Conventions collectives : comment les erreurs s’installent dans les pratiques RH et paie

Selon la Dares, 19 millions de salariés étaient couverts par une convention collective de branche du secteur privé à fin 2024, hors branches agricoles, secteurs sous statut et particuliers employeurs. Ces textes déterminent notamment les classifications et les minima salariaux. Ils encadrent aussi des aspects du temps de travail et de la protection sociale qui trouvent leur traduction dans les bulletins de paie. 

Leur application repose pourtant sur une décision que l’entreprise peut prendre à sa création, puis ne plus réexaminer pendant des années : de quelle convention relève-t-elle réellement ? À cette première question s’en ajoute une autre, tout au long de son activité : applique-t-elle les bonnes dispositions, à la bonne date ?

Erreur de rattachement à la création, évolution de l’activité, rapprochement d’entreprises ou avenant oublié : les occasions de se tromper sont nombreuses. Comment les RH peuvent-ils repérer ces situations et sécuriser leurs pratiques ?

Le code APE constitue souvent le premier repère pour rechercher une convention collective. Le risque apparaît lorsqu’il devient le seul : deux entreprises portant le même code peuvent relever de conventions différentes selon leur activité réelle et le champ d’application des textes. « Il ne faut pas simplement se référer à un code APE, mais aller vérifier la convention collective », rappelle Caroline Diard, ancienne DRH et professeure associée à TBS Education. Cette vérification suppose de confronter l’activité exercée aux dispositions qui délimitent le champ professionnel et territorial du texte.

Avocat en droit social chez Capstan, François Yang souligne d’ailleurs que certaines conventions, comme celles de la branche ferroviaire ou des organismes publics et coopératifs de l’habitat social, ne renvoient pas aux codes APE pour définir leur périmètre. La recherche par code peut donc orienter vers un texte, mais elle ne suffit pas à établir qu’il s’applique.

Le critère déterminant reste l’activité principale réellement exercée par l’employeur, conformément à l’article L. 2261-2 du Code du travail. Pour la déterminer, on retient en principe l’activité occupant le plus grand nombre de salariés dans une entreprise industrielle, et celle générant le chiffre d’affaires le plus élevé dans une entreprise commerciale. Les situations mixtes ou les rattachements incertains demandent un examen plus approfondi.

L’erreur peut ensuite se diffuser dans toute la gestion du personnel : classifications inadaptées, minima salariaux insuffisants, préavis incorrects. Elle peut aussi conduire à renouveler une période d’essai sans fondement valable : ce renouvellement doit notamment être prévu par un accord de branche étendu.

La nouvelle nomenclature NAF 2025 offre une occasion de rouvrir ce dossier. Les nouveaux codes APE entreront en vigueur le 1er janvier 2027 et sont déjà consultables sur sirene.gouv.fr. Leur attribution ne modifie pas, à elle seule, la convention collective applicable : le code conserve une finalité statistique et n’a pas de valeur légale. En 2026, le code actuel reste celui à utiliser dans les démarches administratives et réglementaires.

Lors d’une acquisition, les pratiques de l’entreprise rachetée peuvent paraître établies : une convention figure sur les bulletins, des primes sont versées, des règles de temps de travail sont appliquées. Leur ancienneté ne garantit pourtant ni leur exactitude, ni leur exhaustivité. « Celui qui va racheter l’entreprise a besoin de connaître précisément les contraintes de la convention collective », souligne Caroline Diard.

L’audit social doit donc identifier les textes applicables, puis vérifier leur traduction dans les pratiques. L’examen porte notamment sur les classifications, les minima salariaux et les primes spécifiques. Il doit aussi intégrer la reprise de l’ancienneté, les congés supplémentaires et les modalités d’aménagement du temps de travail. Une prime oubliée ou une classification sous-évaluée peut représenter un engagement financier qui n’apparaît pas immédiatement dans les comptes.

