est essentielle. Cela permet de veiller au respect des réglementations et lois en vigueur. En effet, un bon suivi évite les oublis qui pourraient être aussi associés à du travail dissimulé. La gestion du temps de travail permet donc d’être en règle en cas de contrôle de l’URSSAF.

Un suivi correctement effectué du temps de travail limite les litiges entre salariés et employeurs. Le temps de travail n’est jamais vraiment fixé, de nombreux paramètres interviennent, comme les retards, absences, congés, heures supplémentaires etc.

S’il y a un écart entre le temps réellement travaillé et le temps déclaré, cela a un impact financier sur les deux parties. Si une des parties se sent lésée, cela pourrait entraîner un litige.

Grâce à une bonne gestion du temps de travail, on assure un calcul correct de la rémunération de l’employé. Cela évite un mécontentement de la part du salarié et ne diminue pas la motivation du collaborateur à travailler pour l’entreprise.

Enfin, un logiciel de GTA répond aux problématiques de gestion de temps et permet d’avoir une meilleure organisation du temps de travail. Les plannings sont plus efficaces et par conséquent l’entreprise est plus productive.

 

Qu’est ce que le suivi du temps au travail ? Comment s’organiser ?

Vous êtes tenu d’effectuer un suivi du temps de travail ? Voici quelques bonnes pratiques en entreprise.

Demander aux salariés de gérer leur emploi du temps  

Tout d’abord, vous pouvez demander à vos salariés de se charger de noter eux-mêmes à la main leurs horaires de travail journaliers effectués et cela via un cahier ou registre. Cette méthode est le plus souvent utilisée pour les employés soumis à une convention de forfait annuel car ils organisent eux-mêmes leur temps de travail. Dans ce cas l’employeur ne peut en aucun cas contrôler les horaires.

Utiliser dans l’entreprise une pointeuse physique ou application  

Ensuite, vous pouvez utiliser un système de badgeage. Dans ce cas, l’employé doit pointer à chaque entrée et sortie de son poste de travail. Vous devez vous assurer que le système est fiable et infalsifiable. Le salarié quant à lui doit pouvoir vérifier que les horaires sont enregistrés pour s’assurer qu’ils coïncident avec les heures réelles.

S’appuyer sur des outils de gestion du temps pour organiser les absences et congés  

Enfin, vous avez le choix de mettre en place un outil de gestion du temps de travail grâce au logiciel SIRH. Ainsi, le salarié saisit son temps et ses absences directement sur le logiciel. Il indique ses heures de début et de fin de travail quotidiennement. L’avantage c’est que, pour tout oubli, les heures peuvent être ajoutées a posteriori. Les informations sont ensuite transmises aux supérieurs qui valident si les horaires sont corrects et ont la possibilité d’invalider si cela n’est pas correct.

 Un des avantages du logiciel SIRH : faciliter le suivi et la gestion administrative  

Le logiciel SIRH centralise toutes les informations de suivi du temps de travail. On y retrouve les horaires de travail, les heures réellement travaillées, les absences, les arrêts, les congés. Le logiciel calcule également les compteurs temps comme les jours de récupération. L’employé comme les employeurs peuvent avoir accès à toutes ses données afin d’organiser au mieux le temps de travail.

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