La nature de l’opération compte également. Une acquisition de titres ne change pas, à elle seule, l’employeur. Lorsqu’un transfert relève de l’article L. 1224-1 du Code du travail, les contrats en cours subsistent auprès du nouvel employeur. Le devenir des conventions et accords collectifs doit être examiné séparément.

François Yang attire particulièrement l’attention sur la filialisation d’une activité : « Lorsqu’une société décide de filialiser ou d’isoler une partie de son activité (comme le fait d’extraire une activité de logistique d’une structure dédiée à la vente en ligne), il convient d’examiner la convention collective susceptible de s’appliquer à cette nouvelle structure, celle-ci pouvant différer de celle précédemment applicable aux salariés transférés qui sera le cas échéant mis en cause. »

L’enjeu de l’audit dépasse ainsi l’inventaire documentaire. Il doit permettre de chiffrer les écarts existants et de préparer les conditions sociales de l’opération, avant qu’ils ne deviennent des régularisations à traiter dans l’urgence.

Une entreprise de conseil informatique peut employer des développeurs, des commerciaux et des comptables. Ces métiers différents ne justifient pas, à eux seuls, des conventions différentes. En principe, les salariés relèvent du texte correspondant à l’activité principale de leur employeur.

La confusion vient souvent d’une lecture individuelle du rattachement. On cherche une convention correspondant au métier du salarié, alors qu’il faut d’abord examiner l’activité de l’entreprise.

Caroline Diard rappelle toutefois que « plusieurs conventions collectives peuvent coexister dans une entreprise ». Une activité nettement différenciée, exercée dans un centre d’activité autonome, peut relever d’une autre convention. L’autonomie doit être appréciée dans les faits, notamment au regard de l’organisation et de la gestion du centre. La présence de plusieurs services ou établissements ne suffit pas à conclure que plusieurs conventions s’appliquent.

Pour François Yang, cette configuration reste assez rare en pratique. Elle exige de pouvoir justifier les périmètres retenus, puis d’en assurer une traduction cohérente dans les outils RH et paie.

À l’inverse, une convention unique peut continuer d’être appliquée par habitude alors que l’équilibre des activités a changé. Lorsqu’une activité secondaire prend une place prépondérante, le rattachement mérite d’être réexaminé. La diversification devient alors un sujet de suivi conventionnel, au même titre qu’une réorganisation juridique.

L’entreprise peut appliquer la bonne convention collective tout en utilisant une grille salariale dépassée. Le rattachement est correct, mais son exécution, elle, ne l’est plus. L’erreur se joue souvent entre la publication d’un texte et sa mise en œuvre. Qui a repéré l’avenant ? À quelle date devient-il obligatoire pour l’entreprise ? Quels salariés sont concernés ? La mise à jour a-t-elle été contrôlée sur les bulletins ?

L’entrée en vigueur doit être examinée à partir des dispositions du texte et de la situation de l’employeur : adhésion à une organisation patronale signataire, extension de l’avenant, éventuelles conditions particulières… L’extension de la convention initiale ne rend pas automatiquement obligatoires tous ses avenants ultérieurs.

À cette veille conventionnelle s’ajoute le suivi du SMIC. Caroline Diard évoque un cas rencontré dans une entreprise de la chimie : « J’avais deux salaires qui étaient en dessous du SMIC. Les rémunérations étaient calculées à partir de la grille conventionnelle, sans complément permettant d’atteindre le minimum légal. » Après l’audit, elle a régularisé la situation et fait paramétrer un complément automatique.

Une grille conventionnelle ne dispense donc jamais de vérifier le respect du SMIC. Ce contrôle doit aussi porter sur les éléments de rémunération pris en compte : les règles de comparaison avec le SMIC et avec le minimum conventionnel peuvent différer, tout comme la période sur laquelle le minimum conventionnel s’apprécie.

Lorsqu’une opération entraîne la mise en cause d’une convention collective, le changement ne se résume pas à remplacer un intitulé dans le dossier de paie. Il faut organiser une période pendant laquelle plusieurs textes peuvent produire des effets.

Selon l’article L. 2261-14 du Code du travail, le texte mis en cause continue de s’appliquer jusqu’à l’entrée en vigueur d’un accord de substitution ou, à défaut, pendant un an après l’expiration du préavis. Avec le préavis de trois mois applicable en l’absence de stipulation particulière, cette période atteint généralement quinze mois, sauf durée supérieure prévue.

Cette survie temporaire ne signifie pas que l’ancienne convention s’applique seule. Les salariés transférés peuvent également bénéficier des dispositions applicables dans l’entreprise d’accueil. Il faut alors examiner leur articulation, notamment pour les avantages ayant le même objet ou la même cause, qui ne se cumulent pas automatiquement.

La transition demande donc de déterminer précisément quelles règles appliquer aux salariés concernés. Supprimer trop tôt une prime constitue un risque, attendre quinze mois avant d’examiner les droits ouverts dans l’entreprise d’accueil en constitue un autre.

Une négociation doit s’engager, à la demande d’une partie intéressée, dans les trois mois suivant la mise en cause. À l’issue de la période de survie, en l’absence de texte de substitution, les salariés bénéficient d’une garantie de rémunération annuelle fondée sur les douze derniers mois, pour une durée de travail équivalente. Cette garantie ne correspond pas au maintien à l’identique de chaque prime, congé ou avantage antérieur.

Pour Caroline Diard, « cette transition doit aussi se préparer avec les représentants des salariés ». Informer les équipes des dispositions maintenues et des changements à venir permet de rendre compréhensible une évolution qui touche directement leurs droits. Le calendrier juridique doit ainsi s’accompagner d’un travail d’explication.

Une erreur de convention collective peut aboutir à plusieurs régularisations : salaires, temps de travail, cotisations sociales. Même involontaire, elle peut peser lourd sur les finances de l’entreprise.

« La première conséquence concerne l’impact potentiel sur le salaire », explique François Yang. Une erreur de rattachement peut conduire à revoir la classification, puis les minima et les primes dus au salarié. Les créances salariales relèvent d’une prescription de trois ans, selon les modalités prévues par l’article L. 3245-1 du Code du travail.

L’examen peut aussi révéler des droits à congés omis, des garanties de santé ou de prévoyance insuffisantes, ou une durée de préavis incorrecte. Le coût dépend alors autant du nombre de salariés concernés que de la durée pendant laquelle l’erreur s’est prolongée.

Le forfait en jours illustre l’importance d’examiner chaque situation. Dans son arrêt du 25 mars 2026, la Cour de cassation précise qu’un forfait conclu sur le fondement d’une convention inapplicable n’est pas nul pour ce seul motif lorsque la convention réellement applicable autorise également ce dispositif, avec un plafond de jours inférieur. Le salarié peut demander un rappel de salaire majoré pour les jours excédentaires.

Il faut toutefois rechercher l’ensemble des fondements possibles : le forfait peut aussi reposer sur un accord d’entreprise ou d’établissement. En l’absence de fondement collectif valable, sa remise en cause peut ouvrir un contentieux sur les heures supplémentaires.

L’absence de contestation ne met pas l’entreprise à l’abri d’une régularisation. Dans l’arrêt du 9 avril 2026, la Cour de cassation rappelle que les cotisations sociales doivent être calculées sur le minimum légal ou conventionnel dû, même lorsque l’employeur s’est abstenu de le verser. L’URSSAF peut donc réclamer des cotisations sur une rémunération qui aurait dû être payée, sans attendre une action prud’homale.

« L’URSSAF a un droit propre pour redéterminer l’assiette dans une telle situation », souligne François Yang. Le redressement peut également s’accompagner de majorations de retard.

L’entreprise peut ainsi devoir régulariser les cotisations avant même qu’un salarié ne réclame son rappel de salaire. Pour l’avocat, le contrôle peut aussi révéler aux salariés des écarts jusque-là inconnus et susciter des réclamations individuelles. La régularisation sociale ne clôt donc pas nécessairement le dossier.

Le versement de salaires inférieurs aux minima d’une convention ou d’un accord collectif étendu auquel l’employeur est soumis constitue une contravention de quatrième classe. L’amende est prononcée autant de fois qu’il y a de salariés concernés, selon l’article R. 2263-3 du Code du travail.

Une erreur peut également avoir conduit à verser des avantages issus d’une convention inapplicable. François Yang rappelle qu’une restitution peut, sous conditions, être demandée, comme l’illustre l’arrêt du 4 décembre 2024. Il faut cependant établir le caractère indu des sommes : cette décision ne permet pas de supprimer ou de récupérer indistinctement tout avantage jugé trop favorable.

Pour les RH, la vérification doit déboucher sur des actions précises : justifier le rattachement retenu, transmettre les évolutions au gestionnaire de paie et corriger les écarts repérés. Ces tâches doivent être attribuées et suivies, à la création de l’entreprise comme lors des changements d’activité ou d’organisation.

Le responsable RH ou le dirigeant doit pouvoir expliquer pourquoi l’entreprise relève de la convention qu’elle applique. Cela suppose de conserver les éléments décrivant l’activité réelle et l’analyse de son adéquation avec le champ du texte. Caroline Diard recommande notamment de lire les dispositions introductives : « Quand on regarde dans le préambule ou les généralités, on voit souvent des pistes pour se positionner. »

Les actions à mener :

• Décrire l’activité réellement exercée et la comparer aux activités couvertes par la convention
• Vérifier le périmètre du texte : territoire, catégories de personnel et éventuels critères d’effectif
• Faire examiner les situations ambiguës par l’expert-comptable ou un avocat en droit social
• Conserver les éléments justifiant le rattachement et les réexaminer lorsque l’activité évolue

Les publications des organisations patronales de branche constituent un appui pour suivre les évolutions. Caroline Diard souligne leur connaissance des particularités conventionnelles : « Ils connaissent les spécificités de la branche par rapport au droit du travail. » Leurs ressources peuvent être complétées par la consultation de Légifrance ou par un outil de veille dédié.

Les actions à mener :

• Désigner la personne chargée de suivre les nouveaux textes et d’identifier leurs conséquences pour l’entreprise
• Vérifier la date d’effet de chaque avenant et les conditions dans lesquelles il devient obligatoire
• Transmettre au gestionnaire de paie les modifications, les salariés concernés et la date d’application
• Contrôler les bulletins après la mise à jour, puis conserver la trace des vérifications et corrections

Avant un rapprochement, l’audit doit croiser les textes collectifs avec les contrats, les bulletins, les déclarations sociales et les pratiques effectives. « Il est important de faire un état des lieux de tous les documents dits sociaux », recommande Caroline Diard.

Les actions à mener :

• Réaliser les vérifications avant le rapprochement, afin d’intégrer leurs résultats à l’évaluation de l’opération
• Croiser la convention collective et les accords d’entreprise avec les contrats, les bulletins et les déclarations sociales
• Contrôler notamment les classifications, les minima salariaux, l’ancienneté et le temps de travail
• Établir un plan de correction précisant les écarts, leur coût, les responsables et les échéances
• Vérifier ensuite que les corrections ont bien été appliquées aux salariés concernés

Ces cinq situations montrent combien une erreur conventionnelle peut s’installer dans des pratiques devenues habituelles. Un bulletin peut sembler cohérent avec le mois précédent tout en reposant sur une règle dépassée ou un rattachement mal établi.

La fiabilité du suivi dépend alors de la capacité de l’entreprise à rouvrir ces choix aux moments utiles et à faire circuler l’information jusqu’à la paie. C’est dans cette continuité, entre l’évolution de l’activité et le contrôle du bulletin, que se joue le respect effectif des droits des salariés.